Στις «Ακριβείς Απογραφές» το ενδιαφέρον της αγοράς Με τη συμμετοχή περισσοτέρων από 90 στελεχών της αγοράς πραγματοποιήθηκε το εξειδικευμένο σεμινάριο «Ακριβείς και όχι Ακριβές Απογραφές» στις 27 και 28 Νοεμβρίου στο συνεδριακό και εκπαιδευτικό κέντρο της ΑΤΕBank «ATExcelixi» στο Καστρί από το SUPPLY CHAIN INSTITUTE με την επιστημονική υποστήριξη της PLANNING AE. Το σεμινάριο
διήρκησε δύο ημέρες στη διάρκεια των οποίων οι συμμετέχοντες είχαν την ευκαιρία να εκπαιδευτούν σε πρακτικές πτυχές του μείζονος θέματος των Απογραφών ετήσιων, περιοδικών και στοχευμένων- αντλώντας όχι μόνο πολύτιμη γνώση αλλά και συγκεκριμένες μεθοδολογίες και «εργαλεία» για άμεση και συνεχή εφαρμογή στην επιχείρησή τους. Στο πλαίσιο αυτό πραγματοποιήθηκαν παράλληλα Work Shops που ενθάρρυναν τον ανταγωνισμό ανάμεσα στους συμμετέχοντες με την ενεργή συμμετοχή τους σε ομάδες εργασίας και την επίλυση πραγματικών προβλημάτων απογραφής βάσει business case scenarios και τη χρήση Η/Υ. Αναλυτικότερα, η πρώτη ημέρα ξεκίνησε με την εισαγωγική ομιλία του κ. Σταμάτη Ανδριανόπουλου, Executive Consultant της PLANNING, με θέμα τον εντοπισμό των κομβικών σημείων για ακριβείς απογραφές. Μεταξύ άλλων, ο κ. Ανδριανόπουλος τόνισε πως «η διαδικασία της απογραφής δεν αποτελεί απλά μια dummy και δύσκολα δουλειά στο τέλος του έτους, αλλά το μέσο για να εντοπίσουμε τα λάθη, να διαχειριστούμε και να εξαλείψουμε τις αιτίες των αποτελεσμάτων διαφορών και να βελτιώσουμε τα επίπεδα ακρίβειας». Ο κ. Ανδριανόπουλος παρουσίασε τις 7 βασικές πτυχές της Απογραφής, οι οποίες στη συνέχεια εξειδικεύθηκαν σε τρία παράλληλα work shops: 1. Inventory Count Planning & Scheduling: μέσα από την παρουσίαση συγκεκριμένων παραδειγμάτων και δεικτών μέτρησης της απόδοσης, ο κ. Στ. Ανδριανόπουλος έδωσε συγκεκριμένες κατευθύνσεις όπως το πώς μετράται η ακρίβεια εγγραφών αποθέματος (Inventory Record Accuracy - IRA), ο ακριβής ορισμός ποσοστού ανοχής μεταξύ λογιστικού και φυσικού αποθέματος, η επιλογή ετήσιας, κυκλικής ή/και στοχευμένης απογραφής αναλόγως της σπουδαιότητας των κωδικών (ABC Analysis), ο σωστός προγραμματισμός που περιλαμβάνει και πιλοτικό πρόγραμμα
scheduled απογραφών, η χρήση εναλλακτικών πρακτικών κάτω από ειδικές συνθήκες κ.ά. 2. Βέλτιστες μεθοδολογίες απογραφής: ανάμεσα στα σημεία παρουσίασης του κ. Κωνσταντίνου Χρυσικόπουλου, Managing Director της PLANNING ROMANIA, ήταν και η συγγραφή Εγχειριδίου Απογραφών, η «Πανκάρτα της Διαδικασίας Απογραφής», το λεπτομερές οργανόγραμμα, οι εργασίες τακτοποίησης πριν από την απογραφή, οι μηχανογραφικές ανάγκες, ο τρόπος υλοποίησης της απογραφής (on line off line, με λίστα κωδικών, λίστα θέσεων κ.ά.), ο πρώτος έλεγχος των διαφορών κ.ά. 3. Αίτια και επιπτώσεις των διαφορών απογραφής: σκοπός της παρουσίασης του κ. Δημήτρη Χαραλαμπόπουλου, Business Sector Manager της PLANNING AE, ήταν η παρουσίαση της μεθοδολογίας με την οποία κρίνονται οι διαφορές απογραφής όπως και της μεθοδολογίας με την οποία ανακαλύπτονται οι πιθανές αιτίες λόγων των οποίων υπάρχουν αυτές οι διαφορές. Ο κ. Χαραλαμπόπουλος μίλησε για την απόδοση της πρέπουσας σημασίας σε κρίσιμες λεπτομέρειες σε ενέργειες όπως η έκδοση του βασικού αποτελέσματος, η ποιότητα του βασικού αποτελέσματος, η ανάλυση των στοιχείων και η σύνδεσή τους με αιτίες (σε επίπεδο προμηθευτή, αποθήκης, πελάτη), η συσχέτιση του data analysis με τις αιτίες διαφορών (π.χ. η επιδίωξη για δόμηση ενός πίνακα που να συνδέει τις ενδείξεις από data analysis με πιθανά αίτια διαφορών απογραφής), οι επιπτώσεις των διαφορών απογραφής (είτε πρόκειται για έλλειμμα είτε για πλεόνασμα) κ.ά. Η πρώτη μέρα ολοκληρώθηκε με την παρουσίαση συγκεκριμένων case studies από διακεκριμένα στελέχη της αγοράς:
Ο κ. Ανέστης Παρταλίδης, Διευθύνων Σύμβουλος της TRADE LOGISTICS (η πρώτη ελληνική εταιρεία που έχει διακριθεί με το θεσμοθετημένο ευρωπαϊκό βραβείο Supply Chain Excellence Award ), τόνισε πως συνήθως οι διαφορές απογραφής προκύπτουν κυρίως από λάθη που γίνονται στη διαδικασία ελέγχου των παραλαβών και ελέγχου φορτώσεων, χωρίς να αποκλείονται και άλλες διαδικασίες (αποθήκευση, picking). Ο κ. Παρταλίδης παρουσίασε τη διαδικασία ελέγχου που ακολουθεί η TRADE LOGISTICS η οποία έχει οδηγήσει στο παρακάτω αποτέλεσμα: σύμφωνα με την απογραφή της 21 ης Νοεμβρίου 2009, σε κόστος αποστολών 64.794.533 (110.000 παλέτες και 9.195.923 τεμάχια), η μοναδική διαφορά απογραφής ήταν 1 τεμάχιο αξίας 14 Ο κ. Άρης Κωνσταντάτος, Logistics & Customer Service Manager της MISKO, ανέφερε μεταξύ άλλων πως η απογραφή δεν αποτελεί ετήσια ενασχόληση. Αντίθετα, επεσήμανε τα παρακάτω βασικά σημεία: - Υλοποίηση μηνιαίων απογραφών και χρήση δεικτών - Καθημερινοί έλεγχοι κινήσεων - Απεικόνιση όλων των κινήσεων με ιδιαίτερη προσοχή στις κινήσεις εντός εταιρείας - «Σκότωμα» νεκρών κωδικών - Τακτοποιημένοι χώροι - Εκπαίδευση ενημέρωση εργαζομένων Ο κ. Παντελής Κουμπούρος, Διευθυντής Λειτουργίας της ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΔΙΑΝΟΜΩΝ (ΕΛ.ΚΕ.ΔΙ.) αναφέρθηκε στον τρόπο οργάνωσης, υλοποίησης και ελέγχου της διαδικασίας των απογραφών που πραγματοποιεί η εταιρεία για λογαριασμό των πελατών αποθετών της, αναφέροντας παράλληλα πως υπάρχει ταμειακή τακτοποίηση και αποζημίωση ολόκληρης της αξίας των εμπορευμάτων του αποθέτη στην περίπτωση ελλειμμάτων. Ο κ. Μιχάλης Στεργίου, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας INSPECTORATE HELLAS AE, εταιρείας με διεθνή παρουσία από το 1850 στον χώρο της παροχής υπηρεσιών μέτρησης και πιστοποίησης εμπορευμάτων και προϊόντων, επεσήμανε πως η Απογραφή αφορά σ ευρύ φάσμα προϊόντων, πέραν των τυποποιημένων, ενώ φώτισε και την πλευρά του outsourcing απογραφών, υπηρεσία που επίσης παρέχει η εταιρεία. Ο κ. Στεργίου προσέθεσε πως οι απογραφές πραγματοποιούνται επίσης λόγω τραπεζικού ενεχύρου, πώλησης ή συγχώνευσης εταιρειών κ.ά. ενώ για τη διενέργεια ανεξάρτητης απογραφής δεν ενδιαφέρεται μόνο η Ανώτατη Διοίκηση της εταιρείας αλλά και οι τράπεζες, οι ασφαλιστικές εταιρείες, οι συναλλασσόμενοι σε αγοραπωλησία εταιρείες, οι αγοραστές και πωλητές παγίων, οι ελεγκτικές εταιρείες καθώς και οι ορκωτοί λογιστές.
Η 2 η ημέρα του σεμιναρίου ήταν αφιερωμένη στα Εργαστήρια (επιστημονικά παίγνια και διαδραστικές ασκήσεις), που βασίσθηκαν στα work shops της 1 ης ημέρας. Το Εργαστήριο με εκπαιδευτή τον κ. Στ. Ανδριανόπουλο, οι εκπαιδευόμενοι κλήθηκαν να προγραμματίσουν σωστά τις κυκλικές απογραφές συγκεκριμένης εταιρείας, με βάση ειδικό πρόγραμμα Η/Υ, χάρη στο οποίο είχαν τη δυνατότητα να κοστολογήσουν κάθε απόφασή τους (το συγκεκριμένο πρόγραμμα έχει δοθεί προς χρήση και μετά το σεμινάριο σε όλους τους συμμετέχοντες). Στο «Εργαστήριο Διαδικασιών Απογραφής» του κ. Κ. Χρυσικόπουλου, οι συμμετέχοντες κλήθηκαν να απαντήσουν με multiple choice σε 14 ερωτήσεις που αφορούσαν στην προετοιμασία και τις διαδικασίες απογραφής, η οποία «ταλαιπωρείται» από απρόβλεπτα, έκτακτα γεγονότα, ενώ στο Εργαστήριο του κ. Δ. Χαραλαμπόπουλου με θέμα «Test εντοπισμού αιτιών για τις διαφορές απογραφής», οι εκπαιδευόμενοι έπρεπε να απαντήσουν σωστά για διαφορές απογραφής σε διαφορετικά είδη προϊόντων καθώς και να διερευνήσουν τις πραγματικές αιτίες που οδήγησαν στις διαφορές.
Οι νικητές των Εργαστηρίων: Εργαστήριο Προγραμματισμού Κυκλικών Απογραφών (Στ. Ανδριανόπουλος): 1. ΓΕΡΑΣΙΜΟΥ ΔΗΜΗΤΡΑ ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΤΜΗΜΑΤΟΣ - INSPECTORATE 2. ΣΤΕΡΓΙΟΥ ΜΙΧΑΛΗΣ ΓΕΝΙΚΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ - INSPECTORATE 3. ΔΟΥΡΟΣ ΑΘΑΝΑΣΙΟΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ - ΔΙΑΝΟΜΩΝ VIVARTIA (ΚΛΑΔΟΣ ΑΡΤΟΠΟΙΙΑΣ ΚΑΙ ΖΑΧΑΡΩΔΩΝ) 4. ΚΟΥΜΠΟΥΡΟΣ ΠΑΝΤΕΛΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ - ΕΛΚΕΔΙ 5. ΔΟΥΛΚΕΡΙΔΗΣ ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ - WAREHOUSE SUPERVISOR - ΨΗΛΟΡΕΙΤΗΣ LOGISTICS A.E. 6. ΔΙΑΜΑΝΤΑΡΑΣ ΝΙΚΟΛΑΟΣ - ΑΝΤΙΠΡΟΕΔΡΟΣ-ΔΙΕΥΘΥΝΩΝ ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ ΕΛΚΕΔΙ 7. ΠΑΠΑΝΙΚΟΛΑΟΥ ΑΛΕΚΟΣ ΑΠΟΘΗΚΑΡΙΟΣ - ΙΜΠΕΡΙΟ ΑΡΓΩ ΓΚΡΟΥΠ ΑΜΕ 8. ΡΟΒΑΣ ΝΙΚΟΛΑΟΣ - ΥΠΕΥΘ. LOGISTICS - ΚΑΡΟΥΖΟΣ 4 ΚΑΠΠΑ ΑΕΒΕ 9. ΛΕΤΣΙΟΣ ΓΙΩΡΓΟΣ ΑΝΑΛΥΤΗΣ - ΚΑΡΟΥΖΟΣ 4 ΚΑΠΠΑ ΑΕΒΕ Εργαστήριο Διαδικασιών Απογραφής (Κ. Χρυσικόπουλος): 1. ΓΚΑΤΖΙΝΗΣ ΙΩΑΝΝΗΣ SHELMAN 2. ΑΡΓΥΡΑΚΟΠΟΥΛΟΣ ΑΛΕΞΗΣ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ SIKA HELLAS 3. AΫΦΑΝΤΗΣ ΣΤΥΛΙΑΝΟΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ - Π. Γ. ΝΙΚΑΣ ΑΒΕΕ 4. ΓΕΩΡΓΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ LOGISTICS MANAGER OKTABIT A.E. 5. ΔΟΥΡΟΣ ΑΘΑΝΑΣΙΟΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ - ΔΙΑΝΟΜΩΝ VIVARTIA Εργαστήριο Εντοπισμού Αιτιών για τις Διαφορές Απογραφής (Δ. Χαραλαμπόπουλος): 1. ΚΟΥΜΠΟΥΡΟΣ ΠΑΝΤΕΛΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ - ΕΛΚΕΔΙ 2. ΕΛΕΥΘΕΡΙΟΥ ΓΙΑΝΝΗΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΑΡΑΛΑΒΩΝ ΒΙΒΕΧΡΩΜ Α.Ε. 3. ΓΕΩΡΓΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ - LOGISTICS MANAGER OKTABIT A.E. Οι νικητές των ομάδων εργασίας έλαβαν ως δώρο το βιβλίο «Improving Inventory Record Accuracy Getting your stock information right» του κ. Tony Wild.
Σύμφωνα με την αξιολόγηση του σεμιναρίου από τους συμμετέχοντες, ανάμεσα στα βασικά σημεία που αποκόμισαν ήταν: - Η αναγκαιότητα συνεχών μετρήσεων - Ο σωστός προγραμματισμός και προετοιμασία - Η θεώρηση της Απογραφής ως το check up της Αποθήκης - Η διενέργεια συχνότερων κυκλικών απογραφών - Η απόδοση βαρύτητας σε κωδικούς αυξημένων πωλήσεων - Η επιλογή μεθόδου απογραφής σύμφωνα με το κόστος που αυτή συνεπάγεται - Το risk management και η δυνατότητα απόδοσης λύσης σε έκτακτες συνθήκες - Η ορθή χρήση των «εργαλείων» πληροφορικής - Η χρήση Δεικτών Μέτρησης της Απόδοσης και η σύγκρισή τους σε βάθος χρόνου - Η κατάρτιση και χρήση Manual απογραφών - Η αλλαγή νοοτροπίας όσον αφορά την απογραφή (όχι αξιακή θεώρηση, αλλά ευκαιρία διόρθωσης της αποθηκευτικής λειτουργίας) - Η απογραφή ξεκινά πολύ πριν τον τελευταίο μήνα του χρόνου - Υποβοήθηση της Οικονομικής Διεύθυνσης - κ.ά. Διακεκριμένοι Χορηγοί του event ήταν οι εταιρείες ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΔΙΑΝΟΜΩΝ (ΕΛ.ΚΕ.ΔΙ.) και INSPECTORATE HELLAS AE, χορηγοί οι εταιρείες Β.Ι. ΑΛΜΠΑΝΗΣ και SOFTECON και χορηγοί επικοινωνίας τα περιοδικά Supply Chain & Logistics και Logistics & Management.