ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (M.I.S.) 1.1 Κωνσταντίνος Ταραμπάνης Καθηγητής Τμήμα Οργάνωσης και Διοίκησης Επιχειρήσεων Πανεπιστήμιο Μακεδονίας Γρ. 307 2310-891-578 kat@uom.gr
1.2 Επιχειρησιακά ονομάζονται τα συστήματα ή οι διαδικασίες που υποστηρίζουν όλη ή τα κυριότερα μέρη της επιχείρησης σε αντιδιαστολή με τα ΠΣ λειτουργικών περιοχών που υποστηρίζουν μια λειτουργική περιοχή της επιχείρησης. ολοκληρώνουν ένα συγγενές σύνολο λειτουργιών π.χ. Παραγγελιοληψία - Order filling π.χ. Προγραμματισμός Αποστολής - Scheduling shipment Τα συστήματα αυτά διαπερνούν τα οργανωσιακά επίπεδα cross-level τις λειτουργικές περιοχές cross-functional, και εστιάζονται σε επιχειρηματικές διαδικασίες - business process oriented Αποθήκευση δεδομένων σε μια ενιαία αποθήκη δεδομένων από όπου μπορούν να χρησιμοποιηθούν από όλα τα μέρη της επιχείρησης Όταν εισάγονται στοιχεία, δημιουργείται μια αυτόματη μεταφορά αυτών των στοιχείων όπου αλλού χρειάζεται (αρχεία) χωρίς εισαγωγή από ανθρώπινο χειριστή
1.3 Περισσότερο γνωστά επιχειρησιακά συστήματα είναι αυτά που υποστηρίζουν την εφοδιαστική αλυσίδα (supply chain). Στην εφοδιαστική αλυσίδα συμπεριλαμβάνονται οι ροές των υλικών, των πληροφοριών και του χρήματος, προς από και μέσα στην επιχείρηση. Για την αποτελεσματική διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας απαιτείται η κοινή χρήση πληροφορίας και η συνεργασία των διαφορετικών φορέων κατά μήκος της εφοδιαστικής αλυσίδας Στην ενότητα αυτή περιγράφεται η φύση και οι κατηγορίες των επιχειρησιακών συστημάτων
1.4 Παραδοσιακή Αντιμετώπιση των ΠΣ Μέσα στην επιχείρηση: Υπάρχουν Υπάρχουν λειτουργικές περιοχές, η κάθε μια χρησιμοποιεί τα δικά της ΠΣ Εκτός των ορίων της επιχείρησης: Υπάρχουν πελάτες και προμηθευτές Οι λειτουργικές περιοχές ενεργούν σε έναν βαθμό απομονωμένα
Παραδοσιακή Θεώρηση των Πληροφοριακών Συστημάτων Islands of information: με αρνητικές συνέπειες στην επίδοση του οργανισμού 1.5 Πηγή: Laudon & Laudon - MIS
1.6 Επιχειρηματική διαδικασία - Business processes τρόπος με τον οποίο γίνεται η οργάνωση και ο συντονισμός της εργασίας για την παραγωγή του τελικού προϊόντος ή υπηρεσίας αποτελούνται από ένα σύνολο εργασιών αντικατοπτρίζει τον τρόπο με τον οποίο έχει οργανώσει την δουλειά της μια επιχείρηση συγκριτικό πλεονέκτημα αν είναι καλύτερες από των ανταγωνιστών ροές workflows που λαμβάνουν χώρα σε μια επιχειρηματική διαδικασία ροές υλικών ροές πληροφοριών ροές χρημάτων
1.7 Παραδείγματα Επιχειρηματικών Διαδικασιών Παραγωγή - Manufacturing and production: η συναρμολόγηση προϊόντων, ο ποιοτικός έλεγχος, η σύνθεση του bills of materials Πωλήσεις και marketing: η ανεύρεση πελατών, ηενημέρωσητωνπελατών, ηπώληση
1.8 Παραδείγματα Επιχειρηματικών Διαδικασιών Χρηματοοικονομικά και Λογιστικά - Finance and accounting: πληρωμή των πιστωτών, η παραγωγή των οικονομικών καταστάσεων η διαχείριση του ταμείου Ανθρώπινο δυναμικό - Human Resources: ηπρόσληψηεργαζομένων η αξιολόγηση της επίδοσης τους η εγγραφή τους σε προγράμματα επιδομάτων
1.9 ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΗ ΘΕΩΡΗΣΗ ΤΩΝ ΠΣ ως την προηγούμενη δεκαετία τα ΠΣ αναπτύσσονταν ένα-ένα ως επίλυση κάποιου συγκεκριμένου προβλήματος της επιχείρησης δεν υπήρχε η ολοκληρωμένη θεώρηση όλων των ΠΣ της επιχείρησης επικρατούσε η κατά εφαρμογή θεώρηση των ΠΣ της επιχείρησης (application specific view) αυτή η προσέγγιση έδωσε τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να αναπτύξουν ΠΣ που να επιλύουν τα σημαντικότερα κατά την γνώμη τους προβλήματα
1.10 οδήγησε όμως σε μη συντονισμένα μεταξύ τους ΠΣ έλλειψη επικοινωνίας μεταξύ των ΠΣ που αναπτύχθηκαν κατά διαφορετικές χρονικές στιγμές περιορισμένη δυνατότητα συνολικής και σφαιρικής αντίληψης της επιχείρησης από μέρους των μάνατζερς περιορισμένη δυνατότητα από μέρους της υψηλόβαθμης διοίκησης να αντιληφθεί το πώς υποστηρίζει η επένδυση σε πληροφορική τεχνολογία τους στρατηγικούς στόχους της επιχείρησης ή του οργανισμού έλλειψη συνολικού σχεδιασμού για την μελλοντική εξέλιξη των ΠΣ στην επιχείρηση
1.11 στην παραδοσιακή αυτή θεώρηση δεν μπορούσαν να απαντηθούν ερωτήματα που αφορούσαν περισσότερες από μια λειτουργικές περιοχές της επιχείρησης π.χ. συντονισμός της παραγωγής και της οικονομικής διεύθυνσης για τον σχεδιαμό της νέας παραγωγής τα σημαντικά στοιχεία της αλυσίδας αξίας ελέγχονται απο χωριστά ΠΣ που δεν επικοινωνούν μεταξύ τους δεν είχε η επιχείρηση μια ολοκληρωμένη θεώρηση των επιχειρηματικών της διαδικασιών δεν αντιλαμβανόταν η επιχείρηση πώς τα ΠΣ της σχετίζονταν με αυτά των συνεργαζόμενων με αυτήν επιχειρήσεων
1.12 Επιχειρηματική διαδικασία - Business processes Οι επιχειρηματικές διαδικασίες αφορούν μια λειτουργική περιοχή ή είναι διαλειτουργικές
Επιχειρηματικές Διαδικασίες και Πληροφοριακά Συστήματα Διαλειτουργικές Επιχειρηματικές Διαδικασίες - Cross-Functional Business Processes διαπερνούν τα όρια μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών περιοχών (π.χ. sales, marketing, manufacturing, και research and development) ομαδοποιούν εργαζομένους με διαφορετικές λειτουργικές εξειδικεύσεις για την υλοποίηση μιας πλήρους εργασίας 1.13 Παράδειγμα: Διαδικασία Διεκπεραίωσης Παραγγελιών- Order Fulfillment Process
Διαδικασία Διεκπεραίωσης Παραγγελιών 1.14 Πηγή: Laudon & Laudon - MIS
1.15 ERP, Brady, 2001
1.16 ERP, Brady, 2001 Οι πελάτες υποβάλλουν τις παραγγελίες τους Οι παραγγελίες κοινοποιούνται στην Παραγωγή για τον προγραμματισμό που κανει Και στο Λογιστήριο για τιμολόγηση
1.17 ERP, Brady, 2001 Η Παραγωγή παραγγέλει πρώτες ύλες στους προμηθευτές Οι παραγγελίες εκτελούνται μέσω του Λογιστηρίου Οι Πωλήσεις θέλουν να γνωρίζουν την διαθεσιμότητα των προϊόντων για να ενημερώνουν σχετικά τους πελάτες
1.18 ERP, Brady, 2001 Το Λογιστήριο λαμβάνει στοιχεία από τις Πωλήσεις σχετικά με τις πωλήσεις Από την Παραγωγή σχετικά με τις ανάγκες σε πρώτες ύλες ΑπότοΑνθρώπινο Δυναμικό στοιχεία σχετικά με την μισθοδοσία Οι πωλήσεις χρειάζονται στοιχεία απο το Λογιστήριο σχετικά με το πιστωτικό όριο του πελάτη
1.19 ERP, Brady, 2001 Το Ανθρώπινο Δυναμικό συγκεντρώνει τις ανάγκες των λειτουργικών περιοχών σε ανθρώπινο δυναμικό και τις δεξιότητες που απαιτούνται Κοινοποιεί στις άλλες λειτουργικές περιοχές τα από το νόμο καθοριζόμενα για τις προσλήψεις Στο Λογιστήριο κοινοποιεί στοιχεία μισθοδοσίας
1.20 πρόσφατα έχει λάβει χώρα μια επανάσταση στην ανάπτυξη ΠΣ σχεδιασμός ΠΣ έτσι ώστε να γίνεται ολοκλήρωση των κύριων επιχειρηματικών διαδικασιών μέσα στην επιχείρηση ή και μεταξύ επιχειρήσεων αυτήηνέαθεώρησηονομάζεταιenterprise computing ως πρόσφατα ήταν αδύνατη η θεώρηση αυτή για λόγους τεχνικούς, σήμερα είναι δυνατή από τεχνικής πλευράς, αλλά δύσκολη από την οργανωσιακή πλευρά ολοκληρωμένη θεώρηση των επενδύσεων σε πληροφορική τεχνολογία
1.21 Πηγή: Laudon & Laudon - MIS
Enterprise Systems 1.22 Πηγή: Laudon & Laudon - MIS
1.23 ΓΙΑΤΙ Χωρίς ολοκλήρωση δεν μπορεί να λάβει η επιχείρηση την πληροφορία που χρειάζεται ή την λαμβάνει πολύ αργά. Μάλιστα με την μορφή των επιχειρήσεων σήμερα (π.χ. δραστηριοποίηση σε πολλές χώρες) είναι αδύνατη η επιτυχημένη λειτουργία τους χωρίς την ολοκλήρωση αυτή. π.χ. παραγγελία στις Βρυξέλλες, εργοστάσιο στο Hong Kong, αποθήκη σε άλλο σημείο, διεύθυνση σε τρίτο σημείο Οι νέες επιχειρηματικές συνθήκες απαιτούν πλήρη συντονισμό της επιχείρησης highly coordinated enterprise
1.24 Παραδείγματα επιχειρησιακών συστημάτων αποτελούν: Τα πληροφοριακά συστήματα προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων enterprise resource planning systems (ERP) που υποστηρίζουν το εσωτερικό προς την επιχείρηση τμήμα της εφοδιαστικής της αλυσίδας Η επέκταση των πληροφοριακών συστημάτων ERP που υποστηρίζουν επιπλέον την συνεργασία της επιχείρησης με τους συνεργαζόμενους εταίρους της (συστήματα ERP II). Τα περισσότερα ERP συστήματα σήμερα έχουν αυτήν την επέκταση της λειτουργικότητάς τους. Τα συστήματα διαχείρισης των σχέσεων με τους πελάτες της επιχείρησης (customer relationship management systems CRM). Τα συστήματα διαχείρισης των σχέσεων της επιχείρησης με τους συνεργαζόμενους εταίρους της (partner relationship management systems PRM).
1.25 Παραδείγματα επιχειρησιακών συστημάτων αποτελούν: Τα συστήματα υποστήριξης της λήψης αποφάσεων (decision support systems DSS) που έχουν στόχο την υποστήριξη της λήψης αποφάσεων σε ολόκληρη την επιχείρηση, συχνά με την βοήθεια μιας αποθήκης δεδομένων (data warehouse). Αυτή η κατηγορία συμπεριλαμβάνει και τα συστήματα υποστήριξης των υψηλόβαθμων στελεχών της επιχείρησης (executive support systems ESS). Τα συστήματα διαχείρισης της γνώσης που έχουν στόχο την υποστήριξη της δημιουργίας, αποθήκευσης, συντήρησης και διανομής της γνώσης σε ολόκληρη την επιχείρηση. Π.χ. επιχειρηματικό portal
ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΑ : MRP, MRPII Η μηχανογράφηση της εφοδιαστικής αλυσίδας άρχισε με την ανάπτυξη της πληροφορικής τεχνολογίας στα τελευταία πενήντα χρόνια. Η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας γινόταν παραδοσιακά με έγγραφα, το τηλέφωνο και το φαξ, αλλά όμως δεν είχε καλή απόδοση. Τα πρώτα προγράμματα λογισμικού που εμφανίσθηκαν στη δεκαετία του 50 και του 60 υποστήριζαν μικρά τμήματα της όλης εφοδιαστικής αλυσίδας. - Παραδείγματα τέτοιων συστημάτων είναι τα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων, ο χρονοπρογραμματισμός και η τιμολόγηση. Το λογισμικό αυτό υποστήριζε επιμέρους λειτουργίες χωρίς όμως και να υπάρχει ολοκλήρωση των ανεξάρτητων αυτών συστημάτων. Έγινε βέβαια σύντομα αντιληπτό ότι υπήρχαν αλληλοεξαρτήσεις μεταξύ των επιμέρους λειτουργιών της εφοδιαστικής αλυσίδας. - Για παράδειγμα, φάνηκε η σχέση μεταξύ του προγραμματισμού της παραγωγής, της διαχείρισης των αποθεμάτων και των προμηθειών. - Έτσι τη δεκαετία του 60 αναπτύχθηκαν τα λεγόμενα συστήματα MRP (material requirements planning- προγραμματισμός απαιτήσεων σε υλικά) τα οποία ενοποιούσαν την παραγωγή, τις προμήθειες και τη διαχείριση αποθεμάτων 1.26 σχετιζόμενων προϊόντων.
ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΑ : MRP, MRPII Material Requirements Planning - Προγραμματισμός Απαιτήσεων σε Υλικά Το μοντέλο οικονομικής ποσότητας παραγγελίας ισχύει για εκείνα τα είδη των οποίων η ζήτηση είναι ανεξάρτητη από τη ζήτηση οποιουδήποτε άλλου είδους. Όμως, στην παραγωγή συχνά η ζήτηση ορισμένων ειδών είναι αλληλοεξαρτώμενη. - Για παράδειγμα, κάποια είδη μπορούν να χρησιμοποιούνται σε περισσότερα από ένα τελικά προϊόντα, και άρα η ζήτησή τους να εξαρτάται από την συνολική ζήτηση αυτών των τελικών προϊόντων. Η διαδικασία προγραμματισμού που ενοποιεί την παραγωγή, προμήθεια και διαχείριση αποθεμάτων των αλληλοεξαρτώμενων ειδών ονομάζεται Προγραμματισμός Απαιτήσεων Υλικών Material Requirements Planning (MRP). Ο προγραμματισμός αυτός είναι συνήθως μηχανογραφημένος λόγω των σύνθετων αλληλοσχετίσεων μεταξύ των προϊόντων και των ειδών που το συναποτελούν ή απαιτούνται για την παραγωγή του. - Επιπλέον, ο προγραμματισμός αυτός αλλάζει κάθε φορά που η ημερομηνία παράδοσης ή η ποσότητα της παραγγελίας αλλάζει. Με τη χρήση τους επιτυγχάνεται η μείωση των αποθεμάτων και η εξομάλυνση μέρους της εφοδιαστικής αλυσίδας. 1.27
ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΑ : MRP, MRPII Προγραμματισμός Παραγωγικών Πόρων Manufacturing Resource Planning Το απλό MRP καλύπτει μόνον τον προγραμματισμό παραγωγής και τα αποθέματα. Όμως δεν εξασφαλίζουν πλήρη ενοποίηση καθώς δεν υποστηρίζουν άλλες λειτουργίες της εφοδιαστικής αλυσίδας. Ο πολυπλοκότερος προγραμματισμός που περιλαμβάνει επιπλέον την ανάθεση των σχετικών πόρων (π.χ. χρήμα, εργατικό δυναμικό) καλύπτεται από συνθετότερο και ενοποιημένο λογισμικό που ονομάζεται σύστημα Προγραμματισμού Παραγωγικών Πόρων, manufacturing resource planning - MRPII. Ενοποιεί την παραγωγή, την διαχείριση αποθεμάτων, τις προμήθειες, τα χρηματοοικονομικά, και τις δραστηριότητες του εργατικού δυναμικού. Πέρα από τις συνήθεις αναφορές των συστημάτων MRP, τα συστήματα MRPII υπολογίζουν - το κόστος των υλικών, - τηνταμειακήροήπουαπαιτείταιγιατηνπληρωμήτωνυλικών, - το κόστος εργασίας, εξοπλισμού, επισκευών του εξοπλισμού, και ενέργειας, - προϋπολογισμό για την αγορά των υλικών και - πρόγραμμα εργασίας των εργαζομένων. 1.28
1.29 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Τα συστήματα MRPII έχουν εξελιχθεί σήμερα με την ολοένα και διευρυνόμενη ενοποίηση των λειτουργιών μιας επιχείρησης οδηγώντας στα λεγόμενα συστήματα προγραμματισμού επιχειρησιακών πόρων enterprise resource planning systems (ERP). Τα συστήματα ERP μηχανογραφούν τις συνήθεις εργασίες (π.χ. transaction processing) από όλες τις λειτουργικές περιοχές μιας επιχείρησης σε ένα ενοποιημένο σύστημα.
1.30 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ στόχος τους αποτελεί η ολοκλήρωση όλων των πληροφοριακών ροών μεταξύ των οργανικών μονάδων της επιχείρησης μέσα από ένα ΠΣ που μπορεί να υποστηρίζει τις ανάγκες της επιχείρησης σε όλο το εύρος των λειτουργιών. ο έλεγχος όλων των κύριων επιχειρηματικών διαδικασιών σε πραγματικό χρόνο με μια και μόνο αρχιτεκτονική λογισμικού, σε μια ενοποιημένη λύση λογισμικού. το λογισμικό αυτό ενοποιεί τον σχεδιασμό, την διαχείριση, και την χρήση όλων των πόρων σε ολόκληρη την επιχείρηση. αποτελείται από ενότητες εφαρμογών που αυτοματοποιούν συνήθεις λειτουργίες back-end Για παράδειγμα, υπάρχει ενότητα λογισμικού για τον έλεγχο του κόστους (cost control), για την διαχείριση παγίων (fixed assets management) ο χρήστης έχει πρόσβαση σε όλες τις επιμέρους ενότητες λογισμικού μέσω της ίδιας διεπαφής.
1.31 SALES ORDER ENTRY IN SAP R/3 Sold-to party P.O. Number Required Delivery Date Material Order Quantity
1.32 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Για παράδειγμα, η παραγγελιοληψία θα μπορεί να έχει άμεση πρόσβαση στα αποθέματα, σταστοιχείατωνπροϊόντων, στις προηγούμενες πληρωμές και πιστοληπτική ικανότητα του πελάτη, και στις προηγούμενες παραγγελίες του.
1.33 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Για τις επιχειρήσεις που θέλουν να χρησιμοποιήσουν συστήματα ERP η μία επιλογή είναι να αναπτύξουν από μόνες τους ένα ολοκληρωμένο σύστημα, είτε διασυνδέοντας υπάρχοντα πακέτα που καλύπτουν επιμέρους λειτουργικές περιοχές (middleware) ή προγραμματίζοντας ένα νέο, κατά παραγγελία σύστημα. Μια άλλη επιλογή που μπορεί να υλοποιηθεί συχνά γρηγορότερα και φθηνότερα, είναι η χρήση εμπορικά διαθέσιμου ολοκληρωμένου λογισμικού ERP. Σήμερα, μια εξέχουσα λύση ERP είναι αυτή της εταιρείας SAP AG με το προϊόν της SAP R/3 και τις νέες του εκδόσεις. Το προϊόν αυτό περιέχει περισσότερες από εβδομήντα ενότητες λογισμικού (modules). Οι εταιρείες Oracle, Computer Associates, Peoplesoft και J.D. Edwards κατασκευάζουν στην διεθνή αγορά τέτοια συστήματα. Πρόσφατα η Microsoft με το Navision.
1.34 ERP, Brady, 2001
1.35 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Παραμετροποίηση configuration Π.χ. Make-to-stock ή make-to-order From SAP: After a company chooses its major modules, it chooses from an assortment (about 8.000) of configuration options. These options are shown in configuration tables, which are like a menu from which the company customizes (to some degree) the modules it has chosen. For example, in the Accounting module, a business might choose to track product costs and revenue by factory, by product, by geographical region, and so on. Όλα αυτά τα προϊόντα έχουν βέβαια σήμερα και ενότητες για τον Παγκόσμιο Ιστό. Π.χ. mysap.com
1.36 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Πόσο κοστίζει ένα πρόγραμμα ERP ; Το κόστος συμπεριλαμβάνει διάφορους παράγοντες: ERP software Άδειες Χρήσης (software license fees) Κόστος που βλέπει το μέγεθος του λογισμικού με βάση και τις ανάγκες που πρέπει να εξυπηρετήσει Κόστος Συντήρησης - Maintenance fees Συνήθως ως ποσοστό του κόστους των αδειών χρήσηςas a percentage of the software license fees (e.g. 14%) Νέο hardware Για να μπορεί να εκτελέσει το περίπλοκο λογισμικό του ERP Κόστος συμβούλων και αναλυτών (π.χ. Για την παραμετροποίηση ) Διακοπή της ομαλής λειτουργίας της επιχείρησης κατά τον χρόνο υλοποίησης του συστήματος Εκπαίδευση - Training (απαίτηση χρόνου και χρήματος).
1.37 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ The SAP software company had the following goals when it was formed in 1972: They wanted to develop and market standard software that would integrate business processes. They wanted data to be processed interactively and to be available in real time. They wanted users to work with data on a computer screen, and not with voluminous printed output. These goals were lofty and forward looking for 1972, and it took almost 20 years to achieve them. R/3 system was released in 1992.
1.38 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Για τις επιχειρήσεις που θέλουν να χρησιμοποιήσουν συστήματα ERP Άλλος τρόπος υλοποίησης συστήματος ERP από μια επιχείρηση είναι η μίσθωσή του από τους λεγόμενους προμηθευτές υπηρεσιών εφαρμογών (application service providers ASP). Αυτή η λύση μπορεί να είναι ιδιαίτερα κατάλληλη για μικρές επιχειρήσεις που χρειάζονται συγκεκριμένη λειτουργικότητα και δεν έχουν μεγάλες υποδομές πληροφορικής τεχνολογίας ούτε και το προσωπικό να τις υποστηρίξει. Π.χ. ΤΕΔΚ για παροχή υπηρεσιών λογισμικού προς τους δήμους της Άλλος τρόπος υλοποίησης συστήματος ERP είναι με την αγορά ή μίσθωση ξεχωριστών εφαρμογών για κάθε λειτουργική περιοχή οι οποίες είναι οι καλύτερες στο είδος τους (best-of-breed) και στη συνέχεια η ενοποίηση τους σε ένα κατά παραγγελία σύστημα ERP. - Σπάνια επιλογή
1.39 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Τα συστήματα ERP πρώτης γενιάς εστιάσθηκαν στις εργασίες της επιχείρησης που είναι συνήθεις και επαναλαμβανόμενες. Δηλαδή, τα συστήματα ERP της πρώτης γενιάς επικεντρώθηκαν στις συναλλαγές-κινήσεις της επιχείρησης. Στα τέλη της δεκαετίας του 90, τα συστήματα ERP άρχισαν να επεκτείνονται κατά μήκος της εφοδιαστικής αλυσίδας της επιχείρησης καθιστώντας τα συστήματα αυτά λιγότερο εσωστρεφή προς τους προμηθευτές και τους πελάτες της επιχείρησης
ΕΞΕΛΙΞΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Στην πρώτη τους μορφή τα ERP συστήματα υποστήριζαν τις εσωτερικές εργασίες της επιχείρησης. Στη συνέχεια τα ERP συστήματα επεκτάθηκαν στo λεγόμενo εκτεταμένο λογισμικό ERP extended ERP software το οποίο κάλυπτε και εργασίες της επιχείρησης με προμηθευτές και πελάτες της. Το τελευταίο ονομάσθηκε εξωτερική ολοκλήρωση external integration σε αντίθεση με την εσωτερική ολοκλήρωση internal integration που παρείχαν τα πρώτα ERP συστήματα. 1.40
1.41 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Τα συστήματα ERP δεύτερης γενιάς Από το How are we doing? στο What are we going to do better? στόχος είναι η αξιοποίηση της ολοκληρωμένης πληροφόρησης για να γίνει εφικτός ο προγραμματισμός της επιχείρησης σε συνεχόμενη βάση (continuous planning) με στόχο την καλύτερη λήψη αποφάσεων. Συνεπώς ο συνδυασμός τους με συστήματα ERP πρώτης γενιάς είναι χρήσιμη για την αντιμετώπιση των πληροφοριακών αναγκών της επιχείρησης που αφορούν την λεγόμενη νοήμονα λήψη αποφάσεων (intelligent decision support) ή αλλιώς την επιχειρηματική ευφυία (business intelligence). Έτσι, ένα σύστημα ERP δεύτερης γενιάς περιλαμβάνει για παράδειγμα υποστήριξη στη λήψη αποφάσεων, διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες (CRM), λύσεις ηλεκτρονικού εμπορίου και ενσωματώνει τεχνολογίες αποθηκών δεδομένων (data warehousing) και εξόρυξης δεδομένων (data mining).
1.42 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Τα συστήματα ERP δεύτερης γενιάς Η υλοποίησή τους γίνεται συχνά με την πρόσθεση στο σύστημα ERP πρώτης γενιάς λειτουργικότητας για ανάλυση, προγραμματισμό, βελτιστοποίηση και υποστήριξη λήψης αποφάσεων. Αυτά τα επιπλεόν στοιχεία ονομάζονται συνήθως με τον γενικό όρο επιχειρηματική ευφυία (business intelligence). Τα στοιχεία αυτά καλύπτουν λειτουργικότητα DSS, ESS, εξόρυξης δεδομένων (data mining) και νοημόνων συστημάτων (intelligent systems). Η χρήση ενιαίου συστήματος και για το μέρος που αφορά τα παραπάνω (επιχειρηματική ευφυία) από μια εταιρεία λογισμικού επιλύει το ήδη γνωστό, δύσκολο πρόβλημα της ολοκλήρωσης διαφορετικών ΠΣ. Μια τέτοια συνολική λύση -ERP λειτουργίες πρώτης και δεύτερης γενιάς μαζί- είναι φθηνότερη.
1.43 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Τα συστήματα ERP δεύτερης γενιάς Μια άλλη προσέγγιση υλοποίησής τους θα ήταν η ολοκλήρωση με άλλο ΠΣ Για παράδειγμα, θα μπορούσε μια επιχείρηση να υλοποίησει ένα τέτοιο σύστημα συνδύαζοντας το σύστημα SAP R/3 με το σύστημα της εταιρείας Manugistics. Μια τέτοια προσέγγιση όπως και κάθε διασύνδεση ΠΣ αποτελεί ένα δύσκολο εγχείρημα.
1.44 ΕΞΕΛΙΞΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Η ολοκλήρωση συνεχίζεται με την δημιουργία αγορών και την πρόσθεση ομάδων φορέων (π.χ. ομάδα πελατών).
1.45 ΚΛΑΔΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ επέκταση των επιχειρησιακών συστημάτων σε επίπεδο κλάδου Ονομάζονται industrial networks,, extended enterprises and trans-enterprise systems κλαδικά δίκτυα, εκτεταμένες επιχειρήσεις και διεπιχειρησιακά δίκτυα δίκτυα που συνδέουν τα συστήματα πολλών επιχειρήσεων που ανήκουν στον ίδιο κλάδο -οριζόντια δίκτυα (π.χ. εταιρείες παραγωγής ηλεκτρικής ενέργειας) σε συμπληρωματικούς κλάδους -κάθετακάθετα δίκτυα επιτρέπει την παρακολούθηση της κίνησης όλων των προϊόντων απόπρώτεςύλεςέωςτηναγοράαπότονπελάτη η εμφάνιση κλαδικών δικτύων θα επηρρεάσει σημαντικά το πως παράγονται και διανέμονται τα προϊόντα στον κλάδο
ΚΛΑΔΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ π.χ. Κλαδικό σύστημα της P&G για όλη την εφοδιαστική αλυσίδα των super markets σύστημα στα super markets όπου «κατεβάζουν»- download πληροφορίες από το σύστημα αυτό στο ERP των προμηθευτών για να βλέπουν τα στοιχεία των supermarkets και να προγραμματίζουν αποστολές ανάλογα σύστημα για την κοινή χρήση μη απασχολημένων μεταφορικών μέσων για τη διακίνηση υλικών 1.46
1.47 MIS, Laudon Laudon, 2003 ΚΛΑΔΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ COMPETING FIRMS FIRM 1 FIRM 2 FIRM 3 INDUSTRY VALUE CHAIN INDUSTRIAL NETWORKS COMPETING VENDORS VENDOR 1 VENDOR 2 VENDOR 3
1.48 MIS, Laudon Laudon, 2003 ΚΛΑΔΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ
1.49 ΕΞΕΛΙΞΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Η ενοποίηση που επιχειρείται στα συστήματα αυτά ξεκίνησε με την ολοένα διευρυνόμενη κάλυψη των λειτουργικών περιοχών της επιχείρησης, τον συνδυασμό της επεξεργασίας κινήσεων με δυνατότητες υποστήριξης λήψης αποφάσεων και τέλος την διεύρυνση προς άλλους εμπλεκόμενους στην εφοδιαστική αλυσίδα πέραν της επιχείρησης της ίδιας.
1.50 Προβλήματα των Επιχειρησιακών Συστημάτων Δυσκολία στην υλοποίηση Η υλοποίηση ενός συστήματος ERP αποτελεί ένα δύσκολο εγχείρημα και έχει σε πολλές περιπτώσεις αποτύχει σε επιχειρήσεις. Τεχνολογία: Απαιτούν περίπλοκα κομμάτια λογισμικού και σημαντικές επενδύσεις σε χρόνο (ΗΠΑ: 3-5 χρόνια), χρήμα (ΗΠΑ: $15 εκ - $100 εκ) και τεχνογνωσία Οργανωσιακά: Απαιτούν θεμελιώδεις αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η επιχείρηση μπορεί να χρειασθεί η επιχείρηση να μεταβάλει τις επιχειρηματικές τις διαδικασίες όσο και την οργάνωσή της έτσι ώστε να προσαρμοσθούν στηδομήπουαπαιτείτολογισμικόerp. R/3 is more than a software package, it s a way of doing business.
1.51 Επιχειρησιακά ΠΣ οι δυσκολίες Δυσκολία στην υλοποίηση Πώς είναι δυνατόν να υλοποιηθεί ένα τόσο μεγάλο ΠΣ, να εκπαιδευθούν οι χρήστες, και να ανασχεδιασθούν οι επιχειρηματικές διαδικασίες, όλα αυτά μαζί, και να λειτουργεί κανονικά κατά το διάστημα αυτό η επιχείρηση; Η προσέγγιση των modules και μερικής ολοκλήρωσης δηλαδή της επικοινωνίας με σημαντικές υπάρχουσες (legacy) εφαρμογές μέσω middleware που όμως αποδυναμώνει το επιχείρημα της πληρους πληροφοριακής ολοκλήρωσης
1.52 Επιχειρησιακά ΠΣ οι δυσκολίες Συχνά οι δυσκολίες στην εγκατάσταση καθώς και η χαμηλή απόδοση της επένδυσης οφείλονται σε προβλήματα με τον παράγοντα άνθρωπο και όχι λόγω των τεχνολογικών στοιχείων. Για παράδειγμα, ορισμένα στελέχη πιστεύουν ότι το νέο πληροφοριακό σύστημα θα επιλύσει από μόνο του τα θεμελιώδη επιχειρησιακά προβλήματα που όμως δεν μπορούν να επιλυθούν από οποιοδήποτε λογισμικό. Ορισμένα στελέχη και διευθυντές μηχανογράφησης δεν αφιερώνουν τον απαραίτητο χρόνο για την κατάλληλη ανάλυση κατά τις φάσεις του σχεδιασμού και της ανάπτυξης.
1.53 Επιχειρησιακά ΠΣ οι δυσκολίες Είναι βέβαιο ότι εργαζόμενοι θα αντισταθούν στις αλλαγές στον τρόπο εργασίας που εισάγει το σύστημα ERP (π.χ. απώλεια αυτονομίας). Παρουσιάζεται συχνά το φαινόμενο της παροχής πληροφοριών με αργό ρυθμό προς την ομάδα υλοποίησης του ERP συστήματος για τον εκτροχιασμό του όλου εγχειρήματος. Στις περιπτώσεις αυτές η καθοδήγηση από μέρους της υψηλόβαθμης διοίκησης θεωρείται απαραίτητη. Και γενικότερα, η ενεργή υποστήριξη της υψηλόβαθμης διοίκησης είναι κρίσιμη για την επιτυχή υλοποίηση.
1.54 Επιχειρησιακά ΠΣ οι δυσκολίες Ορισμένα στελέχη και διευθυντές μηχανογράφησης προσπαθούν να κάνουν οικονομία σε θέματα εκπαίδευσης των υπαλλήλων. Η σημασία της εκπαίδευσης πρέπει να επισημανθεί ιδιαίτερα. Στην βιβλιογραφία αναφέρεται ότι ένα ποσοστό της τάξεως του 10%-15% 15% πρέπει να διατίθεται για την εκπαίδευση των υπαλλήλων. Η εκπαίδευση θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει τόσο την χρήση του συστήματος για την εκτέλεση της εργασίας τους, όσο και την ενημέρωση των υπαλλήλων σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο επηρρεάζει την γενικότερη λειτουργία της επιχείρησης τα στοιχεία που αυτοί ελέγχουν. Πρέπει να επισημανθεί ότι η εκπαίδευση των χρηστών έχει ιδιαίτερη σημασία στα συστήματα ERP και για τον λόγο ότι σφάλματα στην εισαγωγή των στοιχείων δεν μπορούν να διορθωθούν με απλό τρόπο λόγω της διάδοσής τους μέσω του συστήματος ERP σε όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης.
Επιχειρησιακά ΠΣ οι δυσκολίες Πόσο ευέλικτα είναι Μήπως τα επιχειρησιακά συστήματα που θα προκύψουν θα είναι το ίδιο δύσκολα να αλλαχθούν στις προσπάθειες ανασχεδιασμού διαδικασιών που αναμφίβολα θα χρειασθούν αφού αποτελεί μια ουσιαστικά συνεχή δραστηριότητα (digital concrete) Δεν φαίνεται να παρουσιάζουν την απαιτούμενη ευελιξία Η διαλειτουργικότητα Διαλειτουργικότητα υπάρχει μεταξύ των νέων εφαρμογών Η επίτευξη διαλειτουργικότητας του νέου συστήματος με τα υπάρχοντα συστήματα, που τουλάχιστον προσωρινά θα διατηρηθούν μέσω λύσεων middleware, αποτελεί ένα ακριβό εγχείρημα 1.55
Προβλήματα των Επιχειρησιακών Συστημάτων Προσοχή στην χρήση γενικευμένων μοντέλων Η επιχείρηση θα πρέπει να υλοποιήσει στο επιχειρησιακό της σύστημα τις δικές της επιχειρηματικές διαδικασίες αν αυτές της δίδουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα αντί των συχνά προτεινόμενων από τον προμηθευτή επιχειρηματικών διαδικασιών που βασίζονται σε κάποια γενικευμένα μοντέλα επιχειρηματικών διαδικασιών που έχει συγκεντρώσει από ομοειδείς επιχειρήσεις Programmers can write specific routines for special applications in SAP s internal programming language, called Advanced Business Application Programming (ABAP). Ίσως το κεντρικό μοντέλο οργάνωσης και λήψης αποφάσεων να μην είναι κατάλληλο 1.56 Κάποιες επιχειρήσεις δεν χρειάζονται τον βαθμό ολοκλήρωσης που παρέχουν τα επιχειρησιακά συστήματα
1.57 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Δυσκολίες ορισμένες επιχειρήσεις ίσως να χρειάζονται ορισμένες ενότητες λογισμικού ενώ να υποχρεώνονται για την αγορά περισσότερων λόγω της ομαδοποίησής τους από την εταιρεία λογισμικού. Για αυτό η υλοποίηση είναι χρήσιμο να γίνεται με τη συμμετοχή της επιχείρησης της ίδιας, της εταιρείας λογισμικού και συμβούλων εξειδικευμένων στο αντικείμενο αυτό.
1.58 Οφέλη των Επιχειρησιακών Συστημάτων Π.χ. δεν απαιτείται η άχρηστη προσπάθεια της επανεισαγωγής ήδη εισαχθέντων στοιχείων A smoothly running ERP system can save a company s s personnel, suppliers, distributors, and customers much frustration- a benefit that is real but difficult to quantify.
1.59 Οφέλη των Επιχειρησιακών Συστημάτων Καλύτερη ολοκλήρωση από όλες τις πλευρές Οργανωτική Δομή: Ενίσχυση των δεσμών μεταξύ των οργανωτικών μονάδων των επιχειρήσεων Δομή της επιχείρησης one organization Κατάργηση των πριγκιπάτων εντός της επιχείρησης Δημιουργία μιας ενιαίας επιχείρησης Management: Διαδικασίες management που καλύπτουν όλη την επιχείρηση (management reporting and decision making) Τεχνολογία: Ενιαία πλατφόρμα, Δημιουργία πρότυπων δεδομένων (standardized organizational data) και άρα περισσότερο αποδοτική και εξωστρεφή λειτουργία
1.60 Επιχειρησιακά ΠΣ τα αναμενόμενα οφέλη Απαιτούν και υπόσχονται μεγάλες αλλαγές Διοίκηση της επιχείρησης Knowledge-based Management Processes Ολοκληρωμένη αντίληψη για την δημιουργία αξίας από την επιχείρηση Ολοκληρωμένη αντίληψη για την κοστολογική δομή της επιχείρησης Άσκηση διοίκησης με ολοκληρωμένη γνώση σχετικά με την επιχείρηση που ίσως είναι και το σημαντικότερο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα του επιχειρησιακού συστήματος Τεχνολογία της επιχείρησης Ένα ολοκληρωμένο ΠΣ Στο τρόπο επιχειρείν της επιχείρησης Πελατοκεντρική κουλτούρα επιχειρείν γιατί μέσα από την ολοκλήρωση επιτυγχάνεται η κατανόηση της αλυσίδας αξίας του πελάτη
1.61 Επιχειρησιακά ΠΣ τα οφέλη Τι θά δειχνε μια ανάλυση κόστους/οφέλους οφέλους Το κόστος είναι από την αρχή ορατό και συγκεκριμένο ενώ τα οφέλη είναι δύσκολο να περιγραφούν με συγκεκριμένο τρόπο στην αρχή του εγχειρήματος Μια λύση είναι η εξέταση άλλων περιπτώσεων υλοποίησης επιχειρησιακών συστημάτων Οι επιχειρήσεις του ίδιου κλάδου δεν θα παράσχουν τέτοια πληροφόρηση Οι επιχειρήσεις που υλοποιούν επιχειρησιακά συστήματα δεν είναι πάντα αμερόληπτες
1.62 Επιχειρησιακά ΠΣ τα οφέλη Ποιο είναι πραγματικά το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Αυτό καθεαυτό το επιχειρησιακό σύστημα δεν παρέχει μακρόβιο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα αφού μπορεί να αγορασθεί και από τον ανταγωνιστή Το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έγκειται στην καλύτερη κατανόηση των επιχειρηματικών λειτουργιών και των πελατών της επιχείρησης που πράγματι αποτελεί ένα στοιχείο με μοναδικότητα η κύρια αξία που απολαμβάνει μια επιχείρηση απο το επιχειρησιακό της σύστημα είναι η δυνατότητα αυτογνωσίας της Πρέπει όμως οι μάνατζερς της επιχείρησης να μάθουν να χρησιμοποιούν την νέα αυτή γνώση