Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 1 από 8 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η διασφάλιση των ενεργειών που απαιτούνται μετά την κατακύρωση έως και την υπογραφή σύμβασης με τον επιλεγέντα ανάδοχο. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα, ανεξαρτήτως φορέα χρηματοδότησης, για τα οποία ακολουθείται η διαδικασία υλοποίησης μέσω σύναψης σύμβασης με εξωτερικό ανάδοχο. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ3-02: Αξιολόγηση προσφορών Δ3-03: Χειρισμός ενστάσεων / προσφυγών Δ4-01: Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Προηγείται και τροφοδοτεί τη. Προηγείται της. Έπεται και τροφοδοτείται από τη. Έργου Δ0-02: Παροχή νομικής υποστήριξης Υποστηρίζει τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Τεύχη Διαγωνισμού Σχέδιο Σύμβασης Αξιολογηθείσα προσφορά επιλεγέντα αναδόχου Απόφαση κατακύρωσης 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Υπογραφείσα σύμβαση μεταξύ ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ και επιλεγέντα αναδόχου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006, του Συμβουλίου, της 11ης Ιουλίου 2006, περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999, άρθρο 60 (α)
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 2 από 8 Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006, για τη θέσπιση των κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του υπ' αριθμ. 1083/2006 κανονισμού (Ε.Κ) του Συμβουλίου περί Καθορισμού Γενικών Διατάξεων για το Ε.Τ.Π.Α. το Ε.ΚΤ. και το Ταμείο Συνοχής,άρθρο 15, (δ) Νόμος 3614/2007, ΦΕΚ 267/3-12-07, τ. Α, «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013», άρθρο 3 παρ.2 σημείο (ιδ), άρθρο 21 παρ.2 & 5. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/27-3-2008) Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Οδηγία 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημόσιων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών ΠΔ 60/2007, ΦΕΚ 64/16.3.2007, τ.α, «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ "περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών", όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005.» ΠΔ 118/2007, ΦΕΚ 150/10.07.2007, τ. Α, Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου (Κ.Π.Δ.) Υπουργική απόφαση 679/22.8.96, ΦΕΚ 826/1996, τ. Β` «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 "σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας"» Οδηγός Διαχείρισης και Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Ν. 1404/83, ΦΕΚ 173/83, τ.α, «Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2916/01, ΦΕΚ 114/11-6-01, τ.α, «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής Ν. 3549/2007, ΦΕΚ 69/20-3-07, τ. Α, «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων.» Π.Δ. 160/2008, ΦΕΚ 220/3-11-08, τ. Α. «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Υ.Α. Ε5/1585/1984, ΦΕΚ 191/1984, τ. Β, «Εσωτερική διάρθρωση, οργάνωση και λειτουργία των Τ.Ε.Ι.»
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 3 από 8 ΠΔ 222/2002, ΦΕΚ 207/2002, τ.α «Οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Χαλκίδας» Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Απόφαση της 9ης/28-4-2009 συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1α, που αφορά την έγκριση του οργανογράμματος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. Απόφαση της 8 ης /14-4-09 συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1β, που αφορά την απόφαση ανάθεσης της νομικής στήριξης του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ-Χ σε εξωτερικό συνεργάτη-νομικό σύμβουλο. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία υπογραφής σύμβασης και ολοκλήρωσης διαγωνισμού περιλαμβάνει τα εξής βήματα: 1. Κατάρτιση σχεδίου σύμβασης και υποβολή του για διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή (ή και το Ελεγκτικό Συνέδριο) 2. - Ολοκλήρωση του διαγωνισμού 3. Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου - Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή. 7.1. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΟΥ ΓΙΑ ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ ΓΝΩΜΗΣ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ (Ή ΚΑΙ ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ) Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης και την επιλογή του αναδόχου για τη σύναψη σύμβασης ανάθεσης του έργου, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Έργου, καταρτίζει τη σύμβαση με τον ανάδοχο, σύμφωνα με το σχέδιο που περιλαμβάνεται στην προκήρυξη, καθώς και την υποβληθείσα και αξιολογηθείσα προσφορά του αναδόχου. Εφ όσον κριθεί σκόπιμο, ζητείται υποστήριξη, από τον Νομικό Σύμβουλο του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. Στην περίπτωση που η προκήρυξη εντάσσεται σε Υποέργο, για το οποίο έχει οριστεί Υπεύθυνος Υποέργου, ο Υπεύθυνος Έργου αντικαθίσταται στη διαδικασία αυτή από τον Υπεύθυνο Υποέργου. Επισημαίνεται ότι η αρμοδιότητα της Μονάδας Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων στη σύνταξη της σύμβασης αφορά θέματα συμφωνίας του κειμένου της σύμβασης με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, τους όρους της προκήρυξης και της απόφασης κατακύρωσης, ενώ λοιπά θέματα που ενδεχομένως
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 4 από 8 προκύψουν και άπτονται της περιγραφής του φυσικού αντικειμένου της σύμβασης ή ειδικών όρων στην υλοποίησή του, αποτελούν αρμοδιότητα του Υπευθύνου του Έργου. Μετά την ολοκλήρωση της κατάρτισης του σχεδίου της σύμβασης, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, καταρτίζει φάκελο με το σχέδιο της σύμβασης, καθώς και τα απαιτούμενα έγγραφα για την εξέταση της νομιμότητας της διαδικασίας ανάθεσης, τον οποίο υποβάλλει, εφ όσον απαιτείται στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης. Επίσης, το σχέδιο της σύμβασης, μαζί με το φάκελο του διαγωνισμού, εφ όσον εμπίπτει στα προβλεπόμενα από τη νομοθεσία όρια, υποβάλλεται για έλεγχο στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Μετά την εξέταση της διαδικασίας ανάθεσης του έργου από τη Διαχειριστική Αρχή, με βάση τα στοιχεία του φακέλου, το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο παραγωγής του έργου και τους εθνικούς κανόνες επιλεξιμότητας, με σχετικό έγγραφό της (προέγκριση σχεδίου σύμβασης), διατυπώνει σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις, τις οποίες οφείλει να εφαρμόσει ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ ή αρνητική γνώμη. Στη συνέχεια ενημερώνεται η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, προκειμένου αυτή να προχωρήσει στις περαιτέρω, κατά περίπτωση, ενέργειες (συμπλήρωση, διόρθωση, επανυποβολή κλπ.). 7.2. ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ - ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Ο ανάδοχος, στον οποίο κατακυρώθηκε το έργο, καλείται από το ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, όπως προσέλθει εντός συγκεκριμένης προθεσμίας για την υπογραφή της σύμβασης, προσκομίζοντας και την προβλεπόμενη από το τεύχος της προκήρυξης εγγύηση καλής εκτέλεσης της σύμβασης. Μετά από τις απαιτούμενες κατά περίπτωση ενέργειες, υπογράφεται η σύμβαση μεταξύ αναδόχου, Υπευθύνου Έργου, Υπευθύνου Υποέργου (αν έχει ήδη οριστεί) και νομίμου εκπροσώπου του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ και ενημερώνονται σχετικά από την Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, τα μέλη του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης του Έργου και η Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. Επίσης, όπου είναι αναγκαίο βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ αποστέλλει στην Ε.Ε., προς δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα των Ε.Κ., τα αποτελέσματα του διαγωνισμού, εντός σαράντα οκτώ (48) ημερών από την υπογραφή της σύμβασης.
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 5 από 8 7.3. ΟΡΙΣΜΟΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ - ΣΥΝΤΑΞΗ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΔΕΛΤΙΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΟΥ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Σε περίπτωση που δεν έχει ήδη οριστεί κατά τη φάση έγκρισης του έργου ο Υπεύθυνος Υποέργου, ο Υπεύθυνος Έργου εισηγείται προς την ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ τον ορισμό Υπεύθυνου Υποέργου, ο οποίος μπορεί και να ταυτίζεται με τον Υπεύθυνο Έργου. Σημειώνεται ότι σε περιπτώσεις Υποέργων τμηματικού ή ιδρυματικού χαρακτήρα απαιτείται για τον ορισμό Υπεύθυνου Υποέργου απόφαση του Συμβουλίου Τμήματος ή Συμβουλίου ΤΕΙ, αντίστοιχα, η οποία δεσμεύει τον Υπεύθυνο Έργου και την ΕΔΕΛ. Ο Υπεύθυνος Υποέργου, με την υποστήριξη του Υπεύθυνου Έργου, προβαίνει στη σύνταξη του σχετικού, με την υπογραφείσα σύμβαση, Τεχνικού Δελτίου Υποέργου. Το Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (καθώς και αντίγραφο της σύμβασης) υποβάλλεται, με ευθύνη του Υπεύθυνου Έργου, σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή στη Διαχειριστική Αρχή. Τα στοιχεία αυτά (Τεχνικό Δελτίο Υποέργου και αντίγραφο της σύμβασης) αποτελούν εισροές στη Διαδικασία Δ4-01 «Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου».
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 6 από 8 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ3-02 : Αξιολόγηση Προσφορών Δ3-03 : Χειρισμός Ενστάσεων / Προσφυγών Έναρξη διαδικασίας Έναρξη διαδικασίας Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης - Διαχείρισης Συμβάσεων/ Υπεύθυνος Έργου/Υποέργου Κατάρτiση Σχεδίου Σύμβασης & Προετοιμασία Φακέλου διαδικασίας ανάθεσης και διαβίβασή του τελευταίου στην Διαχειριστική Αρχή Δ0-02 : Παροχή Νομικής Υποστήριξης Φάκελος προέγκρισης σχεδίου σύμβασης από τη Διαχειριστική Αρχή Διαχειριστική Αρχή Προέγκριση σχεδίου σύμβασης Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης - Διαχείρισης Συμβάσεων Προώθηση σύμβασης προς υπογραφή από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ, τον ανάδοχο του έργου, και τους Υπευθύνους Έργου και Υποέργου Υπογραφείσα σύμβαση Φάκελος έργου "Τίτλος Έργου" Εγγύηση καλής εκτέλεσης έργου Νόμιμος εκπρόσωπος ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, Υπεύθυνος Έργου και Υποέργου Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης - Διαχείρισης Συμβάσεων Διαβίβαση υπογραφείσας σύμβασης στις εμπλεκόμενες στο έργο Μονάδες του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Αποδεικτικά στοιχεία δημοσιοποίησης αποτελεσμάτων διαγωνισμού Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης - Διαχείρισης Συμβάσεων Αποστολή των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού στην Ε.Ε., εφ' όσον απαιτείται από το σχετικό θεσμικό πλαίσιο Υπεύθυνος Έργου Εισήγηση για τον ορισμό Υπεύθυνου Υποέργου Απόφαση ορισμού υπευθύνου υποέργου ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ και λοιπά αρμόδια όργανα ΤΕΙΙ Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου Υπεύθυνος Έργου Υποστήριξη του Υπεύθυνου Υποέργου στη σύνταξη του Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Υπεύθυνος Υποέργου Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου -Ε-01 Υπεύθυνος Έργου Υποβολή του Τεχνικού Δελτίου Υποέργου στη Διαχειριστική Αρχή Τέλος διαδικασίας Δ4-01: Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 7 από 8 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Ανάθεσης Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Κατάρτιση σχεδίου σύμβασης με τον ανάδοχο του έργου σε συνεργασία με τον υπεύθυνο έργου/υποέργου Προετοιμασία φακέλου διαδικασίας ανάθεσης και υποβολή του για διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή ή το Ελεγκτικό Συνέδριο, εφόσον απαιτείται Προώθηση σύμβασης προς υπογραφή από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ και τον ανάδοχο του έργου Αποστολή των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού στην Ε.Ε., εφ όσον απαιτείται από το σχετικό θεσμικό πλαίσιο Διαβίβαση υπογραφείσας σύμβασης στις εμπλεκόμενες στο έργο Μονάδες του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Υπεύθυνος Έργου Κατάρτιση σχεδίου σύμβασης με τον ανάδοχο του έργου (αν δεν έχει οριστεί Υπεύθυνος Υποέργου) Εισήγηση για τον ορισμό Υπεύθυνου Υποέργου (αν δεν έχει ήδη οριστεί) Υποστήριξη του Υπεύθυνου Υποέργου στη σύνταξη του Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή Υπεύθυνος Υποέργου (αν έχει οριστεί πριν την έναρξη της παρούσας διαδικασίας) Κατάρτιση σχεδίου σύμβασης με τον ανάδοχο του έργου Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Υπεύθυνος Υποέργου (αν οριστεί στα πλαίσια της παρούσας διαδικασίας) Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Νομικός Σύμβουλος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Παροχή νομικής υποστήριξης στην κατάρτιση του σχεδίου σύμβασης
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 8 από 8 Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού (ΕΔΕΛ) ΤΕΙ-Χ Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου (κατόπιν σχετικών αποφάσεων Συμβουλίου Τμήματος ή Συμβουλίου ΤΕΙ, όπου αυτές απαιτούνται) Νόμιμος εκπρόσωπος ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ -Ε-01 Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (ΤΔΥ) (εξωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Ηλεκτρονικοί υπολογιστές Γραμματείας ΕΛΚΕ, όπου φυλάσσεται αρχείο των συμβάσεων του έργου. 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ, ΑΝΑΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ Φάκελος έργου Διαγωνισμοί, Αναθέσεις και Συμβάσεις Φάκελος προέγκρισης σχεδίου σύμβασης από τη Διαχειριστική Αρχή Υπογραφείσα σύμβαση Εγγύηση καλής εκτέλεσης του έργου Απόφαση ορισμού Υπευθύνου Υποέργου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Αποδεικτικά στοιχεία δημοσιοποίησης αποτελεσμάτων διαγωνισμού