Διοίκηση Λειτουργιών Διοίκηση Έργων I (Εισαγωγικές έννοιες) - 5 ο μάθημα -
Θεματολογία Η στρατηγική σημασία της διοίκησης έργων Παραδείγματα έργων Οι βασικές φάσεις στη διοίκηση έργων Κύρια χαρακτηριστικά και στοιχεία έργων Ανδρέας Νεάρχου 2
Η στρατηγική σημασία της Διοίκησης Έργων Γέφυρα Ρίου-Αντιρρίου Ανδρέας Νεάρχου 3
Η στρατηγική σημασία της Διοίκησης Έργων Γέφυρα Ρίου-Αντιρρίου Η 2 η καλωδιωτή γέφυρα στον κόσμο (1 η μέχρι 2013). Μήκος= 2.252m, πλάτος= 27,2m Μέγιστο βάθος θεμελίωσης= 65m υπό την θάλασσα. Αντέχει σε σεισμό > 7,5 ρίχτερ. Σε σύγκρουση με τάνκερ εκτοπίσματος 180.000 τόνων. Σε ταχύτητα ανέμου 265 km/h (=τυφώνας κατηγορίας 5). Κόστος 800 εκατ. Διάρκεια ζωής= 120 χρόνια. Ανδρέας Νεάρχου 4
Η στρατηγική σημασία της Διοίκησης Έργων Γιαξίνγκ-Σαοξίνγκ Από το 2013, η μεγαλύτερη καλωδιωτή γέφυρα στον κόσμο είναι η γέφυρα Γιαξίνγκ-Σαοξίνγκ στην Κίνα, που ενώνει τη Σανγκάη με την περιοχή Σαοξίνγκ και έχει μήκος 10.137 m και μέγιστο πλάτος 780,29 m
Η στρατηγική σημασία της Διοίκησης Έργων - συνέχεια Microsoft Windows 10: Εκατοντάδες προγραμματιστών Εκατομμύρια γραμμές κώδικα (> 50 εκατομ.) Εκατομμύρια δολάρια κόστος ανάπτυξης Ford Επανασχεδιασμός του μοντέλου Mustang: 450 άτομα ομάδα ανάπτυξης Κόστος $700 εκατ. 25% γρηγορότερα και 30% φθηνότερα Ανδρέας Νεάρχου 6
Η στρατηγική σημασία της Διοίκησης Έργων - συνέχεια Η κατασκευή της 1 ης ατομικής βόμβας θεωρείται η 1 η περίπτωση στην οποία χρησιμοποιήθηκαν σύγχρονες επιστημονικές τεχνικές διαχείρισης έργων (Πρόγραμμα Manhattan 1944. Εργάστηκαν 150.000 άνθρωποι για 4 χρόνια). Η αρχαιότητα όμως βρίθει σχετικών παραδειγμάτων: Οι πυραμίδες στην αρχαία Αίγυπτο Ο Παρθενώνας! Οι εκστρατείες του Μ. Αλεξάνδρου στην Περσική αυτοκρατορία Οι εκστρατείες των Ρωμαϊκών λεγεώνων Ανδρέας Νεάρχου 7
Κίνδυνοι και Αβεβαιότητα Κάθε έργο έχει ένα βαθμό αβεβαιότητας και έτσι διατρέχει πάντα τον κίνδυνο αποτυχίας. Περιπτώσεις αβεβαιότητας: ως προς τον χρονοπρογραμματισμό ως προς το κόστος ως προς την τεχνολογία Πηγές αβεβαιότητας: τυχαίες διακυμάνσεις στις επιδόσεις των μερών που λαμβάνουν μέρος στην εκτέλεση του έργου, έλλειψη ακρίβειας ή ανεπάρκειας δεδομένων, αδυναμία σωστής πρόβλεψης λόγω απειρίας Ανδρέας Νεάρχου 8
Αβεβαιότητα Πολυπλοκότητα και αβεβαιότητα ως διαστάσεις έργου Ψηλή Βασική επιστημονική έρευνα Εξερεύνηση για πετρέλαιο ή φυσικό αέριο Ανάπτυξη λογισμικού Αποστολή στην Ανταρτική Διαφημιστική καμπάνια Κατασκευή αεροδρόμιου Χημικό εργοστάσιο Στρατιωτική επιχείρηση Πρόγραμμα οικονομικής σταθερότητας Ευρωπαϊκό πρόγραμμα Υπόγεια σήραγγα Κατασκευή Airbus Χαμηλή Πρωτότυπο σύγγραμμα Γαμήλια τελετή Διεθνές συνέδριο Άτομο Ομάδα Οργανισμός Κοινοπραξία οργανισμών Δεξαμενόπλοιο Αυτοκινητόδρομος Σε εθνικό επίπεδο Πολυεθνικό Χαμηλή Πολυπλοκότητα Ψηλη Ανδρέας Νεάρχου 9
Έργα Πληροφορικής - % Επιτυχίας Τα έργα πληροφορικής (λογισμικό, υλικό) αποτυγχάνουν σε ποσοστό 65%! Πάνω από τα μισά ξεφεύγουν από τις αρχικές προδιαγραφές και στόχους Μέχρι και το 75% των έργων ανάπτυξης λογισμικού ακυρώνονται 45% κατά μέσο όρο ξεπερνούν τον αρχικό προϋπολογισμό, ενώ 63% ξεπερνούν την προγραμματισμένη χρονική διάρκεια 47% παραδίδονται στον πελάτη αλλά δεν χρησιμοποιούνται 29% ενώ αποπληρώνονται από τον πελάτη δεν παραδίδονται ποτέ από τον ανάδοχο. 19% εγκαταλείπονται πριν να ολοκληρωθούν Ανδρέας Νεάρχου 10
Τι είναι Έργο; Μια προσωρινή προσπάθεια που αναλαμβάνεται για την παραγωγή ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας (PMBoK 2000) Έχει, μία καθορισμένη αρχή (την έγκριση, ή απόφαση να προχωρήσει) και ένα καθορισμένο τέλος (την επίτευξη των σκοπών και στόχων). Είναι μία μοναδική («μια κι έξω») δραστηριότητα και κατά κανόνα δεν επαναλαμβάνεται. Ανδρέας Νεάρχου 11
Παράδειγμα έργου - 1 Έργο: Επέκταση και αναβάθμιση των εγκαταστάσεων επεξεργασίας υγρών αποβλήτων Δήμου Ρίου Στόχος: Εντός της επόμενης τριετίας να ολοκληρωθεί το αποχετευτικό σύστημα του Δήμου Ρίου. Σκοπός: Να καλυφθούν οι συνεχώς αυξανόμενες ανάγκες για αποχέτευση και να προστατευθεί η ποιότητα του θαλάσσιου υδάτινου περιβάλλοντος. Ο συνολικός προϋπολογισμός: 5.500.000 Διάρκεια έργου: 3 έτη.
Παράδειγμα έργου - 2 Έργο: Προμήθεια και εγκατάσταση φορητών Η/Υ στα δημοτικά σχολεία του νομού Αχαϊας. Στόχος: Αναβάθμιση υπολογιστικού εξοπλισμού δημοτικών σχολείων Σκοπός: Το Υπουργείο Παιδείας επιθυμεί να αυξήσει τις εργαστηριακές ώρες των μαθημάτων Πληροφορικής στα δημοτικά σχολεία. Συνολικός προϋπολογισμός έργου: 420.000 συμπεριλαμβανομένων 5-ετούς εγγύησης και υπηρεσιών συντήρησης Διάρκεια έργου: 6 μήνες μετά την υπογραφή της σύμβασης.
Παράδειγμα έργου - 3 Έργο: Το Ψηφιακό Άλμα του Πανεπιστημίου Πατρών: Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες μίας Στάσης. Στόχος: Παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών μίας στάσης προς όλους τους συναλλασσόμενους με το Παν/μιο Πατρών με την προμήθεια, εγκατάσταση και απαιτούμενη ανάπτυξη και παραμετροποίηση Ενιαίου Συστήματος Υπηρεσιών Ακαδημαϊκής Διοίκησης. Σκοπός: Ανάπτυξη ψηφιακών υπηρεσιών Δημόσιας Διοίκησης για όλους του συναλλασσόμενους με το Παν/μίο. Συνολικός προϋπολογισμός έργου: 2.870.280 συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. Διάρκεια έργου: 30 μήνες μετά την υπογραφή της σύμβασης. Ανδρέας Νεάρχου 14
Σχέση Έργων και άλλων Συστημάτων Παραγωγής υψηλή Project Έργου Jobbing Κατά παραγγελία Παρτίδας Ποικιλία Batch Μαζικές Mass χαμηλή Συνεχείς Continuous μικρός Όγκος μεγάλος Ανδρέας Νεάρχου 15
Φάσεις στον Κύκλο Ζωής Έργων Ανθρωποώρες Εννοιολογικός Σχεδιασμός Προγ/σμός Εκτέλεση Τερματισμός Ανδρέας Νεάρχου 16
Φάσεις στον Κύκλο Ζωής Έργων Εννοιολογικός Σχεδιασμός Καθορισμός σκοπού, αρχικών στόχων, προϋπολογισμού, δομή ανάλυσης εργασιών. Προγραμματισμός (Αναλυτικός Σχεδιασμός) - Πλήρης και λεπτομερής καθορισμός προδιαγραφών, δίκτυο διαδοχής δραστηριοτήτων, σχέδια χρονοπρογραμμάτων, πλάνα δέσμευσης πόρων Εκτέλεση Εκτέλεση της πραγματικής δουλειάς του έργου Τερματισμός Το έργο παραδίδεται στον πελάτη, οι πόροι αποδεσμεύονται, το έργο κλείνει. Ανδρέας Νεάρχου 17
Φάσεις στον κύκλο ζωής ενός έργου και οι επιδράσεις τους Ενδιαφέρον πελάτη Κόστος έργου Χρήση Πόροι Δημιουργικότητα Αβεβαιότητα Εννοιολογικός Σχεδιασμός Προγ/σμός Εκτέλεση Τερματισμός Ανδρέας Νεάρχου 18
Οι 3 Βασικές Διοικητικές Λειτουργίες στη Διαχείριση Έργων Ανδρέας Νεάρχου 19
Οι 3 Βασικές Διοικητικές Λειτουργίες Σχεδιασμός Καθορισμός στόχων Καθορισμός πόρων στη Διαχείριση Έργων Δομή ανάλυσης εργασιών (Work breakdown structure, WBS) Οργάνωση ομάδας ανάπτυξης Ανδρέας Νεάρχου 20
Οι 3 Βασικές Διοικητικές Λειτουργίες στη Διαχείριση Έργων Σχεδιασμός Καθορισμός στόχων Καθορισμός πόρων Δομή ανάλυσης εργασιών (Work breakdown structure, WBS) Οργάνωση ομάδας ανάπτυξης Χρονικός Προγ/σμός Εργασίες Χρόνοι Δίκτυο έργου Κατανομή πόρων Ανδρέας Νεάρχου 21
Οι 3 Βασικές Διοικητικές Λειτουργίες στη Διαχείριση Έργων Σχεδιασμός Καθορισμός στόχων Καθορισμός πόρων Δομή ανάλυσης εργασιών (Work breakdown structure, WBS) Οργάνωση ομάδας ανάπτυξης Χρονικός Προγ/σμός Εργασίες Χρόνοι Δίκτυο έργου Κατανομή πόρων Έλεγχος Παρακολούθηση, σύγκριση, αναθεώρηση, διόρθωση 22 Ανδρέας Νεάρχου
Σχεδιασμός έργων Καθορισμός στόχων Περιγραφή έργου Δομή ανάλυσης εργασιών έργου (WBS) Προσδιορισμός πόρων Οργάνωση έργου Ανδρέας Νεάρχου 23
Οργάνωση Έργων Ανδρέας Νεάρχου 24
Οργανωτικές δομές έργων Οργανωτική δομή κατά έργο (Pure Project) Οργανωτική δομή κατά λειτουργίες (Functional Project) Οργανωτική δομή μήτρας (Matrix Project) Ανδρέας Νεάρχου 25
Οργανωτική δομή κατά έργο «Pure Project» Κλασσική ιεραρχική δομή με έναν κύριο υπεύθυνο στον οποίο αναφέρονται άμεσα όλοι όσοι εμπλέκονται στο έργο και που συνήθως αποτελούν μια αυτοτελή ομάδα πλήρως απασχολούμενη σ αυτό. Ανδρέας Νεάρχου 26
Οργανωτική δομή κατά λειτουργίες «Functional Project» Πλεονεκτήματα Ένα μέλος μπορεί να απασχοληθεί σε πολλά έργα Η τεχνική γνώση και εμπειρία «μένει» στην ομάδα ακόμη και μετά την αποχώρηση κάποιων μελών Οι συμμετέχοντες παραμένουν στη «φυσική» τους θέση μετά την περάτωση του έργου Δημιουργείται «κρίσιμη μάζα» ειδικών για διάφορα πεδία εφαρμογών Ανδρέας Νεάρχου 27
Οργανωτική δομή μήτρας (Matrix Project) Marketing Αποθήκη R&D Λογιστήριο Έργο 1 Έργο 2 Έργο 3 Έργο 4 Ανδρέας Νεάρχου 28
Δομή ανάλυσης εργασιών (Work Breakdown Structure, WBS) Ανδρέας Νεάρχου 29
Δομή ανάλυσης εργασιών (Work Breakdown Structure, WBS) 1. 2. 3. 4. Έργο Κύριες εργασίες στο έργο Υπο-εργασίες κάθε κύριας εργασίας Δραστηριότητες (ή πακέτα εργασιών) που πρέπει να ολοκληρωθούν Ανδρέας Νεάρχου 30
Έργο: MS-Windows 10 Δομή ανάλυσης έργου (WBS) Επίπεδο Α/Α Δραστηριότητα 1 1.0 Ανάπτυξη του Λ.Σ. Windows 10 2 1.1 Ανάπτυξη των GUIs 2 1.2 Εγγύηση για συμβατότητα με τις προηγούμενες εκδόσεις των Windows 3 1.2.1 Συμβατότητα με Windows 8 3 1.2.2 Συμβατότητα με Windows 7 3 1.2.3 Συμβατότητα με Windows XP 4 1.2.3.1 Διασφάλιση εισαγωγής αρχείων Ανδρέας Νεάρχου 31
Έργο: Άνοιγμα Εστιατορίου - WBS Ανδρέας Νεάρχου 32
Κύρια στοιχεία ενός Έργου Φάσεις Βαθμίδες εξέλιξης του έργου. Ομαδοποίηση όμοιων εργασιών. Π.χ. Φάση ελέγχου. Φάση κατασκευής. Παραδοτέα (Deliverables) Προϊόν ή διεργασία (τυπικά στο τελευταίο επίπεδο του WBS), Μέση διάρκεια από 20 μέρες Εργασίες (ή αλλιώς Δραστηριότητες) Τμήμα δουλειάς που ανατέθηκε σε κάποιον για να εκτελεστεί σε συγκεκριμένο χρόνο Καθυστερήσεις (Lags) Καθυστέρηση μεταξύ της ολοκλήρωσης μιας εργασίας και της έναρξης της επόμενης Ορόσημα (Milestones) Γεγονός που ορίζει την σημαντική πρόοδο ή την επίτευξη ενός στόχου Πόροι Ανθρώπινο δυναμικό, εξοπλισμός, κεφάλαιο, αποθέματα πρώτων υλών Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS) Ανδρέας Νεάρχου 33 Μέθοδος διαίρεσης του έργου σε συστατικά: Φάσεις, παραδοτέα, εργασίες
Χρονοπρογραμματισμός έργων Ανδρέας Νεάρχου 34
Χρονοπρογραμματισμός έργων Καθορισμός εργασιών Αναγνώριση των σχέσεων προτεραιότητας μεταξύ εργασιών Δρομολόγηση εργασιών Ορισμός χρόνων (διάρκειας) εργασιών & κόστους Υπολογισμός απαιτήσεων σε υλικά & εργατικό δυναμικό Καθορισμός κρίσιμων εργασιών Ανδρέας Νεάρχου 35
Τεχνικές διοίκησης έργων Διαγράμματα Gantt Μέθοδος του κρίσιμου δρόμου - Critical Path Method (CPM) Μέθοδος PERT - Program Evaluation & Review Technique 1984-1994 T/Maker Co. Ανδρέας Νεάρχου 37
Διαγράμματα Gantt Εργασία Χρονική περίοδος Ιαν Φε Μαρ Απρ Μαη Ιου Ιουλ Α Β Γ Ανδρέας Νεάρχου 38
Διαγράμματα Gantt - 2 Εργασία 4 Πόρος 1 Πόρος 2 Εργασία 3 Πόρος 3 Ανδρέας Νεάρχου Αδρανής χρόνος 39 Χρόνος
Τεχνικές PERT και CPM Τεχνικές δικτύων. Αναπτύχθηκαν δεκαετία του 50 Η CPM από τους J.E. Kelly και M.R. Walker (1957). Χρησιμοποιήθηκε για τον σχεδιασμό ημερομηνιών συντήρησης σε χημικά εργοστάσια (DuPont 1957) Η PERT από τους Booz, Allen & Hamilton σε συνεργασία με το αμερικάνικο πολεμικό ναυτικό στα πλαίσια του έργου κατασκευής του πυραύλου Polaris (U.S. Navy Special Projects Office 1958) Θεωρούν σχέσεις προτεραιότητας και αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων του έργου Χρησιμοποιούν διαφορετικό τρόπο υπολογισμού του χρόνου υλοποίησης κάθε δραστηριότητας Ανδρέας Νεάρχου 41
Τα 6 κοινά βήματα για PERT & CPM 1. Καθόρισε το έργο και προετοίμασε τη δομή διάσπασης του σε δραστηριότητες (εργασίες) 2. Καθόρισε σχέσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων. (Αποφάσισε τη σειρά προτεραιότητας μεταξύ των διαφόρων δραστηριοτήτων). 3. Σχεδίασε το δίκτυο που συνδέει τις δραστηριότητες μεταξύ τους Ανδρέας Νεάρχου 42
Τα 6 κοινά βήματα για PERT & CPM 4. Εκχώρησε χρόνους και/ή κόστη σε κάθε δραστηριότητα. 5. Υπολόγισε τη διαδρομή στο δίκτυο με το μέγιστο χρόνο ολοκλήρωσης. Αυτή καλείται κρίσιμη διαδρομή. 6. Χρησιμοποίησε το δίκτυο για βοήθεια στον σχεδιασμό, προγραμματισμό και έλεγχο του έργου Ανδρέας Νεάρχου 43
Συμβολισμοί για δίκτυα έργων Κομβικά δίκτυα Τοξωτά δίκτυα (Activity on (Activity on Node AON-) Arrow -AOA-) (1) A B C A (2) C B A εκτελείται πριν τη B, που εκτελείται πριν τη C Οι A και B πρέπει να ολοκληρωθούν πριν την έναρξη της C A A B B C C (3) A B C Οι B και C δεν μπορούν να ξεκινήσουν αν δεν ολοκληρωθεί η A A B C Ανδρέας Νεάρχου 44
Συμβολισμοί για δίκτυα έργων Κομβικά δίκτυα Τοξωτά δίκτυα (Activity on (Activity on Node AON-) Arrow -AOA-) (4) A B C D Οι C και D δεν μπορούν να αρχίσουν αν δεν ολοκληρωθούν οι A και B A B C D (5) A B C D Η C δεν μπορεί να αρχίσει αν δεν ολοκληρωθούν οι A και B. Η D δεν μπορεί αν αρχίσει αν δεν ολοκληρωθεί η Β. A B C Dummy activity D Ανδρέας Νεάρχου 45
Συμβολισμοί για δίκτυα έργων Κομβικά δίκτυα Τοξωτά δίκτυα (Activity on (Activity on Node AON-) Arrow -AOA-) (6) A B D Οι B και C αν δεν ολοκληρωθεί η. Η D δεν μπορεί να αρχίσει αν δεν A B ολοκληρωθούν Dummy οι B και C. activity C C D Γεγονός έναρξης Γεγονός λήξης Ανδρέας Νεάρχου 46