Οι δημοπρασίες στον Παγκόσμιο Ιστό δημιουργούν μια καινούργια γενιά «ηλεκτρονικών» εμπόρων ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Βασικές έννοιες των Πληροφοριακών Συστημάτων Πληροφοριακά συστήματα Αλλαγές στην επιχείρηση και στο μάνατζμεντ Οσκοπός των Πληροφοριακών Συστημάτων 1
Αξία της πληροφορίας Μέχρι πρόσφατα, η ίδια η πληροφορία δεν υπολογιζόταν ως σημαντικό περιουσιακό στοιχείο μιάς επιχείρησης. Η διεργασία του μάνατζμεντ ήταν μια ατομική τέχνη προσωπικών επαφών και όχι μια παγκόσμια τηλε-διεργασία συντονισμού. Παγκοσμιοποίηση Ηεμφάνιση της παγκόσμιας οικονομίας Διοίκηση και έλεγχος στην παγκόσμια αγορά Ανταγωνισμός στην παγκόσμια αγορά Διεθνείς ομάδες εργασίας Παγκόσμια συστήματα παράδοσης Μετασχηματισμός των βιομηχανικών οικονομιών Οικονομίες που βασίζονται στη γνώση και τις πληροφορίες Παραγωγικότητα Νέα προϊόντα και υπηρεσίες Γνώση: παραγωγικό και στρατηγικό περουσιακό στοιχείο Χρονικός ανταγωνισμός Μικρότερη διάρκεια ζωής των προϊόντων Ασταθές περιβάλλον Περιορισμένη βάση γνώσης του προσωπικού Μετασχηματισμός της επιχείρησης και του επιχειρηματικού πνεύματος Λιγότερα κλιμάκια ιεραρχίας Αποκέντρωση Ευελιξία Ανεξαρτησία από συγκεκριμένο τόπο Χαμηλά έξοδα συναλλαγών και συντονισμού Παροχή εξουσιοδοτήσεων Εργασία με συνεργασίες και ομάδες 2
Προϊόνταέντασης γνώσης και πληροφοριών (knowledge and information intense products) Προϊόντα των οποίων ηπαραγωγή προυποθέτει μεγάλη εκπαίδευση και γνώση. Πληροφοριακά συστήματα 70% 60% 50% 40% 30% Σύνθεση εργατικού δυναμικού 1900 2000 στις Η.Π.Α, Επαγγελματίες Υπάλληλοι γραφείου Εργατοτεχνίτες Αγρότες Τι σημαίνει ο όρος πληροφορία; Τι είναι τα δεδομένα; Τι σημαίνει Σύστημα Πληροφοριών; 20% 10% 0% 1900 1910 1920 1930 1940 1950 1960 1970 1980 2000 Πηγή: Υπ. Εμπορίου Η.Π.Α. Τι σημαίνει ο όρος πληροφορία (Information); Δεδομένα που έχουν διαμορφωθεί έτσι ώστε να είναι κατανοητά και χρήσιμα στους ανθρώπους. Τι είναι τα δεδομένα (data); Ροές πρωτογενών στοιχείων που αντιπροσωπεύουν γεγονότα που συμβαίνουν σε οργανισμούς/ επιχειρήσεις ήστο φυσικό περιβάλλον πριν αυτά οργανωθούν και διευθετηθούν σε μορφή κατανοητή και χρήσιμη στους ανθρώπους. 3
Τι σημαίνει Σύστημα Πληροφοριών (information system); Αλληλοσχετιζόμενα στοιχεία που λειτουργούν μαζί για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και κατανομή πληροφοριών ώστε να υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων, το συντονισμό, τον έλεγχο, την ανάλυση και την απεικόνιση σε έναν οργανισμό. Δραστηριότητες με τις οποίες ένα Π.Σ. παράγει τις πληροφορίες Είσοδος (input) Ησύλληψη ήσυλλογή πρωτογενών δεδομένων μέσα από τον οργανισμό ήτο εξωτερικό περιβάλλον του με σκοπό την επεξεργασία τους σε ένα σύστημα πληροφοριών. Επεξεργασία (processing) Ημετατροπή, η κατάλληλη διαχείριση και ηανάλυση της πρωτογενούς εισόδου σε μια μορφή περισσότερο κατανοητή απο τους ανθρώπους. Εξοδος (output) Ηδιανομή των επεξεργασμένων πληροφοριών στους ανθρώπους ήστις δραστηριότητες πουθα τα χρησιμοποιήσουν. Αναπληροφόρηση (feedback) Έξοδος που επιστρέφει στα κατάλληλα μέλη της οργάνωσης για να τα βοηθήσει να αξιολογήσουν ήνα διορθώσουν την είσοδο. 4
Συστήματα πληροφοριών με υπολογιστές (computer based information systems, CBIS) Συστήματα πληροφοριών που βασίζονται σε υλικό και λογισμικό υπολογιστών για την επεξεργασία και κατανομή των πληροφοριών. Επίσημο σύστημα (formal system) Συστήματα πληροφοριών που βασίζονται σε αποδεκτούς και σταθερούς ορισμούς δεδομένων και διαδικασιών και λειτουργούν με προκαθορισμένους κανόνες. 331 Σαπούνι πιάτων ΑΑΑ 1,29 863 Καφές Λουμίδη 4,69 173 Τροφή για γάτες 0,79 331 Σαπούνι πιάτων ΑΑΑ 1,29... Δεδομένα Περιοχή: Χαλάνδρι Κατάστημα: Νο 122 ΕΙΔΟΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΠΩΛΗΣΕΙΣ (τεμ.) 331 Σαπούνι πιάτων ΑΑΑ 7,156 ΤΡΕΧΟΥΣΕΣ ΕΤΗΣΙΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ 9.231,24 Πληροφορίες Λειτουργίες ενός Συστήματος Πληροφοριών ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Προμηθευτές Πελάτες ΟΡΓΑΝΩΣΗ Είσοδος ΣΥΣΤΗΜΑΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Επεξεργασία Ταξινόμηση Διευθέτηση Υπολογισμοί Έξοδος Αναπληροφόρηση Εποπτικές Αρχές Μέτοχοι Ανταγωνιστές Ένα Σύστημα Πληροφοριών είναι μια οργανωτικήκαι διοικητική λύση, που βασίζεται στην τεχνολογία των πληροφοριών, σε μια πρόκληση του περιβάλλοντος. Οργάνωση Τεχνολογία Παιδεία συστημάτων πληροφοριών (information system literacy) Ευρεία κατανόηση των συστημάτων πληροφοριών που περιλαμβάνει τη γνώση συμπεριφορών για την οργάνωση και τα άτομα που χρησιμοποιούν συστήματα πληροφοριών, καθώς και τεχνικές γνώσεις γιά τους υπολογιστές. Παιδεία υπολογιστών (computer literacy) Γνώσεις για την τεχνολογία πληροφοριών που εστιάζει στον τρόπο λειτουργίας των τεχνολογιών που βασίζονται σε υπολογιστές. Συστήματα πληροφοριών Μάνατζμεντ 5
Οργάνωση Τα συστήματα πληροφοριών αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της οργάνωσης. Τακύρια στοιχεία μιας οργάνωσης είναιοι άνθρωποι της, η δομή και οι λειτουργικές διαδικασίες της, οι πολιτικές και η κουλτούρα της. Επιχειρηματικές λειτουργίες (business functions) Εξειδικευμένες εργασίες που γίνονται απο μια επιχειρηματική οργάνωση και περιλαμβάνουν πωλήσεις και μάρκετινγκ, παραγωγή, χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, λογιστήριο και ανθρώπινους πόρους. Πρότυπες διαδικασίες λειτουργίας (standard operating procedures, SOP) Καθιερωμένες διαδικασίες εκτέλεσης εργασιών, οι οποίες έχουν διατυπωθεί και εφαρμόζονται ώστε να ανταποκρίνονται σε αναμενόμενες συνθήκες. Οργάνωση Κύριες επιχειρηματικές λειτουργίες Λειτουργία Πωλήσεις και Μάρκετινγκ Παραγωγή Χρηματοοικονομικές υπηρεσίες Λογιστήριο Ανθρώπινοι πόροι Σκοπός Πώληση των προϊόντων και υπηρεσίες του οργανισμού Παραγωγή προϊόντων και υπηρεσιών Διαχείριση των χρηματικών περουσιακών στοιχείων (μετρητά, καταθέσεις, χρεόγραφα κλπ.) Τήρηση των οικονομικών καταστάσεων του οργανισμού (εισπράξεις, πληρωμές, έκδοση επιταγών κλπ.) Καταγραφή χρηνατικών ροών Προσέλκυση, ανάπτυξη και διατήρηση του εργατικού δυναμικού Τήρησηστοιχείων προσωπικού Μανατζμέντ Εξειδικευμένο προσωπικό (knowledge workers) Προσωπικό όπως μηχανικοί ήαρχιτέκτονες, που σχεδιάζουν προϊόντα και υπηρεσίες και δημιουργούν γνώση μέσα στην οργάνωση. Προσωπικό γραφείου (data workers) Άτομα όπως γραμματείς ή λογιστές, που διαχειρίζονται τη γραφειοκρατία του οργανισμού. Προσωπικό παραγωγής και εξυπηρέτησης (production or service workers) Εκείνοι που στην πραγματικότητα παράγουν τα προϊόντα ήτις υπηρεσίες του οργανισμού. ανώτερα στελέχη (senior managers) Εκείνοι που κατέχουν την κορυφή της ιεραρχίας σε μια οργάνωση και είναι υπεύθυνοι για τη λήψη μακροπρόθεσμων αποφάσεων. μεσαία στελέχη (middle managers) Τα στελέχη που βρίσκονται στη μέση της ιεραρχίας της οργάνωσης και είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή των σχεδίων και των στόχων των ανωτέρων στελεχών. λειτουργικά στελέχη (operational managers) Οι άνθρωποι που είναι υπεύθυνοι για την παρακολούθηση των καθημερινών δραστηριοτήτων του οργανισμού. 6
Τεχνολογία υλικό των υπολογιστών (computer hardware) Φυσικές συσκευές που χρησιμοποιούνται για τις δραστηριότητες εισόδου, επεξεργασίαςκαι εξόδου ενός συστήματοςπληροφοριών. λογισμικό των υπολογιστών (computer software) Λεπτομερείς προκαθορισμένες εντολέςπρογραμμάτων που ελέγχουν και συντονίζουν το έργοτων στοιχείωντου υλικοί των υπολογιστών σε ένα σύστημα πληροφοριών. τεχνολογία αποθήκευσης (storage technology) Φυσικά μέσα και λογισμικόπου κατευθύνει τηναποθήκευση και την οργάνωση των δεδομένων για χρήση σε ένα σύστημα πληροφοριών. τεχνολογία επικοινωνιών (communications technology) Φυσικές συσκευέςκαι λογισμικόπου συνδέει τα διάφορα μέρη του υλικού των υπολογιστώνκαι μεταφέρει δεδομένα απο μια φυσική θέση σε μια άλλη. δίκτυο (network) Δύο ήπερισσότεροι υπολογιστές συνδεδεμένοι μεταξύ τουςγια κοινή χρήση δεδομένων ήπόρων. υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών (information technology infrastructure) Υλικόυπολογιστών, λογισμικό, δεδομένα και τεχνολογία αποθήκευσης και δίκτυα που αποτελούν ένα σύνολο πόρων τεχνολογίας πληροφοριών για κοινή χρήση μέσα στον οργανισμό. Σύγχρονες προσεγγίσεις στα συστήματα πληροφοριών ΤΕΧΝΙΚΗΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ. ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΩΝ Τεχνικές προσεγγίσεις Διοίκηση επιχειρήσεων Πληροφορική Ψυχολογία MIS Επιχειρησιακή έρευνα Οικονομικά Κοινωνιολογία Προσεγγίσεις συμπεριφορών Ηαλληλεξάρτηση μεταξύ της οργάνωσης και των συστημάτων πληροφοριών. Επιχειρηματικές προκλήσεις Μάνατζμεντ Υλικό Προγραμματισμός προσφορών προϊόντων Ευκαιρίες απο τη νέα τεχνολογία Κόστος παραδοσιακών εκθεσιακώνχώρων Τεχνολογία πληροφοριών Σύστημα πληροφοριών Επιχειρηματικές λύσεις Επιχειρηματική Στρατηγική Κανόνες Διαδικασίες Αλληλεξάρτηση Λογισμικό Βάση δεδομένων Τηλεπικοινωνίες Ηλ. Υπολογιστές Παγκόσμιος Ιστός Ηλεκτρ. Ταχυδρομείο Αγοραστές Πωλητές Οργάνωση Επίδειξηεμπορεύματος Αποδοχήπροσφορών Αξιολόγηση προσφορών Γνωστοποίησηκαλύτερης προσφοράς Αύξηση εσόδων Αύξηση πελατείας Οργάνωση Σύστημα πληροφοριών 7
ΝΕΕΣ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ: ΗΔΙΚΤΥΩΜΕΝΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Μείωση επιπέδων ιεραρχίας Ανεξαρτησία της εργασίας από τον τόπο Αναδιοργάνωση ροών εργασιών Μεγαλύτερη ευελιξία στην οργάνωση Ημεταβαλλόμενη διαδικασία του μάνατζμεντ Επαναπροσδιορισμός οργανωτικών ορίων Εικονικός οργανισμός (virtual organization) Οργανισμός που χρησιμοποιεί δίκτυα για τησύνδεση ανθρώπων, περιουσιακών στοιχείων και ιδεών, με στόχοτη δημιουργία και διανομή νέων προϊόντων και υπηρεσιών, χωρίς να περιορίζεται απόπαραδοσιακά οργανωτικά όρια ή φυσικές τοποθεσίες. Διεπιχειρησιακά συστήματα (interorganizational systems) Συστήματα πληροφοριών τα οποία αυτοματοποιούν τη ροή πληροφοριών δια μέσου των οργανωτικών ορίων και συνδέουν μια εταιρεία με τους πελάτες, τους αντιπροσώπους ήτους προμηθευτές της. Ηλεκτρονικήαγορά (electronic market) Μια αγορά που δημιουργείται με τεχνολογίες υπολογιστών και επικοινωνιών, ηοποία συνδέει πολλούς αγοραστές και πωλητές. Ενας εικονικός οργανισμός ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ Βιομηχανία παραγωγής Εταιρεία σχεδιασμού Εργοστάσια Παραγωγή τη στιγμή που χρειάζεται Συνεχής αναπλήρωση αποθεμάτων Προγραμματισμός παραγωγής Πελάτες Μάρκετινγκ μέσω δικτύου Πωλήσεις μέσω δικτύου Προϊόντα επί παραγγελία Εξυπηρέτηση πελατών Αυτοματοποίησηδιαδικασιών πωλήσεων ΒΑΣΙΚΗ Εταιρεία πωλήσεων και μάρκετινγκ ΕΤΑΙΡΕΙΑ Εταιρεία εφοδιασμού Απομακρυσμένα γραφεία και ομάδες εργασίας Επικοινωνία προγραμμάτων και πολιτικών Ομαδική εργασία Ηλεκτρονική επικονωνία Προγραμματισμός ΗΕταιρεία Εταιρεία χρηματοδότησης Συνεργάτες Κοινός σχεδιασμός Εξωτερική ανάθεση Προμηθευτές Τροφοδοσία Διαχείριση αλυσίδας εφοδιασμού 8
Πως ητεχνολογία πληροφοριών αυξάνει την ευελιξία της οργάνωσης Μικρές εταιρείες Επιτραπέζια μηχανήματα, λογισμικό σχεδίασης, εργαλειομηχανές ελεγχόμενες από Η/Υ Πληροφορίες άμεσα προσπελάσιμες μέσω διαδικτύου Τα στελέχη μπορούν να λαμβάνουν τις πληροφορίες που χρειάζονται εύκολα Αρχιτεκτονική πληροφοριών (information architecture) Ηιδιαίτερη μορφή που παίρνει ητεχνολογία πληροφοριών σε ένα συγκεκριμένο οργανισμόγια την πραγματοποίηση επιλεγμένων στόχων ήλειτουργιών. ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ Συντονισμός Στρατηγικόεπίπεδο Διοικητικόεπίπεδο Μεγάλες εταιρείες Συστήματα προσαρμογής της βιομηχανικής παραγωγής Τεράστιες βάσεις δεδομένων με το ιστορικό αγορών πελατών μπορούν να αναλύονται Οι πληροφορίες μπορούν να φτάνουν εύκολα σε όλα τα επίπεδα της οργάνωσης Λειτουργικές Επιχειρηματικέ ς εφαρμογές Υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών Πωλήσεις και Μαρκετινγκ Υλικό Παραγωγή Χρηματοοικονομικό Λογιστήριο Ανθρώπινοι πόροι Λογισμικό Δεδομένα και Τεχνολογία αποθήκευσης Επίπεδο Γνώσης Λειτουργικό επίπεδο Δίκτυα Θετικές και αρνητικές επιπτώσεις των συστημάτων πληροφοριών Οφέλη των συστημάτων πληροφοριών μπορούν να εκτελούν υπολογισμούς και να κάνουν επεξεργασίες πολύ πιο γρήγορα από τους ανθρώπους βοηθούν τις εταιρείες να μαθαίνουν περισσότερα για τις αγοραστικές συνήθειες και προτιμήσεις των πελατών τους αυξάνουν την παραγωγικότητα με υπηρεσίες όπως τα ΑΤΜ, τα τηλεφωνικά συστήματα κλπ. βοήθησαν στην πρόοδο της Ιατρικής με το Διαδίκτυο διανέμονται πληροφορίες άμεσα σε εκατομύρια ανθρώπους σε όλο τον κόσμο Θετικές και αρνητικές επιπτώσεις των συστημάτων πληροφοριών Αρνητικές επιπτώσεις συστημάτων πληροφοριών μπορούν να καταργήσουν θέσεις εργασίας δίνουν τη δυνατότητα να συγκεντρώνονται προσωπικά δεδομένα που παραβιάζουν την ιδιωτικότητα πιθανή διακοπή λειτουργία τους μπορεί να παραλύσει την επιχείρηση δημιουργούν προβλήματα υγείας όπως κακώσεις και τεχνοάγχος το Διαδίκτυο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διανέμονται παράνομα αντίγραφα λογισμικού, βιβλίων, μουσικής και άλλου υλικού προστατευόμενου απο πνευματικά δικαιώματα 9
1. 2. 3. 4. 5 6, Σύγκριση Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης χειρογραφικών και αυτώνπου στηρίζονται στον Η/Υ Κατανόησητης τεχνολογίας Ανάπτυξη Προδιαγραφών Διαχείρισητης Ανάπτυξης του Συστήματος Μετατροπήκαι Εγκατάσταση Ευκαμψία Απόδοση Χειρογραφικό Σύστημα Εύκολη. Συνήθως ανθρώπινη επεξεργασία ήλειτουργία απλών μηχανών Πολύ περιγραφικές και εύκολα με ταβαλλόμενες όταν τοθελήσουμε Εύκολη μεαπλές διαδικασίες Συνήθως εύκολη διαδικασία μελίγες προσθήκες ήαλλαγές Συνήθως μεγάλη ευκολία αλλαγών διαδικασιών Μικρήςταχύτητας καιακρίβειας με περιορισμένη δυνατότητα επεξεργασίας. Ορισμένες εφαρμογές δεν μπορούν να γίνουν σετέτοιοσύστημα π.χ. κρατήσεις θέσεωναεροπορικών εταιρειών Σύστημα με Η/Υ Δύσκολη. Πρωτότυπη και ελάχιστα κατανοητή τεχνολογία απόμέρους των χρηστών. Μια τυπική διαδικασία απαιτεί μεγάλη ακρίβεια και λεπτομέρεια. Πρέπει να προδιαγραφεί σωστά απότην αρχή. Πολύ δύσκολο να συμπληρωθεί χωρίς καθυστέρηση και χωρίς υπέρβαση προϋπολογισμού. Μπορεί να είναι μια δύσκολη διαδι κασία που να απαιτεί σημαντικές αλ λαγές και εκπαίδευση προσωπικού. Συνήθως μικρή. Συχνά πολύ δύσκολες οι μετατροπές ήαλλαγές διαδικασιών και με υψηλόκόστος. Μεγάλη ταχύτητα και ακρίβεια. Χαμηλού κόστους λειτουργία και δυνατότητα επεξεργασίας μεγάλου όγκου πληροφοριών. Είδησυστημάτωνπληροφοριών Αιτιοκρατικά Συστήματα: Χαρακτηρίζονται αυτά που οι εκροέςμας δίνουν βέβαιη πρόβλεψη γεγονότων και τα στοιχεία τους είναι σε αυστηρά καθορισμένη σχέση μεταξύ τους. Ημηχανή του αυτοκινήτου, οηλεκτρονικός υπολογιστής, τα βιομηχανικά ρομπότ ανήκουν στην κατη γορία των Αιτιοκρατικών Συστημάτων. Σε ένα ΑιτιοκρατικόΣύστημα ηκατάσταση του (S) σε μια δεδομένη χρονική στιγμή (t) είναι συνάρτηση του χρόνου (t) και της εισόδου (Ι) σε αυτό: S = f(t, I) Πιθανοσυστήματα: Σε αντίθεση με τα Αιτιοκρατικά, τα Πιθανοσυστήματα παρέχουν αβέβαιη πρόβλεψη γεγονότων. Τα φυσικά και μεικτά συστήματα ανήκουν σε αυτή τη κατηγορία. Ηακριβήςπρόβλεψη γεγονότων σ' έναν ανθρώπινο οργανισμό, ασθένεια κ.λπ. είναι αδύνατη, όπως αδύνατη είναι και ηπρόβλεψη γεγονότων σ' ένα εμπορικό κατάστημα τη στιγμή που μέσα σ' αυτό βρίσκονται άνθρωποι με άγνωστες διαθέσειςκαι προθέσεις. Είδησυστημάτωνπληροφοριών Κλειστά Συστήματα: Είναι τα Συστήματα τα οποία έρχονται σε επαφή με τοπεριβάλλον τουςμόνο μέσα απότην τυπική διαδικασία εισόδου - εξόδου που τους εξασφαλίζει όμωςμόνο μια σύντομη διάρκεια ζωής. Το μέχρι το 1990 μεταπολεμικόκαθεστώςτηςαλβανίας αποτελεί τυπική περίπτωση κλειστού κοινωνικοπολιτικού Συστήματος το οποίο επί δεκα ετίεςλειτούργησε στη βάση συγκεκριμένων διπλωματικών και εμπορι κών σχέσεωνμε άλλες χώρες αρνούμενο την οποιαδήποτε πολιτιστική επιρροή και επίδραση. Ανοικτά Συστήματα: Σε αντίθεση με τα Κλειστά, τα Ανοικτά Συστήματα έχουν άτυπη αλληλεπίδραση με τοπεριβάλλον τους, προσαρμοζόμενα σε νέα δεδομένα και απαιτήσεις εξασφαλίζονταςμεγαλύτερο κύκλοζωής. Τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, που αποτελούν αντι κείμενο αυτού του δοκιμίου, στοβαθμόμάλιστα που χρησιμοποιούντεχνολογία Ηλεκτρονικών Υπολογιστών με τη γνωστή εκρηκτική εξέλιξη, ανήκουν στην κατηγορία των Ανοικτών Συστημάτων. Ευσταθή Συστήματα: Χαρακτηρίζονται αυτά στα οποία γίνεται τακτικός έλεγχοςτηςπαραγόμενης εκροής. Τα Συστήματα Παραγωγής ανήκουν σ' αυτήν την κατηγορία Συστημάτων. Είδησυστημάτωνπληροφοριών συστήματα λειτουργικούεπιπέδου (operational-level systems) Συστήματα πληροφοριών τα οποία παρακολουθούν τις στοιχειώδεις δραστηριότητες και συναλλαγές του οργανισμού. συστήματα επιπέδουγνώσης (knowledge-level systems) Συστήματα πληροφοριών που υποστηρίζουν τοεξειδικευμένοπροσωπικό ενός οργανισμού. συστήματα διοικητικούεπιπέδου (management-level systems) Συστήματα πληροφοριών που εξυπηρετούν την παρακολούθηση, τον έλεγχο, τηλήψη αποφάσεων, και τις διοικητικές δραστηριότητες των μεσαίων στελεχών. συστήματα στρατηγικούεπιπέδου (strategic-level systems) Συστήματα πληροφοριών που υποστηρίζουν τις δραστηριότητες μακροπρόθεσμου προγραμματισμού των ανώτερων στελεχών. 10
Βασικές εφαρμογές Π.Σ. στον οργανισμό Τύποι συστημάτωνπληροφοριών συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (transaction processing systems, TPS) Μηχανογραφημένα συστήματα τα οποία εκτελούν και καταγράφουν τις τρέχουσες καθημερινές συναλλαγές που είναι απαραίτητες για τη διεξαγωγή της επιχειρηματικής δραστηριότητας εξυπηρετούν τολειτουργικόεπίπεδοτου οργανισμού. συστήματα γνώσης (knowledge work systems, KWS) Συστήματα πληροφοριών που βοηθάνε τοεξειδικευμένοπροσωπικόστη δημιουργία και αφομοίωση νέας γνώσης στον οργανισμό. συστήματα γραφείου (office systems) Συστήματα υπολογιστών, όπως επεξεργαστέςκειμένου, ηλεκτρονικόταχυδρομείο, και συστήματα προγραμματισμού, τα οποία έχουν, σκοπότην αύξηση της παραγωγικότητας των υπαλλήλων γραφείου. συστήματα πληροφοριών διοίκησης (management information systems, MIS) Συστήματα πληροφοριών στοδιοικητικόεπίπεδοενός οργανισμού, τα οποία υποστηρίζουν κυρίως τις λειτουργίες προγραμματισμού, ελέγχου, καιλήψης αποφάσεων καιεκδίδουν τακτικές συνοπτικές αναφορές και αναφορές αποκλίσεων. συστήματα υποστήριξης αποφάσεων (decision-support systems, DSS) Συστήματα πληροφοριών στοδιοικητικόεπίπεδοενός οργανισμού, τα οποία συνδυάζουν δεδομένα καιεξελιγμένα αναλυτικά μοντέλαή εργαλεία ανάλυσης δεδομένων για να υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων σε έκτακτα θέματα. 11
Τύπος συστήματος ESS DSS MIS KWS Συστήματα γραφείου Χαρακτηριστικά των συστημάτων επεξεργασίας πληροφοριών Πληροφορίες εισόδου Συγκεντρωτικά δεδομένα εξωτερικά, εσωτερικά Δεδομένα μικρού όγκου ή μαζικές βάσεις δεδομένων βελτιστοποιημένεςγια ανά λυση δεδομένων αναλυτι κά μοντέλα και εργαλείαανάλυσης δεδομένων Συνοπτικά δεδομένα συναλλαγών δεδομένα μεγάλου όγκου απλά μοντέλα Προδιαγραφές σχεδιασμού βάσεις γνώσεις Έγγραφα χρονοδιαγράμ ματα Επεξεργασία Γραφικά προσομοιώσεις αλληλεπίδραση Αλληλεπίδραση προσομοιώσεις ανάλυση Τρέχουσεςαναφορές απλά μοντέλα ανάλυση κατωτέ ρου επιπέδου Κατασκευή μοντέλων προ σομοιώσεις Διαχείριση εγγράφων χρονοπρογραμματισμός επικοινωνία Πληροφορίες εξόδου Προβλέψεις απαντήσεις σε ερωτήματα Ειδικές αναφορές αναλύσεις αποφάσεων απαντήσεις σε ερωτήματα Συνοπτικές αναφορές και αναφορές αποκλίσεων Μοντέλα γραφικά Έγγραφα προγράμματα ταχυδρομείο Χρήστες Ανώτερα στελέχη Εξειδικευμένο προσωπικό" διευθυντές τομέων Μεσαία στελέχη Εξειδικευμένο προσωπικό τεχνικό προσωπικό Υπάλληλοι γραφείου TPS Ταξινόμηση κατάταξη συγχώνευση ενημέρωση Αναλυτικές αναφορές καταστάσεις περιλήψεις Υπαλληλικό προσωπικό προϊστάμενοι Κύριες Λειτουργίες Διαφόρων Πληροφοριακών Συστημάτων TRANSACTION PROCESSINGSYSTEMS 1 Συλλογή-Εισαγωγή δεδομένων 2 Ταξινόμηση δεδομένων 3 Ενημέρωση δεδομένων 4. Επεξεργασία δεδομένων 5 Έλεγχος δεδομένων 6 Εκτυπώσεις δεδομένων STRUCTURED DECISION SYSTEMS 1 Προβλέψεις μέσω ανάλυσης δεδομένων 2 Προγραμματισμός πόρων 3 Αναλύσεις οικονομικές 4 Αποτιμήσεις περιουσιακών στοιχείων 5 Συσχετίσεις επιχειρησιακών μεγεθών με τα αντίστοιχα κλαδικά στοιχεία 6 Έλεγχος χρηματικής ροής 7 Στατιστικές εκτυπώσεις DECISION SUPPORT SYSTEMS 1 Επίλυση μη δομημένων προβλημάτων μέσω μοντέλων 2 Δίνονται απαντήσεις σε ερωτήματα του τύπου: τι θα συμβεί εάν... (what if?) 3 Στηρίζονται σε εξωτερικά δεδομένα 4 Ηκρίση του manager είναι καθοριστική στη λύση των προβλημάτων ΚύριαΥποσυστήματα Λειτουργιών Επιχειρησιακού Παραγωγικού Οργανισμού Σύστημα επεξεργασίας (TPS) Μισθοδοσίας Κύρια Υποσυστήματα Marketing Παραγωγή Διοικητική Μέριμνα Προσωπικό Οικονομικά/Λογιστικά Επεξεργασία Πληροφοριών Διοίκηση Μερικές Τυπικές Χρήσεις Λειτουργιών Προεκτίμηση και στρατηγική πωλήσεων, ανάλυση δεδομένων πελατών και πωλήσεων Σχεδιασμός και προγραμματισμός της παραγωγής, ανάλυση ελέγχου κόστους Προγραμματισμός και έλεγχος προμηθειών, διαχείριση αποθεμάτων, διανομή Προγραμματισμός απαιτήσεων σε προσωπικό, ανάλυση αποδοτικότητας, διαχείριση μισθών Οικονομική ανάλυση, κοστολόγηση, προσδιορισμός απαιτήσεων σε κεφάλαιο, έσοδα Σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων, ανάλυση κόστους-ωφέλειας Στρατηγικός Σχεδιασμός, καταμερισμός επενδύσεων 12
Τυπικές εφαρμογές TPS Συστήματα γραφείου επεξεργασία κειμένου (word processing) Τεχνολογία υλικού και λογισμικού που διευκολύνει τη δημιουργία εγγράφων μέσω μηχανογραφημένης επεξεργασίας κειμένου, μορφοποίησης, αποθήκευσης, καιεκτύπωσης. ηλεκτρονική έκδοση εντύπων (desktop publishing) Τεχνολογία που παράγει έγγραφα με επαγγελματικήεκδοτική ποιότητα, συνδυάζοντας την έξοδοτου λογισμικού επεξεργασίας κειμένου με σχεδιαστικά στοιχεία, γραφικά, καιειδικές δυνατότητες διάταξης σελίδας. συστήματα ψηφιοποίησης εγγράφων (document imaging systems) Συστήματα που μετατρέπουν έγγραφα και εικόνες σε ψηφιακή μορφή, έτσι ώστε να αποθηκεύονται και να προσπελάζονται με χρήση υπολογιστή. Τροφοδοσία δεδομένων από συστήματα TPS σε MIS Παράδειγμα αναφοράς από MIS 13
Τμήμα Φυσικής Εξοπλισμός Λογισμικό Βάση Δεδομένων Διαδικασίες Προσωπικό Λειτουργίας Φυσική Δομή Πληροφοριακού Συστήματος Διοίκησης Περιγραφή Δομής ΠΣΔ Αναφέρεται στον εξοπλισμό πληροφορικής καιστις υπόλοιπες διασυν-δεδεμένες συσκευές. Σκοπός του εξοπλισμού είναι να εξυπηρετήσει τις εξής λειτουργίες: 1. Εισαγωγή στοιχείων 2. Εξαγωγή πληροφοριών 3. Δευτερεύουσα αποθήκευσηγια δεδομένα και προγράμματα 4. Κεντρική επεξεργασία (υπολογισμούς, ελέγχους και πρωτεύουσα μνήμη) 5. Επικοινωνίες Το λογισμικό αποτελεί ευρεία έννοια που χρησιμοποιείται να δηλώσει τις εντολές που κατευθύνουν τη λειτουργία του εξοπλισμού. Οι δύο βασι-κοί τύποιλογισμικού είναι το Λογισμικό Συστήματος (System Software) και το Λογισμικό Εφαρμογών (Application Software). ΗΒάση Δεδομένων περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα με την απαραίτητη διασύνδεση που διαχειρίζεται το Λογισμικό Εφαρμογών. Ένα αυτόνομο τμήμα αποθηκευμένων δεδομένων συνήθως αποκαλείταιαρχείο. Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ταινίες, δίσκους κ.λπ. που είναι μονάδες βοηθητικήςή περιφερειακής μνήμης. Οι διαδικασίες αποτελούν φυσικότμήμα της δομής ενός ΠΣΔ καθώς υφίστανται καταγεγραμμένες και χρησιμοποιούνται για τηνυποστήριξη της λειτουργίας του Συστήματος. Υπάρχουν οι παρακάτω βασικές κατή-γορίες διαδικασιών: 1. Χρήσης και Λειτουργίας 2. Επεξεργασίας 3. Ασφάλειας 4. Αναβάθμισης και Ανανέωσης Διαχειριστές Συστημάτων, Αναλυτές Συστημάτων, Προγραμματιστές, Προσωπικό Εισαγωγής Στοιχείων κ.λπ. Χρήστης Υπαλληλικό Προσωπικό Προϊστάμενοι Τμημάτων Ειδικευμένο Προσωπικό Διευθυντές ΧρήστεςΗλεκτρονικού Πληροφοριακού Συστήματος Χρήση Συναλλαγές, επεξεργασίαεισερχομένων στοιχείων και διερευνήσεις Λειτουργικά δεδομένα. Υποστήριξη σχεδιασμού, προγραμματισμού, αναγνώρισης μη ομαλών λειτουργιών και λήψη αποφάσεων. Πληροφορίες προς ανάλυση. Υποστήριξη στηνανάλυση, το σχεδιασμό και τη σύνταξη εκθέσεων. Τακτικές εκθέσεις Ειδικές αναζητήσεις και διερευνήσεις σκοπιμότητας Ειδικές αναλύσεις και αναλύσεις σκοπιμότητας Ειδικές εκθέσεις Υποστήριξη στην αναζήτηση προβλημάτων και αναγνώρισης ευκαιριών Υποστήριξη στην ανάλυση και λήψη αποφάσεων 14