Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 1 από 6 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο ορθολογικός και έγκαιρος προγραμματισμός των έργων που πρόκειται να διαχειριστεί ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ κατά το επόμενο έτος, ώστε να διασφαλιστεί η βέλτιστη κατανομή των διαθέσιμων πόρων, η έγκαιρη προώθηση των ενεργειών ωρίμανσής τους και η αποτελεσματική υλοποίησή τους. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για τα έργα που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ και αφορούν σε προμήθειες και υπηρεσίες, καθώς και για τις ενέργειες που εκτελούνται με ίδια μέσα, ανεξαρτήτως του φορέα χρηματοδότησης. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ2-01: Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου - Προγραμματισμός απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης Δ1-02: Επανεξέταση αναθεώρηση ετήσιου Προηγείται της. Μέρος των αποτελεσμάτων της Δ2-01 τροφοδοτούν την. Έπεται της. προγράμματος 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Προτάσεις οι οποίες έχουν υποβληθεί προς χρηματοδότηση, κατόπιν σχετικής έγκρισης της ΕΔΕΛ Έργα που βρίσκονται σε εξέλιξη Επιχειρησιακά Προγράμματα και λοιπά χρηματοδοτικά πλαίσια Προσκλήσεις Διαχειριστικής Αρχής ή άλλων φορέων χρηματοδότησης Διαθέσιμοι πόροι Απολογισμός προηγούμενου ετήσιου προγράμματος 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα έργων
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 2 από 6 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Υπουργική απόφαση 679/22.8.96, ΦΕΚ 826/1996, τ. Β` «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 "σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας"» Οδηγός Διαχείρισης και Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Ν. 1404/83, ΦΕΚ 173/83, τ.α, «Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2916/01, ΦΕΚ 114/11-6-01, τ.α, «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής Ν. 3549/2007, ΦΕΚ 69/20-3-07, τ. Α, «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων.» Π.Δ. 160/2008, ΦΕΚ 220/3-11-08, τ. Α. «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Υ.Α. Ε5/1585/1984, ΦΕΚ 191/1984, τ. Β, «Εσωτερική διάρθρωση, οργάνωση και λειτουργία των Τ.Ε.Ι.» ΠΔ 222/2002, ΦΕΚ 207/2002, τ.α «Οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Χαλκίδας» Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Απόφαση της 9ης/28-4-2009 συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1α, που αφορά την έγκριση του οργανογράμματος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία κατάρτισης του ετήσιου προγράμματος έργων περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Εκτίμηση και καταγραφή αναγκών 2. Κατάρτιση συνολικής πρότασης Ετήσιου Προγράμματος έργων 3. Έγκριση Ετήσιου Προγράμματος έργων 4. Ενημέρωση Μονάδων Γραμματείας ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ.
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 3 από 6 7.1. ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΑΝΑΓΚΩΝ Η «Επιτροπή Κατάρτισης Ετήσιου Προγράμματος Έργων» αποστέλλει προς όλους τους Υπευθύνους Έργων που βρίσκονται σε εξέλιξη, καθώς και Υπευθύνους προτάσεων οι οποίες έχουν υποβληθεί προς χρηματοδότηση, κατόπιν σχετικής έγκρισης της ΕΔΕΛ, αίτημα προκειμένου να προβούν σε εκτίμηση και καταγραφή των αναγκών των σχετικών έργων για το επόμενο έτος, η οποία θα περιλαμβάνει κατ ελάχιστον τον προγραμματισμό υλοποίησης φυσικού και οικονομικού αντικειμένου για το επόμενο έτος, την προβλεπόμενη χρηματοδότηση, τις ανάγκες απασχόλησης προσωπικού και τον προγραμματισμό σύναψης συμβάσεων με εξωτερικούς αναδόχους για προμήθεια προϊόντων ή/και παροχή υπηρεσιών. Στην περίπτωση έργων που δομούνται σε υποέργα, τα έγγραφα εκτίμησης και καταγραφής αναγκών που διαβιβάζουν οι Υπεύθυνοι Έργων προς την Επιτροπή πρέπει να συνοδεύονται από αντίστοιχες εισηγήσεις των Υπευθύνων Υποέργων (εφόσον έχουν οριστεί), όσον αφορά την εκτίμηση και καταγραφή αναγκών των Υποέργων. Σημειώνεται ότι η εκτίμηση των αναγκών πρέπει να βασίζεται στον τεχνικό και λειτουργικό σχεδιασμό του έργου, ο οποίος πραγματοποιείται στα πλαίσια της διαδικασίας Δ2-01, εξειδικεύοντας στις ανάγκες του επομένου έτους. Η εκτίμηση και καταγραφή αναγκών ολοκληρώνεται και κατατίθεται προς την «Επιτροπή Κατάρτισης Ετήσιου Προγράμματος Έργων» το αργότερο μέχρι το τέλος Οκτωβρίου του προηγούμενου έτους. 7.2. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΝΟΛΙΚΗΣ ΠΡΟΤΑΣΗΣ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΈΡΓΩΝ Η «Επιτροπή Κατάρτισης Ετήσιου Προγράμματος Έργων» συγκεντρώνει και επεξεργάζεται τα δεδομένα που έχουν προκύψει από το βήμα Εκτίμησης και Καταγραφής Αναγκών Έργων, και λαμβάνοντας υπόψη τους διαθέσιμους πόρους και τα συμπεράσματα από τον απολογισμό του προηγούμενου ετήσιου προγράμματος, καθώς και συνυπολογίζοντας τα Επιχειρησιακά Προγράμματα και λοιπά χρηματοδοτικά πλαίσια και τις τρέχουσες ή μελλοντικές προσκλήσεις καταρτίζει την εισήγηση του ετησίου προγράμματος έργων, η οποία αποτυπώνεται στο έντυπο: -Ε-01: "Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων". 7.3. ΈΓΚΡΙΣΗ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΈΡΓΩΝ Η εισήγηση εξετάζεται από την ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ. Σε αυτό το επίπεδο ανασκόπησης και οριστικοποίησης του προγράμματος εξετάζεται η προτεραιότητα υλοποίησης των έργων σε συνδυασμό με τους συνολικά διαθέσιμους πόρους, με βάση κριτήρια όπως: Α) αν έχει ήδη εγκριθεί η χρηματοδότησή του
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 4 από 6 Β) ενδεχόμενη ανελαστικότητα στο πρόγραμμα υλοποίησής του, όπως π.χ. αν οφείλει να ολοκληρωθεί εντός του επομένου έτους, κλπ. Το τελικό εγκεκριμένο από την ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ ετήσιο πρόγραμμα έργων περιλαμβάνει τα έργα που πρόκειται να ξεκινήσουν εντός του υπό εξέταση έτους είτε ως ωρίμανση είτε ως υλοποίηση, καθώς και αυτά τα οποία βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη και έχουν υπόλοιπο προς υλοποίηση εντός του έτους, με προσδιορισμό των έργων που εκτιμάται ότι θα συγχρηματοδοτηθούν. Η έγκριση του ετήσιου προγράμματος ολοκληρώνεται το αργότερο μέχρι τέλους του μηνός Δεκεμβρίου του προηγούμενου έτους. 7.4. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΜΟΝΑΔΩΝ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Μετά την έγκριση του προγράμματος γίνονται με την ευθύνη της Γραμματείας της ΕΔΕΛ όλες οι απαραίτητες ενέργειες σχετικής ενημέρωσης όλων των άμεσα εμπλεκόμενων (π.χ. Υπεύθυνοι Έργων), στις οποίες περιλαμβάνεται ενδεικτικά η κοινοποίηση του ετήσιου προγράμματος ή περίληψής του.
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 5 από 6 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ2-01: Τεχνικός και Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου - Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Έναρξη διαδικασίας Έναρξη διαδικασίας Επιτροπή Κατάρτισης Ετήσιου Προγράμματος Έργων Αποστολή εγγράφου προς Υπευθύνους Έργων για την εκτίμηση και καταγραφή αναγκών έργων Υπεύθυνοι Έργων Κατάρτιση εγγράφων εκτίμησης και καταγραφής αναγκών έργων Υποβολή ετήσιου προγράμματος έργων προς έγκριση Επιτροπή Κατάρτισης Ετήσιου Προγράμματος Έργων Συγκέντρωση - Επεξεργασία δεδομένων / Κατάρτιση συνολικής πρότασης ετήσιου προγράμματος έργων και υποβολή προς έγκριση Έντυπο ετήσιου προγράμματος έργων ( -Ε-01) Απόφαση έγκρισης ετήσιου προγράμματος Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Έγκριση του ετήσιου προγράμματος έργων Γραμματεία ΕΔΕΛ Ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων Φάκελος Ετήσιου Προγραμματισμού έργων Τέλος διαδικασίας 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Υπεύθυνοι Έργων Εκτίμηση και καταγραφή αναγκών έργων
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 6 από 6 «Επιτροπή Κατάρτισης Ετήσιου Προγράμματος Έργων» του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Αποστολή εγγράφου προς τους Υπευθύνους Έργων για την υποβολή εκτίμησης και καταγραφής αναγκών έργων Συγκέντρωση εγγράφων εκτίμησης και καταγραφής αναγκών έργων Επεξεργασία δεδομένων και κατάρτιση συνολικής πρότασης ετήσιου προγράμματος Υποβολή/Εισήγηση στην ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ για την έγκριση του ετήσιου προγράμματος Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού (ΕΔΕΛ) ΤΕΙ-Χ Έγκριση του ετήσιου προγράμματος έργων Γραμματεία ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων για την έγκριση του ετήσιου προγράμματος έργων 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ -Ε-01 Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων (εσωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Ηλεκτρονικό αρχείο ετήσιων προγραμμάτων έργων σε Η-Υ της Γραμματείας του ΕΛΚΕ. 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΤΗΣΙΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΈΡΓΩΝ Φάκελος Ετήσιου Προγραμματισμού Έργων Έγγραφα εκτίμησης και καταγραφής αναγκών έργων Υποβολή ετήσιου προγράμματος προς έγκριση Απόφαση έγκρισης ετήσιου προγράμματος Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα