Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 1 από 5 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο έλεγχος της προόδου και η παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος του έργου, καθώς και ο εντοπισμός τυχόν αποκλίσεων ή προβλημάτων που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή και απρόσκοπτη ολοκλήρωση του έργου, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η έγκαιρη ενημέρωση των εμπλεκόμενων στο έργο φορέων και προσώπων και να λαμβάνονται τα κατάλληλα μέτρα. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ4-01: Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Δ4-03: Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Δ4-04: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ5-02: Διεκπεραίωση πληρωμών Δ4-06: Επικοινωνία και ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Έπεται και τροφοδοτείται από τη, αλλά ενδεχομένως και να τροφοδοτεί τη. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Έπεται και τροφοδοτείται από τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύμβαση ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Σχέδιο Διαχείρισης (ΣΔΕ) 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Επικαιροποιημένο αναλυτικό χρονοδιάγραμμα έργου Πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης έργου (ενημερωμένο).
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 2 από 5 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013», άρθρο 21 παρ.2 και 3. Π.Δ. 60/2007 «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών, όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005» Π.Δ. 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου (Κ.Π.Δ.)», άρθρο 38. Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» ΠΔ 160/2008 (ΦΕΚ Α 220/3.11.2008) «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις» ΠΔ 432/05.05.1981 «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/22.08.1996 (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Πάτρας, 2008, Πάτρα 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία ελέγχου προόδου έργου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Τήρηση Φακέλου 2. Παρακολούθηση Έλεγχος προόδου έργου 3. Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων. 7.1. ΤΗΡΗΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ ΈΡΓΟΥ Με ευθύνη της ς της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας τηρείται ο Φάκελος, σύμφωνα με τις προδιαγραφές που τέθηκαν στο
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 3 από 5 Σχέδιο Διαχείρισης του (ΣΔΕ), στο πλαίσιο της διαδικασίας Δ4-0.1: "Κατάστρωση σχεδίου διαχείρισης έργου". Ο Φάκελος ενημερώνεται συστηματικά από τον Υπεύθυνο με όλα τα έγγραφα και δικαιολογητικά που αφορούν το έργο, από τη φάση ωρίμανσης ως την ολοκλήρωσή του και ελέγχεται τακτικά από τη της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας η πληρότητα των περιεχόμενων εγγράφων. 7.2. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΈΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΈΡΓΟΥ Ο Υπεύθυνος και η Ομάδα Διαχείρισης, εφόσον συγκροτείται, σε συνεργασία με τη, παρακολουθούν και ελέγχουν την τήρηση των χρονικών δεσμεύσεων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο αναλυτικό χρονοδιάγραμμα του έργου, έτσι όπως αυτό αποτυπώνεται στο Σχέδιο Διαχείρισης, σε τακτική βάση. Ενδεικτικά στοιχεία που συλλέγονται από τον Υπεύθυνο και την Ομάδα Διαχείρισης, εφόσον συγκροτείται, και κοινοποιούνται στις εμπλεκόμενες Μονάδες της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας είναι: Πρόοδος ανάληψης νομικών δεσμεύσεων, πρόοδος επίτευξης ποσοτικών στόχων που έχουν τεθεί με βάση τις αρχικά αναληφθείσες νομικές δεσμεύσεις Έγκαιρη ολοκλήρωση των επιμέρους εργασιών του υποέργου Εμπρόθεσμη παράδοση και διεκπεραίωση των διαδικασιών παραλαβής των προβλεπόμενων παραδοτέων Τα στοιχεία προόδου που συλλέγονται από τον Υπεύθυνο ή την Ομάδα Διαχείρισης εφόσον συγκροτείται, ελέγχονται και εισάγονται από τη στο Πληροφοριακό Σύστημα. Τα στοιχεία προόδου αποτελούν εισροή για τη συμπλήρωση των Δελτίων Πράξης και Υποέργου καθώς και των Δελτίων Δήλωσης Δαπανών Υποέργου. Η διασφαλίζει την ομαλή λειτουργία του Πληροφοριακού Συστήματος και επιλύει προβλήματα που τυχόν αναφύονται κατά την τροφοδότησή του. 7.3. ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ Με ευθύνη του Υπεύθυνου και της Ομάδας Διαχείρισης, εφόσον συγκροτείται, ενημερώνεται το αναλυτικό χρονοδιάγραμμα των εργασιών του έργου και επισημαίνονται τυχόν αποκλίσεις και ενδεχόμενοι κίνδυνοι μη τήρησης των χρονικών δεσμεύσεων εκ μέρους του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, ως Δικαιούχου. Σε αυτήν την περίπτωση, Ο Υπεύθυνος ενεργεί και συνεργάζεται με τη, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη διαδικασία Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών".
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 4 από 5 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ4-01: Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έναρξη διαδικασίας Τήρηση Φακέλου Υπεύθυνος Ενημέρωση Φακέλου Φάκελος έργου "Τίτλος " Αναλυτικό Χρονοδιάγραμμα Εργασιών Έκδοση (μήνας έτος) Υπεύθυνος Ομάδα Διαχείρισης Συλλογή / Επεξεργασία στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του έργου Δ5-02: Διεκπεραίωση Πληρωμών Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Εργου Υπεύθυνος Ομάδα Διαχείρισης Έλεγχος προόδου έργου Ενημέρωση του Πληροφοριακού Συστήματος Διασφάλιση ομαλής λειτουργίας του Δ4-03: Διαχείριση Προβλημάτων και Αλλαγών Δ4-04: Πιστοποίηση Φυσικού Αντικειμένου Αναφορές Πληροφοριακού Συστήματος Εσωτερικής Έκδοση (μήνας έτος) Υπεύθυνος Ομάδα Διαχείρισης Ενημέρωση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων Τέλος διαδικασίας Δ4-03: Διαχείριση Προβλημάτωνκαι Αλλαγών Δ4-06: Επικοινωνία και ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 5 από 5 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Υπεύθυνος Ενημέρωση Φακέλου Επεξεργασία στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του έργου Έλεγχος προόδου έργου Ενημέρωση του χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων Ενημέρωση του Πληροφοριακού Συστήματος της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Έλεγχος προόδου έργου Τήρηση Φακέλου Ενημέρωση του Πληροφοριακού Συστήματος Διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας του Πληροφοριακού Συστήματος και επίλυση προβλημάτων που πιθανόν αναφύονται κατά την τροφοδότησης του συστήματος 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ /-----------------------------------------------------------------------------------------------------/ 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Εφαρμογή Excel, στην οποία αποτυπώνονται τα στοιχεία προόδου φυσικού αντικειμένου (χρονοδιάγραμμα, δείκτες εκροών κλπ.) 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου <τίτλος έργου> Αναλυτικό χρονοδιάγραμμα εργασιών έργου Έκδοση (μήνας έτος) Αντίγραφα εκτυπώσεων αναφορών πληροφοριακού συστήματος εσωτερικής παρακολούθησης έργου Έκδοση (μήνας έτος)