Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 1 από 5 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η καθιέρωση της διεργασίας επανεξέτασης του ετησίου προγράμματος έργων και αναθεώρησής του, εφόσον παρουσιαστούν αλλαγές σε σχετικά με αυτό εξωτερικά ή και εσωτερικά δεδομένα, προκειμένου να λαμβάνονται τα απαιτούμενα μέτρα για την αντιμετώπιση αποκλίσεων και αστοχιών. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για τα έργα που περιλαμβάνονται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, καθώς και για νέα προς ένταξη στο πρόγραμμα έργα. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ1-01: Κατάρτιση ετησίου προγράμματος Δ4-03: Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Δ2-01: Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου - Προγραμματισμός απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης Προηγείται και σε αυτό βασίζεται η. Προηγείται και τροφοδοτεί τη. Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα Προβλήματα που εντοπίστηκαν στα υλοποιούμενα έργα και διορθωτικές ενέργειες που αποφασίστηκαν Νέες προσκλήσεις Επιχειρησιακών Προγραμμάτων 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» ΠΔ 160/2008 (ΦΕΚ Α 220/3.11.2008) «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις»
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 2 από 5 ΠΔ 432/05.05.1981 «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/22.08.1996 (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») όπως ισχύει. Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Ν. 4009/2011 Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων όπως ισχύει σήμερα. Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, 2015, Πάτρα 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία επανεξέτασης και αναθεώρησης του ετήσιου προγράμματος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Κατάρτιση νέων προτάσεων έργων 2. Κατάρτιση συνολικής πρότασης αναθεώρησης ετήσιου προγράμματος 3. Έγκριση Αναθεωρημένου Ετήσιου 7.1. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΝΕΩΝ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΈΡΓΩΝ Εντός του έτους αναφοράς του ετήσιου προγράμματος είναι δυνατό να προκύψει ανάγκη είτε για τροποποίηση των έργων, έτσι όπως αυτά περιλαμβάνονται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα, είτε για ένταξη σε αυτό νέων έργων/πράξεων, σε συνέχεια αλλαγών στο εξωτερικό περιβάλλον του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας (π.χ. νέες προσκλήσεις Επιχειρησιακών Προγραμμάτων, κάλυψη διαπιστωμένων έκτακτων αναγκών κλπ.). Οι νέες προτάσεις καταρτίζονται από τη Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας σε συνεργασία με τις ενδιαφερόμενες Σχολές/ Τμήματα του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. Για την κατάρτιση των προτάσεων χρησιμοποιείται το Έντυπο Δ1-01-Ε-01: "Έντυπο Υποβολής Προτάσεων Έργων", ενώ εισροή για την κατάρτιση της πρότασης αναθεώρησης του ετήσιου προγράμματος αποτελούν και οι πληροφορίες που συλλέγει η Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης μετά από επικοινωνία που έχει με τις Σχολές/ Τμήματα του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. 7.2. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΝΟΛΙΚΗΣ ΠΡΟΤΑΣΗΣ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗΣ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Τη Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης, λαμβάνοντας υπόψη:
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 3 από 5 το γενικότερο στρατηγικό σχεδιασμό και τις προτεραιότητες του ΤΕΙ, σε επίπεδο Ιδρύματος, το σχεδιασμό, τις προτεραιότητες και τις ανάγκες των Σχολών/ Τμημάτων, που ανήκουν σε αυτό, τις νέες προτάσεις ομάδων (από μέλη του ΤΕΙ ή μικτές) ή μεμονωμένων ερευνητών μελών του ΤΕΙ, τα νεότερα έντυπα υποβολής προτάσεων έργων που υποβάλλουν οι Σχολές/ Τμήματα του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, καθώς και τις πληροφορίες που συλλέγει τη Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης από επικοινωνία που έχει με αυτά, τις τρέχουσες ή μελλοντικές προσκλήσεις Επιχειρησιακών Προγραμμάτων για υποβολή προτάσεων χρηματοδότησης έργων, τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τα έργα του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, τα οποία είναι ήδη σε εξέλιξη τις προτάσεις προηγούμενων ετών, που για διαφόρους λόγους δεν προχώρησαν είτε από πλευράς έγκρισης είτε από πλευράς ωρίμανσης / υλοποίησης προχωρεί στην κατάρτιση της Πρότασης Αναθεώρησης του Ετήσιου Έργων, η οποία αποτυπώνεται στο έντυπο: Δ1-01-Ε-03: "Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων". Σημειώνεται ότι, ανάλογα με τον αριθμό των προτάσεων και τη συχνότητα υποβολής τους, ενδέχεται να απαιτηθεί η κατάρτιση περισσότερων από μία προτάσεων αναθεώρησης του ετήσιου προγράμματος έργων κατά τη διάρκεια του έτους. Για την κατάρτιση του Αναθεωρημένου Ετήσιου Έργων, η Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης δύναται να συνεπικουρείται από Επιτροπές Εμπειρογνωμόνων μετά από έγκριση της Επιτροπής Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού. 7.3. ΈΓΚΡΙΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΜΕΝΟΥ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Η εισήγηση εξετάζεται από την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού. Σε αυτό το επίπεδο επανεξέτασης και αναθεώρησης του ετήσιου προγράμματος εξετάζονται τα εξής: Η ανάγκη τροποποίησης των ήδη ενταγμένων στο πρόγραμμα έργων και η σπουδαιότητα των αποκλίσεων που παρουσιάζονται, καθώς και οι τυχόν επιπτώσεις τους στην εξέλιξη άλλων συνδεόμενων με αυτά έργων και γενικότερα ενεργειών/ δράσεων του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. Η προτεραιότητα υλοποίησης των νέων έργων, με βάση τη σπουδαιότητα και την αναγκαιότητα κάθε έργου και σε συνδυασμό με τους συνολικά διαθέσιμους πόρους. Το αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα περιλαμβάνει τα έργα που πρόκειται να ξεκινήσουν εντός του υπό εξέταση έτους είτε ως ωρίμανση είτε ως υλοποίηση, καθώς και αυτά τα οποία βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη και έχουν υπόλοιπο προς υλοποίηση εντός του έτους. Η έγκριση του τελευταίου αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος ολοκληρώνεται το αργότερο μέχρι το τέλος του μηνός Οκτωβρίου κάθε έτους.
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 4 από 5 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ1-01: Κατάρτιση Ετήσιου Δ4-03: Διαχείριση Προβλημάτων και Αλλαγών Έναρξη διαδικασίας Προτάσεις Τμημάτων του ΤΕΙ Πάτρας Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού & Ωρίμανσης Τμήματα του ΤΕΙ Πάτρας Κατάρτιση νέων προτάσεων έργων Έντυπο Υποβολής Προτάσεων Έργων (Δ1-01-Ε-01) Υποβολή Αναθεωρημένου Ετήσιου Έργων προς Έγκριση Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού & Ωρίμανσης Συγκέντρωση Προτάσεων Κατάρτιση πρότασης αναθεώρησης ετήσιου προγράμματος έργων Yποβολή/Εισήγηση προς έγκριση Έντυπο Ετήσιου Έργων (Δ1-01-Ε-02) Απόφαση Έγκρισης Αναθεωρημένου Ετήσιου Εγκεκριμένο Αναθεωρημένο Ετήσιο Πρόγραμμα Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Επανεξέταση και έγκριση Αναθεωρημένου Ετήσιου Έργων Τέλος διαδικασίας Φάκελος ετήσιων προγραμμάτων έργων Δ2-01: Τεχνικός και Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 5 από 5 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Σχολές/ Τμήματα του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Υποβολή προτάσεων για υλοποίηση νέων έργων Υποβολή προτάσεων τροποποίησης των ήδη ενταγμένων στο ετήσιο πρόγραμμα έργων, ως διορθωτικές ενέργειες επί προβλημάτων που παρουσιάστηκαν στα έργα αυτά Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης της Γραμματείας ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Συγκέντρωση προτάσεων σε συνέχεια επικοινωνίας με τα Τμήματα του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Κατάρτιση πρότασης αναθεώρησης ετήσιου προγράμματος (κάθε φορά που απαιτείται) Υποβολή/ Εισήγηση στην Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Ερευνών Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Επανεξέταση και έγκριση του αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος έργων 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ Δ1-01-Ε-01 Δ1-01-Ε-02 Έντυπο Υποβολής Προτάσεων Έργων (εσωτερικό έντυπο) Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων (εσωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ /---------------------------------------------------------------------------------------------------------------/ 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΤΗΣΙΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΈΡΓΩΝ Φάκελος Προγραμματισμού έργων έτους <έτος> Προτάσεις Τμημάτων του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας (αν υπάρχουν) Υποβολή αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος προς έγκριση Απόφαση έγκρισης αναθεωρημένου ετήσιου προγράμματος Εγκεκριμένο αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα