Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 1 από 5 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο έλεγχος της προόδου και η παρακολούθηση του χρονοδιαγράμματος του έργου, καθώς και ο εντοπισμός τυχόν αποκλίσεων ή προβλημάτων που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την ομαλή και απρόσκοπτη ολοκλήρωση του έργου, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η έγκαιρη ενημέρωση των εμπλεκόμενων στο έργο φορέων και προσώπων και να λαμβάνονται τα κατάλληλα μέτρα. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για το σύνολο των συγχρηματοδοτούμενων έργων που εκτελεί ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ4-01: Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Δ4-03: Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Δ4-04: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ5-02: Διεκπεραίωση πληρωμών Δ4-06: Επικοινωνία και ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Έπεται και τροφοδοτείται από τη, αλλά ενδεχομένως και να τροφοδοτεί τη. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Έπεται και τροφοδοτείται από τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύμβαση ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα Σχέδιο Διαχείρισης Έργου (ΣΔΕ) 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Επικαιροποιημένο αναλυτικό χρονοδιάγραμμα έργου Πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης έργου (ενημερωμένο).
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 2 από 5 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006 «Διατάξεις για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999», άρθρο 60 (α) Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006 «Θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης», άρθρο 15, (δ). Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 17ης Δεκεμβρίου 2013, περί καθορισμού κοινών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, το Ταμείο Συνοχής, το Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Αγροτικής Ανάπτυξης και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Θάλασσας και Αλιείας και περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, το Ταμείο Συνοχής και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Θάλασσας και Αλιείας και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013», άρθρο 3 παρ.2 σημείο (ιδ), άρθρο 21 παρ.2 & 5 και άρθρο 25 παρ.1 και 2. Ν. 4314/2014 σχετικά με την διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2014-2020 και λοιπές διατάξεις. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/27-3-2008) Απόφαση 81986/ΕΥΘΥ712 σχετικά με τους εθνικού κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών για τα προγράμματα του ΕΣΠΑ 2014-2020 Οδηγός Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις» ΠΔ 432/05.05.1981 «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/22.08.1996 (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 3 από 5 που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») όπως ισχύει. Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Ν. 4009/2011 Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων όπως ισχύει σήμερα. Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, 2015, Πάτρα Ν. 3861/2010 «Πρόγραμμα Διαύγεια» 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία ελέγχου προόδου έργου και παρακολούθησης χρονοδιαγράμματος περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Τήρηση Φακέλου Έργου 2. Παρακολούθηση Έλεγχος προόδου έργου 3. Επικαιροποίηση χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων. 7.1. ΤΗΡΗΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ ΈΡΓΟΥ Με ευθύνη της Μονάδας Διαχείρισης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας τηρείται ο Φάκελος Έργου, σύμφωνα με τις προδιαγραφές που τέθηκαν στο Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου (ΣΔΕ), στο πλαίσιο της διαδικασίας Δ4-0.1: "Κατάστρωση σχεδίου διαχείρισης έργου". Ο Φάκελος ενημερώνεται συστηματικά από τον Υπεύθυνο Έργου με όλα τα έγγραφα και δικαιολογητικά που αφορούν το έργο, από τη φάση ωρίμανσης ως την ολοκλήρωσή του και ελέγχεται τακτικά από τη Μονάδα Διαχείρισης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας η πληρότητα των περιεχόμενων εγγράφων. 7.2. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΈΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΟΔΟΥ ΈΡΓΟΥ Ο Υπεύθυνος Έργου και η Ομάδα Διαχείρισης Έργου, εφόσον συγκροτείται, σε συνεργασία με τη Μονάδα Διαχείρισης Έργων, παρακολουθούν και ελέγχουν την τήρηση των χρονικών δεσμεύσεων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο αναλυτικό χρονοδιάγραμμα του έργου, έτσι όπως αυτό αποτυπώνεται στο Σχέδιο Διαχείρισης Έργου, σε τακτική βάση. Ενδεικτικά στοιχεία που συλλέγονται από τον Υπεύθυνο Έργου και την Ομάδα Διαχείρισης Έργου, εφόσον συγκροτείται, και κοινοποιούνται στις εμπλεκόμενες Μονάδες της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας είναι: Πρόοδος ανάληψης νομικών δεσμεύσεων, πρόοδος επίτευξης ποσοτικών στόχων που έχουν τεθεί με βάση τις αρχικά αναληφθείσες νομικές δεσμεύσεις
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 4 από 5 Έγκαιρη ολοκλήρωση των επιμέρους εργασιών του υποέργου Εμπρόθεσμη παράδοση και διεκπεραίωση των διαδικασιών παραλαβής των προβλεπόμενων παραδοτέων 7.3. ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ Με ευθύνη του Υπεύθυνου Έργου και της Ομάδας Διαχείρισης Έργου, εφόσον συγκροτείται, ενημερώνεται το αναλυτικό χρονοδιάγραμμα των εργασιών του έργου και επισημαίνονται τυχόν αποκλίσεις και ενδεχόμενοι κίνδυνοι μη τήρησης των χρονικών δεσμεύσεων εκ μέρους του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, ως Δικαιούχου. Σε αυτήν την περίπτωση, Ο Υπεύθυνος Έργου ενεργεί και συνεργάζεται με τη Μονάδα Διαχείρισης Έργων, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη διαδικασία Δ4-03: "Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών".
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 5 από 5 8. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Υπεύθυνος Έργου Ενημέρωση Φακέλου Έργου Επεξεργασία στοιχείων παρακολούθησης της προόδου του έργου Έλεγχος προόδου έργου Ενημέρωση του χρονοδιαγράμματος και καταγραφή αποκλίσεων Μονάδα Διαχείρισης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Έλεγχος προόδου έργου Τήρηση Φακέλου Έργου 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ /-----------------------------------------------------------------------------------------------------/ 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου <τίτλος έργου> Αναλυτικό χρονοδιάγραμμα εργασιών έργου Έκδοση (μήνας έτος) Αντίγραφα εκτυπώσεων αναφορών)