Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 1 από 8 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο αναλυτικός σχεδιασμός και η καταγραφή του συνόλου των ενεργειών, παραμέτρων και απαιτήσεων για την ομαλή και απρόσκοπτη υλοποίηση του έργου. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που εκτελεί ο ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, ανεξαρτήτως του φορέα χρηματοδότησης. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ3-0.4: Υπογραφή Σύμβασης Προηγείται και τροφοδοτεί με τα Ολοκλήρωση Διαγωνισμού αποτελέσματά της τη. Δ3-0.5: Υλοποίηση έργου με ίδια μέσα Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Δ4-02: Έλεγχος προόδου έργου Έπεται και τροφοδοτείται από τα παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος αποτελέσματα της. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Απόφαση Ένταξης Πράξης ή αντίστοιχη απόφαση άλλου φορέα χρηματοδότησης σχετικά με την έγκριση χρηματοδότησης του έργου Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης Πράξης ή αντίστοιχο έγγραφο άλλου φορέα χρηματοδότησης σχετικά με την έγκριση χρηματοδότησης του έργου Τεχνικό Δελτίο Πράξης ή αντίστοιχο έγγραφο άλλου φορέα χρηματοδότησης σχετικά με την έγκριση χρηματοδότησης του έργου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου ή αντίστοιχο έγγραφο άλλου φορέα χρηματοδότησης σχετικά με την έγκριση χρηματοδότησης του έργου Σύμβαση ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Σχέδιο Διαχείρισης Έργου
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 2 από 8 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Νόμος 3614/2007, ΦΕΚ 267/3-12-07, τ. Α, «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013», άρθρο 3 και άρθρο 21 παρ. 2 και 3 Υπουργική απόφαση 679/22.8.96, ΦΕΚ 826/1996, τ. Β` «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 "σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών `Εργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας"» Οδηγός Διαχείρισης και Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Ν. 1404/83, ΦΕΚ 173/83, τ.α, «Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2916/01, ΦΕΚ 114/11-6-01, τ.α, «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής Ν. 3549/2007, ΦΕΚ 69/20-3-07, τ. Α, «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων.» Π.Δ. 160/2008, ΦΕΚ 220/3-11-08, τ. Α. «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Υ.Α. Ε5/1585/1984, ΦΕΚ 191/1984, τ. Β, «Εσωτερική διάρθρωση, οργάνωση και λειτουργία των Τ.Ε.Ι.» ΠΔ 222/2002, ΦΕΚ 207/2002, τ.α «Οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Χαλκίδας» Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Απόφαση της 9ης/28-4-2009 συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1α, που αφορά την έγκριση του οργανογράμματος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. Απόφαση της 8 ης /14-4-09 συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1β, που αφορά την απόφαση ανάθεσης της νομικής στήριξης του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ-Χ σε εξωτερικό συνεργάτη-νομικό σύμβουλο. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία κατάστρωσης του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 3 από 8 1. Συγκρότηση Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου 2. Κατάρτιση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου 3. Υποβολή και έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου 4. Τροποποίηση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου. 7.1. ΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗ ΟΡΓΑΝΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου αποτελείται από τον Υπεύθυνο Έργου και ένα τουλάχιστον μέλος του διοικητικού προσωπικού της Γραμματείας του ΕΛΚΕ και ορίζεται με απόφαση της ΕΔΕΛ. Για έργα που οργανώνονται σε Υποέργα, ορίζεται, επίσης με απόφαση της ΕΔΕΛ, για κάθε διακριτό Υποέργο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργου, που αποτελείται από τον Υπεύθυνο Υποέργου και ένα τουλάχιστον μέλος του διοικητικού προσωπικού της Γραμματείας του ΕΛΚΕ. Στην περίπτωση αυτή η αρμοδιότητα του αντίστοιχου Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου, για το σύνολο των Υποέργων, περιορίζεται εν γένει σε θέματα διαχειριστικής φύσης και συντονισμού των Υποέργων, εκτός αν οι ανάγκες και οι περιορισμοί υλοποίησης του έργου επιβάλλουν διαφορετικές αρμοδιότητες. Σε περιπτώσεις έργων με ειδικές απαιτήσεις, τα Όργανα Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου/Υποέργου μπορεί να ενισχύονται κατάλληλα με επιπλέον μέλη ΕΠ ή μέλη διοικητικού προσωπικού ή εξωτερικούς συνεργάτες του ΕΛΚΕ, κατόπιν σχετικής εισήγησης του Υπευθύνου του έργου και απόφασης της ΕΔΕΛ. 7.2. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Η κατάρτιση του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου αφορά στις ακόλουθες επιμέρους ενέργειες: Αναγνώριση και καταγραφή θεσμικών απαιτήσεων έργου Το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου, σε συνεργασία εάν απαιτείται με τον Νομικό Σύμβουλο του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες για τον προσδιορισμό και τη συλλογή όλων των σχετιζόμενων με τη φύση και τις απαιτήσεις του έργου νομικών εγγράφων (νόμων, προεδρικών διαταγμάτων, οδηγιών, εγκυκλίων, σχετικών εγγράφων της διαχειριστικής αρχής) σε ενιαίο φάκελο θεσμικού πλαισίου του έργου, που τηρείται και ενημερώνεται κατάλληλα σε όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Παράλληλα, ο Υπεύθυνος Έργου μεριμνά για την ενημέρωση και την
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 4 από 8 εξασφάλιση άμεσης πρόσβασης στο σχετικό υλικό από όλες τις εμπλεκόμενες στο έργο Μονάδες του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. Καθορισμός απαιτήσεων μηχανισμών πιστοποίησης και παρακολούθησης Το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου, ανάλογα με τα διαθέσιμα στοιχεία, προβαίνει στον καθορισμό των απαιτήσεων συγκρότησης Επιτροπών Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (υποέργων) ή άλλων μηχανισμών πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου (υποέργων). Σημειώνεται ότι για κάθε έργο, στο βήμα αυτό υπάρχει η ελάχιστη απαίτηση ορισμού τριμελούς επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου. Τα μέλη της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ή άλλου μηχανισμού πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου πρέπει να πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις: Α) Στην περίπτωση έργου ή υποέργου που υλοποιείται με ίδια μέσα, τα μέλη της Επιτροπής Παρακολούθησης και Παραλαβής δεν πρέπει να είναι υπεύθυνοι του εν λόγω έργου, το οποίο καλούνται να πιστοποιήσουν ή υποέργων του. Οι υπεύθυνοι έργου και υποέργων μπορούν όμως να συμμετέχουν σε επιτροπές παραλαβής προμηθειών, έργου ή υπηρεσιών που ανατίθενται σε εξωτερικό ανάδοχο στα πλαίσια του έργου/υποέργου. Β) Στην περίπτωση έργων με εξειδικευμένο επιστημονικό γνωστικό αντικείμενο, θα πρέπει να τεκμηριώνεται η συνάφεια της επιστημονικής δραστηριότητας των μελών της επιτροπής με το εν λόγω αντικείμενο. Επιπλέον, στην περίπτωση υποέργων/συμβάσεων με εξειδικευμένο φυσικό αντικείμενο (όπως π.χ. επιστημονικό γνωστικό αντικείμενο, η παρακολούθηση και παραλαβή του οποίου απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις), ορίζεται ειδική Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Υποέργου. Καθορισμός προδιαγραφών για τη σύνταξη Οδηγού Εφαρμογής Σε περιπτώσεις έργων που υλοποιούνται αποκεντρωμένα ή για την υλοποίησή τους είναι απαραίτητη η συμμετοχή μεγάλου αριθμού εμπλεκομένων, το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου καθορίζει τις προδιαγραφές για τη σύνταξη του Οδηγού Εφαρμογής που θα ρυθμίζει τις σχέσεις, αρμοδιότητες και τον τρόπο επικοινωνίας των εμπλεκομένων. Καθορισμός πλαισίου παρακολούθησης προόδου Το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου προσδιορίζει τον τρόπο συλλογής των απαραίτητων δεδομένων, στοιχείων και πληροφοριών για την πρόοδο των
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 5 από 8 δεικτών παρακολούθησης του έργου. Κατ ελάχιστον πρέπει να εξασφαλίζεται ότι ικανοποιούνται οι απαιτήσεις συλλογής δεδομένων, στοιχείων και πληροφοριών που υποδεικνύονται από όλες τις διαδικασίες του παρόντος εγχειριδίου. Καθορισμός προδιαγραφών για τη δημιουργία πληροφοριακού συστήματος εσωτερικής παρακολούθησης του έργου Το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου ορίζει τις ελάχιστες απαιτήσεις παρακολούθησης της προόδου υλοποίησης του έργου και τον τρόπο με τον οποίο τα στοιχεία προόδου του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου θα καταχωρούνται στο πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης του Έργου. Κατ ελάχιστον πρέπει να εξασφαλίζεται ότι ικανοποιούνται οι απαιτήσεις παρακολούθησης της προόδου υλοποίησης του έργου και ο τρόπος καταχώρησης στο πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης του Έργου, που υποδεικνύονται από τις σχετικές διαδικασίες του παρόντος εγχειριδίου. Το πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης σχεδιάζεται στη βάση των λειτουργιών του ΟΠΣ, ώστε να παρέχεται η δυνατότητα άμεσης συμπλήρωσης των σχετικών εντύπων και αναφορών. Καθορισμός προδιαγραφών οργάνωσης και τήρησης Φακέλου Έργου Το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου ορίζει τις προδιαγραφές για τη δομή και το περιεχόμενο του Φακέλου Έργου, σύμφωνα με τις ανάγκες και απαιτήσεις διαχείρισης και παρακολούθησης. Κατ ελάχιστον πρέπει να εξασφαλίζεται ότι ικανοποιούνται οι προδιαγραφές για τη δομή και το περιεχόμενο του Φακέλου Έργου, που υποδεικνύονται από τις διαδικασίες του παρόντος εγχειριδίου. Ο Φάκελος Έργου τοποθετείται σε συγκεκριμένο σημείο και χαρακτηρίζεται ευκρινώς από συγκεκριμένο κωδικό (Κωδικός Ένταξης Πράξης/ Υποέργου στο ΟΠΣ), ώστε να είναι εύκολος ο εντοπισμός του και η πρόσβαση από όλα τα μέλη του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου και λοιπούς εμπλεκομένους. Καθορισμός πλαισίου δημοσιότητας έργου Το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου καθορίζει το πλαίσιο δημοσιότητας του έργου, λαμβάνοντας υπόψη τις υποχρεώσεις του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, ως Δικαιούχου, όπως αυτές περιλαμβάνονται στο θεσμικό/κανονιστικό πλαίσιο εφαρμογής των Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ, ή άλλου φορέα χρηματοδότησης, και το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Ένταξης Πράξης, σε συνδυασμό με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του έργου.
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 6 από 8 Στην περίπτωση έργων που δομούνται σε υποέργα, οι παραπάνω δραστηριότητες πραγματοποιούνται κατ αρχήν σε επίπεδο υποέργου, από τα αντίστοιχα Όργανα Παρακολούθησης Υλοποίησης των Υποέργων και συγκεντρώνεται σε ενιαίο σχέδιο διαχείρισης για το σύνολο του έργου από το αρμόδιο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου. 7.3. ΥΠΟΒΟΛΗ ΚΑΙ ΈΓΚΡΙΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Το Σχέδιο Διαχείρισης Έργου υποβάλλεται από το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου της Γραμματείας ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, προς έγκριση στην ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ. Η σχετική απόφαση έγκρισης κοινοποιείται, με την ευθύνη του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου σε όλες τις εμπλεκόμενες στο έργο Μονάδες/Όργανα του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. 7.4. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ. Η ανάγκη τροποποίησης του Σχεδίου Διαχείρισης του Έργου δημιουργείται κάθε φορά που μεταβάλλονται σημαντικά οι απαιτήσεις διαχείρισης και παρακολούθησης του έργου (π.χ. ένταξη νέων υποέργων, αντιμετώπιση προβλημάτων). Το Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου μπορεί να τροποποιηθεί σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή και κατόπιν σχετικής αιτιολογημένης εισήγησης του Οργάνου Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου προς την ΕΔΕΛ. Για την τροποποίηση του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου σε μέρος που αφορά συγκεκριμένα Υποέργα απαιτείται και η σχετική εισήγηση των αντίστοιχων Οργάνων Παρακολούθησης Υλοποίησης των Υποέργων. Η απόφαση έγκρισης εκδίδεται και κοινοποιείται σύμφωνα με τα παραπάνω προβλεπόμενα.
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 7 από 8 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ3-04 : Υπογραφή Σύμβασης - Ολοκλήρωση Διαγωνισμού Δ3-05 : Υλοποίηση Έργου με Ίδια Μέσα Έναρξη διαδικασίας Έναρξη διαδικασίας Σχέδιο Διαχείρισης Έργου EΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Συγκρότηση Οργάνων Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου και Υποέργων Υποβολή Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και τυχόν τροποποιήσεών του Οργάνα Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου / Υποέργου Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και των τροποποιήσεών του - Υποβολή προς έγκριση στην ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Νομικός Σύμβουλος ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Συνεργασία με την Ομάδα Διαχείρισης Έργου για τον καθορισμό των θεσμικών απαιτήσεων έργου Φάκελος Θεσμικού Πλαισίου Έργου Φάκελος έργου / υποέργου Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και τυχόν τροποποιήσεών του ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και των τροποποιήσεών του Πληροφοριακό Σύ στημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Εργου Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου Ενημέρωση εμπλεκομένων Μονάδων του ΕΛΚΕ, περί του εγκεκριμένου Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Τέλος διαδικασίας Δ4-02 :Έλεγχος Προόδου Έργου 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου της Γραμματείας ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και των τροποποιήσεών του Ενημέρωση εμπλεκομένων Μονάδων του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, περί του εγκεκριμένου Σχεδίου Διαχείρισης Έργου
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 8 από 8 Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Υποέργου της Γραμματείας ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Υποέργου και των τροποποιήσεών του - Υποβολή στο Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου Νομικός Σύμβουλος ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Συνεργασία με το Όργανο Παρακολούθησης Υλοποίησης για τον καθορισμό των θεσμικών απαιτήσεων έργου Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού (ΕΔΕΛ) ΤΕΙ-Χ Συγκρότηση Οργάνων Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργου και Υποέργων Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και των τροποποιήσεών του 10. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Πληροφοριακό Σύστημα Παρακολούθησης Έργων ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές Γραμματείας ΕΛΚΕ 11. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου/υποέργου Απόφαση συγκρότησης Οργάνων Παρακολούθησης Υλοποίησης Έργων και Υποέργων Σχέδιο Διαχείρισης Έργου Υποβολή Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και τυχόν τροποποιήσεών του Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και τυχόν τροποποιήσεών του Φάκελος Θεσμικού Πλαισίου Έργου