Διοίκηση έργων ERP Κατανόηση της σημασίας της διοίκησης και του ελέγχου ενός έργου ERP Εξέταση της διαδικασίας ασίας της οργανωτικής αλλαγής
Απαιτούμενη Συμμετοχή Επιχείρησης Υπεύθυνος έργου Επιτροπή συντονισμού Ομάδα έργου Κύρος, δέσμευση για τις αλλαγές, γς, εγκρίσεις και εξασφάλιση υποστήριξης. Εξασφάλιση πόρων. Εμπειρα διευθυντικά στελέχη που γνωρίζουν την επιχείρηση και μπορούν να καθοδηγήσουν το έργο Εξειδικευμένα στελέχη με συντονιστικές και επικοινωνιακές ικανότητες
Στελέχωση και Διοίκηση Τα στελέχη της επιχείρησης ης αποτελούν έναν από τους σημαντικότερους παράγοντες για την επιτυχία έργων ΟΔΕΠ Οι εργαζόμενοι πρέπει να συνειδητοποιήσουν τις νέες εμπλουτισμένες διαδικασίες Ο ζό έ ώ Οι εργαζόμενοι πρέπει να συμμορφωθούν με τους Στρατηγική περιορισμούς του νέου συστήματος Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενστερνιστούν τις νέες μεθόδους Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται για το τι είναι το σύστημα ERP και πως λειτουργεί Οι εργαζόμενοι πρέπει να εμπλέκονται ενεργά και να συμμετέχουν στο σχεδιασμό των νέων διαδικασιών και του συστήματος Οι εργαζόμενοι πρέπει να συνειδητοποιήσουν Στελέχωση και τα οφέλη από τη λειτουργία του συστήματος Διοίκηση Τεχνολογία Διαδικασίες, Λειτουργίες Η δέσμευση και η συμμετοχή της διοίκησης είναι απαραίτητη Επικοινωνία και εκπαίδευση πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την υλοποίηση Συνεργασία και προθυμία από όλους για την επιτυχία του έργου
Τα κέρδη είναι εμφανή μετά την ολοκλήρωση 20% Παράγοντες που κάνουν τη διαφορά Π Υποστήριξη αποφάσεων, Εξυπηρέτηση πελατών, WEB... 80% Παράγοντες εξαρτημένοι από την αγορά Παράγοντες ανεξάρτητοι από την αγορά Προσαρμ μογή της λύ ύσης ΟΔΕ Λειτουργίες παραγωγής, Έσοδα... Γ/Λ, A/Λ, Εισπράξεις... Διαδικασίες και Λειτουργίες
Τα βήματα επιλογής λύσης 1. Το όραμα 2. Πώς θα «δέσει» με τις υπόλοιπες λειτουργίες 3. Λειτουργικές απαιτήσεις 4. Παρουσιάσεις συλλογή προδιαγραφών 5. Τεύχος προδιαγραφών 6. Παρουσιάσεις από επικρατέστερους 7. Επιλογή 8. Σχέδιο Υλοποίησης
Τα συχνότερα υλοποιούμενα υποσυστήματα
Η προσέγγιση του έργου ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΤΜΗΜΑΤΑ
Μεθοδολογία υλοποίησης Α Ν Α Λ Υ Σ Η ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΧΡΗΣΤΩΝ ΡΟΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ ΕΠΙΔΕΙΞΗ ΑΛΛΑΓΕΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗ
Υποστηρικτικές λειτουργίες κατά την υλοποίηση Επιχειρηματική ανάλυση και ανασχεδιασμός Παραμετροποίηση / υλοποίηση Προσαρμογή συστήματος σε συγκεκριμένες απαιτήσεις Σχεδιασμός και υλοποίηση ολοκληρωμένων σεναρίων δοκιμής λειτουργίας του συστήματος Σχεδιασμός και υλοποίηση μετάπτωσης δεδομένων Τεκμηρίωση και εκπαίδευση Σχεδιασμός και τεκμηρίωση διαδικασιών, ρόλων και οργανωτικής δομής Διαχείριση Έργου Διαχείριση Αλλαγών
Προβλήματα μετά την Υλοποίηση Συνήθως η υποστήριξη των χρηστών είναι ανεπαρκής όταν την χρειάζονται περισσότερο Αριθμός Συμβάντων αριθμός συμβούλων Ανάλυση & Δοκιμές Παραγωγική αριθμός Σχεδιασμός Λειτουργία προβλημάτων χρηστών Αν η υποστήριξη των χρηστών είναι ανεπαρκής μετά την υλοποίηση, τότε εμφανίζεται η τάση απομάκρυνσης των χρηστών από το σύστημα Έναρξη Χρόνος
Υποστηρικτικές λειτουργίες μετά την υλοποίηση Υποστήριξη μετά την έναρξη παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος Παρακολούθηση συστήματος ΟΔΕΠ Υποστήριξη χρηστών Συνέχιση εκπαίδευσης Help desk Θέματα διαχείρισης αλλαγών Βελτιστοποίηση λειτουργιών συστήματος ΟΔΕΠ Ανάπτυξη ολοκληρωμένου συστήματος διοικητικής πληροφόρησης (EIS) Συντήρηση Συστήματος (Συμβόλαιο συντήρησης)
Οι Προσδοκίες Παραμένουν Προσδοκίες; Προσδοκίες Εμπειρία Πριν την Υλοποίηση Όραμα / Προσδοκίες Μετά την Υλοποίηση
Μελέτη Standish Group : Αποτελέσματα Υλοποίησης ERP ON TIME, ON BUDGET, 350 AS PLANNED 300 10% 250 200 Average Overrun Over Budget Longer OVERRUN 55% CANCELLED 35% 150 100 50 + 178 % + 230% - 59 % 0 COST SCHEDULE PLANNED FUNCTIONALITY ή: το σύστημα διεκπεραιώνει μόνο το 41% των λειτουργιών που προοριζόταν να καλύψει
Αιτίες Αποτυχίας Έργων ΟΔΕΠ 10% 5% 25% Ορισμός Προδιαγραφών Εναρμόνιση Προδιαγραφών Ισορροπία Ρόλων 30% 30% Τρόπος Υλοποίησης Αξιολόγηση Σωστού Πακέτου
Μέσο κόστος υλοποίησης (ΗΠΑ)
Ποσοστά επίτευξης στόχων κόστους
Υλοποίηση βάσει στόχου χρόνου
Συνολικά επίπεδα ικανοποίησης
Επιχειρηματικά οφέλη
Επίτευξη οφελειών
Οι σημαντικότεροι παράγοντες επιτυχίας Το πλήθος των μετατροπών Η αποτελεσματική επικοινωνία Η δυνατότητα λήψης αποφάσεων σε όλα τα στάδια της υλοποίησης Η δυνατότητα επιχειρηματικής διοίκησης Η δυνατότητα εξεύρεσης πόρων σε όλα τα στάδια της υλοποίησης
Οι σημαντικότεροι παράγοντες αποτυχίας Ανεπαρκής μεθοδολογία υλοποίησης Αδυναμία επικοινωνίας Ανεπαρκής ηγεσία Λανθασμένη εκτίμηση του έργου
Αιτίες αποτυχίας
Παράγοντες κινδύνου Οργανωτικοί παράγοντες Αλλαγές γς στο σκοπό του έργου Επάρκεια πόρων Η σημασία μιας ενδεχόμενης αποτυχίας Διατμηματικοί ανταγωνισμοί Η εμπειρία των χρηστών Η υποστήριξη της διοίκησης Αλλαγές απαιτήσεων και σκοπού Ανεπαρκής δέσμευση και συμμετοχή Σχεδιασμός Ανάπτυξη λανθασμένων λειτουργιών και τρόπου επικοινωνίας των χρηστών με την εφαρμογή Προβλήματα με προγράμματα τρίτων
Παράγοντες κινδύνου, συνέχεια Ελλιπής συμμετοχή των χρηστών Μειωμένη σημασία Ανεπαρκής επικοινωνία Ανταγωνισμοί Έλλειψη εξοικείωσης με τεχνολογία Διοίκηση του έργου Μέγεθος και δομή Λειτουργίες ελέγχου Κλιμάκωση του έργου όταν κινδυνεύει να χαθεί Περίσωση αξιοπρέπειας Συνεχής τροφοδότηση σε πόρους
Τεχνολογίας Κίνδυνοι υλοποίησης Συμβατότητα με υπάρχουσες υποδομές Οργανωτικοί Η ανάπτυξη κατά παραγγελία αυξάνει τους κινδύνους Ο ανασχεδιασμός των διαδικασιών ώστε να είναι συμβατές με το σύστημα ERP μειώνει τους κινδύνους Ο ανθρώπινος παράγων Οι δεξιότητες και η εμπειρία του προσωπικού της μηχανογράφησης Το μέγεθος του έργου
Διοίκηση έργων μεγάλης κλίμακας Η υλοποίηση η ενός πακέτου διαφέρει φρ σημαντικά από την ανάπτυξη ενός λογισμικού κατά παραγγελία Μεγαλύτερη συμμετοχή του προμηθευτή Αυξημένες απαιτήσεις από χρήστες Συμμετοχή της διοίκησης Κάποιος να χρεωθεί το έργο Επικοινωνία με χρήστες κλειδιά Εκπαίδευση στις δυνατότητες του πακέτου και στην παραμετροποίηση για να καλυφθούν οι ανάγκες μας Καλή διοίκηση του έργου
Η διοίκηση έργων ERP Παράγοντες υλοποίησης Ανασχεδιασμός επιχειρηματικών διαδικασιών δ Αλλαγή εταιρικής κουλτούρας Ομάδα έργου Πρέπει να περιλαμβάνει και επιχειρησιακούς αναλυτές Υποστήριξη της διοίκησης Υποστήριξη απόφαση για αλλαγές Διαχείριση κινδύνων
Παράγοντες κινδύνου
Παράγοντες επιτυχίας έργων ERP Μετατροπή υποσυστημάτων ή προσαρμογή; Οι μετατροπές αυξάνουν το χρόνο και το κόστος υλοποίησης Ο ανασχεδιασμός με βάση τις βέλτιστες πρακτικές δίνει πλεονεκτήματα Χρησιμοποίηση εξωτερικών συμβούλων Προσφέρει σωρευτική εμπειρία ειδικά σε διατμηματικές διαδικασίες Η μη ανάμιξη των μηχανογράφων του οργανισμού δημιουργεί προβλήματα Διαχείριση σχέσεων με προμηθευτές Απαιτείται αποτελεσματική αξιοποίηση και προσεκτικές σχέσεις - συμβόλαια Διαχείριση αλλαγών Το προσωπικό αντιδρά στις αλλαγές Απαιτείται επιχειρησιακή κουλτούρα που να στηρίζει την ανοικτή επικοινωνία Συνεχής παρακολούθηση επιδόσεων Απαιτούνται συγκεκριμένοι αριθμοδείκτες στην αρχή του έργου
Παράγοντες σχετικοί με τη διοίκηση Σπάσιμο σε υποέργα του έργου Υπεύθυνος έργου με αποδεδειγμένη εμπειρία και επιτυχίες Έμφαση του έργου στις ανάγκες των χρηστών και όχι στην τεχνολογία Ποιος θα χρεωθεί θί το έργο εσωτερικά; Να ληφθούν υπ όψιν απρόβλεπτοι παράγοντες
Πρόσθετοι παράγοντες επιτυχίας Εκπαίδευση χρηστών Έμφαση περισσότερο στο επιχειρηματικό μέρος από το τεχνικό Είναι κρίσιμος παράγοντας Απαιτήσεις διοικητικής πληροφόρησης Μπορεί να απαιτεί πρόσθετες πληροφοριακές καταστάσεις και εργαλεία αυτοδύναμης άντλησης ης Τεχνολογικές προκλήσεις Μετατροπή δεδομένων Επικοινωνία χρήστη - εφαρμογής
Παράγοντες επιτυχίας - αποτυχίας
FoxMeyer (αποτυχία) Dow Chemical (επιτυχία) FoxMeyer (από mainframe σε SAP με μικρή εμπειρία) Υπερέβη σημαντικά προϋπολογισμό λόγω ενός νέου πελάτη (αλλαγή απαιτήσεων) Υλοποίηση δυο συστημάτων ταυτόχρονα (και αυτοματοποιημένη διαχείριση αποθηκών) Τεχνικά προβλήματα (αδυναμία πραγματοποίησης αριθμού ημερησίων εγγραφών) Πρόβλημα επικοινωνίας - συμμετοχής. Το προσωπικό δεν μετέφερε τους προβληματισμούς του στη διοίκηση Αποκλειστικά εξωτερικός σύμβουλος Εξωπραγματικές προσδοκίες απόδοσης επένδυσης (ROI) Dow (από mainframe σε SAP με μικρή εμπειρία) Προβλήματα υλοποίησης, αλλά προσαρμογή σκοπού Ισχυρή ομάδα έργου εσωτερική Προσαρμογή έργου με βάση εμπειρία συνεχής έλεγχος Ανοικτή επικοινωνία
Σύνοψη Πολλοί παράγοντες επηρεάζουν την επιτυχία ή την αποτυχία ενός έργου ERP Μέθοδοι και τεχνικές υλοποίησης Ο τρόπος και οι πρακτικές διοίκησης Η ηγεσία και οι μέθοδοι επικοινωνίας Οι παράγοντες υψηλού κινδύνου πρέπει να ληφθούν υπ όψιν Οργανωτικοί παράγοντες, διοικητική υποστήριξη, ο σχεδιασμός του λογισμικού,, η συμμετοχή των χρηστών και ο σκοπός και το μέγεθος του έργου Οι κίνδυνοι υλοποίησης αφορούν την τεχνολογία, τον οργανισμό και τους ανθρώπους
Σύνοψη, συνέχεια Για την επιτυχή υλοποίηση ενός έργου ERP πρέπει να ληφθούν υπ όψιν: Η ανάγκες προσαρμογής του κώδικα, η χρήση εξωτερικών συμβούλων, η διοίκηση της σχέσης με τους εξωτερικούς συνεργάτες, η καθιέρωση δεικτών και η διαχείριση της αλλαγής Προβληματισμοί σχετικοί με το έργο καθαυτό Οι τεχνολογικές αλλαγές, η εκπαίδευση των χρηστών και οι απαιτήσεις α της δοίκη διοίκησηςης
Το αποτυχημένο έργο FoxMeyer. Φταιει η εταιρία ή οι εξωτερικοί σύμβουλοι; (1) Εξαπατήθηκε η εταιρεία; Τι στρατηγική έπρεπε να ακολουθηθεί για να αποφευχθεί η αποτυχία; Ποιες ήταν οι λανθασμένες επιλογές της διοίκησης; Η αποτυχία οφείλεται στον τεχνολογικό όή τον επιχειρηματικό παράγοντα;
Το αποτυχημένο έργο FoxMeyer. Φταιει η εταιρία ή οι εξωτερικοί σύμβουλοι; (2) Ο 4 ος μεγαλύτερος διανομέας φαρμάκων των ΗΠΑ Το 1993 ξεκίνησε δυο μεγάλα επιχειρησιακά έργα λογισμικού: (1) ERP και (2) αυτοματισμού αποθηκών αναμένοντας οικονομίες $40M/ M/έτος Τον Αύγουστο του 1996 πτώχευση και αγωγές Ισχυρίστηκε ότι εξαπατήθηκε από: (1) SAP, (2) Anderson Consulting και (3) Pinnacle Automation Ισχυρίστηκε ότι οι προμηθευτές την εξαπάτησαν σχετικά με τις δυνατότητες της λύσης Προβλήματα διαλειτουργικότητας συστημάτων $100M Οι προμηθευτές κατηγορούν τη διοίκηση
Το αποτυχημένο έργο FoxMeyer. Φταιει η εταιρία ή οι εξωτερικοί σύμβουλοι; (3) Ιστορικό Παραγγελίες άνω των 300,000 000 κωδικούς / ημέρα, περίμενε σημαντική αύξηση Επεξεργασία εκατοντάδων χιλιάδων εγγραφών / ημέρα Παλαιό σύστημα: Unisys mainframe Ζητούμενο: κλιμακούμενο σύστημα client/server Δοκίμασε το λογισμικό SAP με Oracle σε DEC και HP servers Προγραμματισμός ργρμμ μς υλοποίησης ης (Andersen Andersen) 18 μήνες Ένα υποσύστημα κάθε 2-3 μήνες Εντελώς εξωπραγματικό, μπορεί να πάρει και 12 μήνες Όλα τα υποσυστήματα στον ελάχιστο χρόνο. Υπήρχε εσωτερική υποδομή;
Το αποτυχημένο έργο FoxMeyer. Φταιει η εταιρία ή οι εξωτερικοί σύμβουλοι; (4) Δυο συστήματα για τις πλέον σημαντικές επιχειρηματικές λειτουργίες Από την SAP λογισμικό για χρηματοοικονομικά και παραγωγή γή Ισχυρίζεται ότι πράγματι υπάρχει πρόβλημα μεγέθους Σύστημα αυτοματοποίησης αποθηκών από McHugh Sft Software It International ti Μέσω της Pinnacle» Η οποία προμήθευσε και λοιπό εξοπλισμό Επιλογή δυο λογισμικών. Πρόσθετος παράγων δυσκολίας για το έργο. Υπήρχαν λειτουργικά κενά στα συστήματα
Το αποτυχημένο έργο FoxMeyer. Φταιει η εταιρία ή οι εξωτερικοί σύμβουλοι; (5) Οι στρατηγικές της FoxMeyer Μεγάλος όγκος Χαμηλή τιμή Ανέμεναν σημαντικές οικονομίες από το νέο σύστημα Ανέμεναν υψηλότερα μερίδια με ακόμη χαμηλότερες τιμές Ανέμεναν το νέο σύστημα να είναι πιο αποτελεσματικό, αλλά δεν βελτίωσε σημαντικά τις υπάρχουσες διαδικασίες δ
Το αποτυχημένο έργο FoxMeyer. Φταιει η εταιρία ή οι εξωτερικοί σύμβουλοι; (6) Η FoxMeyer πήρε ένα σημαντικό νέο πελάτη Αποτέλεσμα: Το παλαιό σύστημα δεν επαρκούσε Προβλήματα καταμερισμού της ροής μεταξύ των συστημάτων Το σύστημα Unisys κατέρρευσε Η πληροφόρηση δεν έφθανε έγκαιρα FoxMeyer είχε ζημιές από τη μεταφορά αποθεμάτων στις νέες αποθήκες Οι πελάτες παρελάμβαναν λανθασμένες αποστολές Οι νέοι πελάτες δεν έφεραν τον αναμενόμενο όγκο πωλήσεων Η νέα επένδυση ήταν υπερβολική