Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 1 από 5 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η καθιέρωση της διεργασίας επανεξέτασης του ετησίου έργων και αναθεώρησής του, εφόσον παρουσιαστούν αλλαγές σε σχετικά με αυτό εξωτερικά ή και εσωτερικά δεδομένα, προκειμένου να λαμβάνονται τα απαιτούμενα μέτρα για την αντιμετώπιση αποκλίσεων και αστοχιών. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για τα έργα που περιλαμβάνονται στο εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ, καθώς και για νέα προς ένταξη στο πρόγραμμα έργα, ανεξαρτήτως του φορέα χρηματοδότησης.. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ1-01: Κατάρτιση ετησίου Δ4-03: Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Δ2-01: Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου - Προγραμματισμός απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης Προηγείται και σε αυτό βασίζεται η. Προηγείται και τροφοδοτεί τη. Προηγείται της. Μέρος των αποτελεσμάτων της Δ2-01 τροφοδοτούν την. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Εγκεκριμένο ετήσιο πρόγραμμα Προβλήματα που εντοπίστηκαν στα υλοποιούμενα έργα και διορθωτικές ενέργειες που αποφασίστηκαν Τροποποιήσεις φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργου Νέες προτάσεις έργων που υποβάλλονται προς χρηματοδότηση, κατόπιν σχετικής έγκρισης της ΕΔΕΛ 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Υπουργική απόφαση 679/22.8.96, ΦΕΚ 826/1996, τ. Β` «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αρ. Β1/819 "σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 2 από 5 χρηματοδότηση Ερευνητικών `Εργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας"» Οδηγός Διαχείρισης και Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Ν. 1404/83, ΦΕΚ 173/83, τ.α, «Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2916/01, ΦΕΚ 114/11-6-01, τ.α, «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής Ν. 3549/2007, ΦΕΚ 69/20-3-07, τ. Α, «Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων.» Π.Δ. 160/2008, ΦΕΚ 220/3-11-08, τ. Α. «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Υ.Α. Ε5/1585/1984, ΦΕΚ 191/1984, τ. Β, «Εσωτερική διάρθρωση, οργάνωση και λειτουργία των Τ.Ε.Ι.» ΠΔ 222/2002, ΦΕΚ 207/2002, τ.α «Οργανισμός διοικητικών υπηρεσιών Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Χαλκίδας» Οργανόγραμμα ΕΛΚΕ ΤΕΙ Χαλκίδας Απόφαση της 9ης/28-4-2009 συνεδρίασης της ΕΔΕΛ του ΤΕΙ-Χ, Θέμα 1α, που αφορά την έγκριση του οργανογράμματος του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία επανεξέτασης και αναθεώρησης του ετήσιου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Υποβολή εκτίμησης και καταγραφής αναγκών νέων/τροποποιημένων έργων 2. Κατάρτιση συνολικής πρότασης αναθεώρησης ετήσιου έργων 3. Έγκριση Αναθεωρημένου Ετήσιου Προγράμματος 4. Ενημέρωση Μονάδων Γραμματείας ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ 7.1. ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΑΝΑΓΚΩΝ Οι Υπεύθυνοι Έργων που χρήζουν διορθώσεων/τροποποιήσεων, καθώς και οι Υπεύθυνοι νέων προτάσεων οι οποίες υποβάλλονται προς χρηματοδότηση, κατόπιν σχετικής έγκρισης της ΕΔΕΛ, υποβάλουν προς την «Επιτροπή Κατάρτισης Ετήσιου Προγράμματος Έργων» την εκτίμηση και καταγραφή των αναγκών των σχετικών έργων για το επόμενο έτος, η οποία θα
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 3 από 5 περιλαμβάνει κατ ελάχιστον τον προγραμματισμό υλοποίησης φυσικού και οικονομικού αντικειμένου για το επόμενο έτος, την προβλεπόμενη χρηματοδότηση, τις ανάγκες απασχόλησης προσωπικού και τον προγραμματισμό σύναψης συμβάσεων με εξωτερικούς αναδόχους για προμήθεια προϊόντων ή/και παροχή υπηρεσιών. Σημειώνεται ότι η εκτίμηση των αναγκών πρέπει να βασίζεται στον τεχνικό και λειτουργικό σχεδιασμό του έργου, ο οποίος πραγματοποιείται στα πλαίσια της διαδικασίας Δ2-01, εξειδικεύοντας στις ανάγκες του τρέχοντος έτους. Στην περίπτωση έργων που δομούνται σε υποέργα, τα έγγραφα εκτίμησης και καταγραφής αναγκών που διαβιβάζουν οι Υπεύθυνοι Έργων προς την Επιτροπή πρέπει να συνοδεύονται από αντίστοιχες εισηγήσεις των Υπευθύνων Υποέργων (εφόσον έχουν οριστεί), όσον αφορά την εκτίμηση και καταγραφή αναγκών των Υποέργων. 7.2. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΥΝΟΛΙΚΗΣ ΠΡΟΤΑΣΗΣ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗΣ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΈΡΓΩΝ Η «Επιτροπή Κατάρτισης Ετήσιου Προγράμματος Έργων» συγκεντρώνει και επεξεργάζεται ανά εξάμηνο τα νέα δεδομένα που έχουν προκύψει από το βήμα Εκτίμησης και Καταγραφής Αναγκών Έργων, και λαμβάνοντας υπόψη τους διαθέσιμους πόρους, καταρτίζει την εισήγηση αναθεώρησης του ετησίου έργων, η οποία αποτυπώνεται στο έντυπο: Δ1-01- Ε-01: "Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων". Σε περίπτωση που κριθεί απαραίτητο από την Επιτροπή, όπως για παράδειγμα στην περίπτωση προγραμματισμού ανάληψης νέων έργων μεγάλων απαιτήσεων, η αναθεώρηση του ετήσιου έργων μπορεί να πραγματοποιηθεί και εκτάκτως. 7.3. ΈΓΚΡΙΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΜΕΝΟΥ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Η εισήγηση αναθεώρησης εξετάζεται από την ΕΔΕΛ. Σε αυτό το επίπεδο επανεξέτασης και αναθεώρησης του ετήσιου εξετάζονται, ενδεικτικά, τα εξής: Η ανάγκη τροποποίησης των ήδη ενταγμένων στο πρόγραμμα έργων και η σπουδαιότητα των αποκλίσεων που παρουσιάζονται, καθώς και οι τυχόν επιπτώσεις τους στην εξέλιξη άλλων συνδεόμενων με αυτά έργων και γενικότερα ενεργειών/δράσεων του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ. η προτεραιότητα υλοποίησης των έργων σε συνδυασμό με τους συνολικά διαθέσιμους πόρους, με βάση κριτήρια όπως: Α) αν έχει ήδη εγκριθεί η χρηματοδότησή του Β) ενδεχόμενη ανελαστικότητα στο πρόγραμμα υλοποίησής του, όπως π.χ. αν οφείλει να ολοκληρωθεί εντός του επομένου έτους, κλπ.
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 4 από 5 Η έγκριση της αναθεώρησης του ετήσιου ολοκληρώνεται το αργότερο μέχρι τέλους του μηνός Οκτωβρίου του τρέχοντος έτους. 7.4. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΜΟΝΑΔΩΝ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Μετά την έγκριση του γίνονται με την ευθύνη της Γραμματείας της ΕΔΕΛ όλες οι απαραίτητες ενέργειες σχετικής ενημέρωσης όλων των άμεσα εμπλεκόμενων (π.χ. Υπεύθυνοι Έργων), στις οποίες περιλαμβάνεται ενδεικτικά η κοινοποίηση του ετήσιου ή περίληψής του. 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ1-01 : Κατάρτιση Ετήσιου Προγράμματος Δ4-03 : Διαχείριση Προβλημάτων και Αλλαγών Δ2-01: Τεχνικός και Λειτουργικός Σχεδιασμός Έργου - Προγραμματισμός Απαιτούμενων Ενεργειών Ωρίμανσης Έναρξη διαδικασίας Έναρξη διαδικασίας Υπεύθυνοι Έργων Κατάρτιση εγγράφων εκτίμησης και καταγραφής αναγκών έργων που χρήζουν τροποποιήσεων/διορθώσεων, καθώς και νέων έργων Υποβολή αναθεώρησης ετήσιου έργων προς έγκριση Επιτροπή Κατάρτισης Ετήσιου Προγράμματος Έργων Συγκέντρωση - Επεξεργασία δεδομένων / Κατάρτιση συνολικής πρότασης αναθεώρησης ετήσιου έργων και υποβολή προς έγκριση Έντυπο ετήσιου έργων ( Δ1-01-Ε-01) Απόφαση έγκρισης αναθεώρησης ετήσιου Εγκεκριμένη αναθεώρηση ετήσιου πρόγραμματος ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ Έγκριση αναθεώρησης του ετήσιου έργων Φάκελος Ετήσιου Προγραμματισμού έργων Γραμματεία ΕΔΕΛ Ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων Τέλος διαδικασίας
Έναρξη Ισχύος: 5/2009 Σελίδα 5 από 5 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Υπεύθυνοι Έργων Εκτίμηση και καταγραφή αναγκών νέων έργων Εκτίμηση και καταγραφή αναγκών έργων που χρήζουν τροποποιήσεων/διορθώσεων «Επιτροπή Κατάρτισης Ετήσιου Προγράμματος Έργων» του ΕΛΚΕ ΤΕΙ-Χ Συγκέντρωση εγγράφων εκτίμησης και καταγραφής αναγκών έργων Επεξεργασία δεδομένων και κατάρτιση συνολικής πρότασης αναθεώρησης ετήσιου Υποβολή/Εισήγηση στην ΕΔΕΛ ΤΕΙ-Χ για την έγκριση της αναθεώρησης του ετήσιου Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού (ΕΔΕΛ) ΤΕΙ-Χ Έγκριση του αναθεωρημένου ετήσιου έργων 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ Δ1-01-Ε-01 Ετήσιο Πρόγραμμα Έργων (εσωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Ηλεκτρονικό αρχείο ετήσιων προγραμμάτων έργων σε Η-Υ της Γραμματείας του ΕΛΚΕ. 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΕΤΗΣΙΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΕΡΓΩΝ Φάκελος Ετήσιου Προγραμματισμού Έργων Έγγραφα εκτίμησης και καταγραφής αναγκών έργων Υποβολή αναθεωρημένου ετήσιου προς έγκριση Απόφαση έγκρισης αναθεωρημένου ετήσιου Εγκεκριμένο αναθεωρημένο ετήσιο πρόγραμμα