ÊåöÜëáéï. Ëßóôåò êáé åîùôåñéêü äåäïìýíá ÐÅÑÉÅ ÏÌÅÍÁ ÓÔÏ ÊÅÖÁËÁÉÏ ÁÕÔÏ...

Transcript

1 Ëßóôåò êáé åîùôåñéêü äåäïìýíá 7 ÐÅÑÉÅ ÏÌÅÍÁ 7.1 ÃåíéêÜ ðåñß ëéóôþí 7.2 ÂáóéêÝò åðåîåñãáóßåò óå ëßóôá 7.3 ÁíáæÞôçóç åããñáöþí ìå öüñìá 7.4 Áõôüìáôï ößëôñï 7.5 Ôáîéíüìçóç äåäïìýíùí 7.6 Ïé ëßóôåò óôï Excel ÅéóáãùãÞ äåäïìýíùí áðü åîùôåñéêýò ðçãýò ÊåöÜëáéï ÓÔÏ ÊÅÖÁËÁÉÏ ÁÕÔÏ... ÊÜôù áðü óõãêåêñéìýíåò áðëýò ðñïûðïèýóåéò, ìðïñåß íá èåùñþóåé êáíåßò ôá äåäïìýíá ðïõ Ý åé êáôá ùñþóåé óå Ýíá öýëëï ùò ëßóôá. Óôçí ðåñßðôùóç áõôþ, ìðïñåß íá ôá åéñéóôåß ìå äéüöïñïõò ôñüðïõò ãéá ðáñüäåéãìá íá ôá ôáîéíïìþóåé, íá áðïóðüóåé åããñáöýò ìå ñþóç ößëôñùí, íá ôá áíüãåé óå óõìðáãýóôåñç ìïñöþ ê.ëð. ÅðéðëÝïí, óôï êåöüëáéï áõôü èá åîåôáóôïýí ïé äõíáôüôçôåò ðïõ ðåñéëáìâüíåé ôï Excel ãéá ðñïóðýëáóç êáé åéóáãùãþ óå áõôü äåäïìýíùí áðü åîùôåñéêýò ðçãýò.

2 236 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel 7.1 ÃåíéêÜ ðåñß ëéóôþí Óôï Excel ìéá ëßóôá åßíáé óôçí ïõóßá ìéá äïìþ ïñãüíùóçò äåäïìýíùí ðüíù óå Ýíá öýëëï åñãáóßáò. Ç ïñãüíùóç äåäïìýíùí óå ìïñöþ ëßóôáò ìðïñåß íá áðïôåëýóåé ôç âüóç ãéá ìéá óåéñü áðü äéáöïñåôéêýò óçìáíôéêýò åñãáóßåò äéá åßñéóçò äåäïìýíùí ü- ðùò ôáîéíïìþóåéò, öéëôñáñßóìáôá êáé áíáðáñáãùãýò äåäïìýíùí ðïõ ðëçñïýí óõãêåêñéìýíá êñéôþñéá, áíáãùãýò äåäïìýíùí ìå ìéá óåéñü áðü ôñüðïõò, äéüöïñá åßäç áíáëýóåùí ìå âüóç ôá äåäïìýíá ðïõ Ý ïõí êáôá ùñçèåß óôç ëßóôá ê.ëð. Ãéá íá åéñéóôïýìå äåäïìýíá óå ìïñöþ ëßóôáò, ðñýðåé êáô' áñ Þí íá êáôáóêåõüóïõìå ôçí áíôßóôïé ç ëßóôá. Ç äïìþ ìéáò ëßóôáò åßíáé áðëþ, ìéá êáé óôçí ðåñßðôùóç áõôþ, äïìïýìå êáôü ôá ãíùóôü äåäïìýíá óå ãñáììýò êáé óôþëåò: l ÔõðéêÜ, ç ðñþôç ãñáììþ ôçò ëßóôáò ðïõ ïíïìüæåôáé ãñáììþ åðéêåöáëßäáò á- ðïôåëåßôáé áðü ìßá Þ ðåñéóóüôåñåò åðéãñáöýò (åôéêýôåò) óôçëþí. Ïé åðéãñáöýò áõôýò áðïôåëïýí ôéò åðéêåöáëßäåò, äçëáäþ ôá ïíüìáôá ôùí óôçëþí. l ¼ëåò ïé ãñáììýò êüôù áðü ôç ãñáììþ åðéêåöáëßäùí ðåñéý ïõí åããñáöýò. Ïé åããñáöýò åßíáé óôçí ïõóßá óýíïëá ôéìþí (ðåäßùí) ðïõ áñáêôçñßæïõí ìéá ïíôüôçôá. íá öýëëï åñãáóßáò ðïõ ðåñéý åé äåäïìýíá äïìçìýíá, üðùò ìüëéò ðåñéãñüöçêå ùñßò åíäéüìåóåò êåíýò ãñáììýò, ðåñéý åé ìéá ëßóôá ç ïðïßá ìðïñåß íá áíáãíùñéóôåß - êáé êáô' åðýêôáóç íá áðïôåëýóåé áíôéêåßìåíï åéñéóìþí - áðü ôá áíôßóôïé á åñãáëåßá å- ðåîåñãáóßáò ëéóôþí ôïõ Excel. Èá ìðïñïýóå íá éó õñéóôåß êáíåßò üôé ìéá ëßóôá áðïôåëåß ìéá Üëëç üøç - ôñüðï èåþñçóçò ôùí äåäïìýíùí ðïõ Ý ïõìå êáôá ùñþóåé óôï öýëëï ìáò - þóôå íá ôá åðåîåñãáóôïýìå ùò áñ åßï äåäïìýíùí. Áõôü üìùò õðü ôïí ü- ñï üôé áêïëïõèåßôáé ç äïìþ ðïõ ðåñéãñüøáìå. Ï áíáãíþóôçò ðïõ Ý åé Ýóôù êáé ìéá áìõäñþ - éäýá áðü ðáêýôá åðåîåñãáóßáò âüóåùí äåäïìýíùí, èá áíáãíùñßóåé óôç äïìþ ìéáò ëßóôáò áõôþí åíüò ðßíáêá ìéáò âüóçò äåäïìýíùí. ÐñÝðåé íá óçìåéùèåß üôé ìéá ëßóôá ìðïñåß íá ðåñéëáìâüíåé ìéá Þ ðåñéóóüôåñåò óôþëåò (Ýùò 256) êáé áðü 2 Ýùò ãñáììýò. Åðßóçò, áí êáé äåí áðáéôåßôáé áðü ôï Excel, êüèå óôþëç ðñýðåé êüôù áðü ôçí åðéêåöáëßäá ôçò íá ðåñéëáìâüíåé éäßïõ ôýðïõ äåäïìýíá. Ãéá ðáñüäåéãìá êüôù áðü ôç óôþëç "¼ÍÏÌÁ" ðñýðåé íá õðüñ ïõí áëöáñéèìçôéêü äåäïìýíá åíþ êüôù áðü ôç óôþëç "ÌÉÓÈÏÓ" áñéèìçôéêü. Ç Ýêèåóç ôùí äõíáôïôþôùí äéá åßñéóçò ëßóôáò ìå ôï Excel èá ãßíåé óôéò ãñáììýò ðïõ áêïëïõèïýí ìå ñþóç ìéáò ëßóôáò, óôçí ïðïßá åßíáé êáôá ùñçìýíá âáóéêü óôïé åßá ðùëþóåùí. Óýìöùíá ìå üóá áíáöýñèçêáí ðéï ðüíù, ãéá íá äçìéïõñãþóïõìå áõôþ ôç ëßóôá áêïëïõèïýìå ôá åîþò âþìáôá (ó Þìá 7.1):

3 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 237 Óôïé åßá ïñïëïãßáò ëéóôþí Ðåäßï (Field): íáò áðëüò ôýðïò ðëçñïöïñßáò, üðùò Ýíá üíïìá, ìéá äéåýèõíóç ê.ï.ê. Óôéò ëßóôåò ôïõ Excel êüèå óôþëç (Þ êåëß óôç óôþëç) åßíáé Ýíá ðåäßï. ÔéìÞ ðåäßïõ (Field value): Ìéá óõãêåêñéìýíç ôéìþ ç ïðïßá ðåñéý åôáé óå Ýíá ðåäßï. Óôéò Ëßóôåò ôïõ Excel åßíáé ôï ðåñéå üìåíï åíüò êåëéïý. Ð.. ç ôéìþ "Ðáôçóßùí 25" ãéá ôï ðåäßï Äéåýèõíóç. ¼íïìá ðåäßïõ (Field name): Ìïíáäéêü üíïìá ìå ôï ïðïßï ðñïóäéïñßæåôáé êüèå ðåäßï ëßóôáò. Ôá ïíüìáôá ðåäßùí ôïðïèåôïýíôáé óôçí ðñþôç ãñáììþ ôçò ëßóôáò. Ð.. ÄÉÅÕÈÕÍÓÇ. Êáëü åßíáé íá ìïñöïðïéïýíôáé äéáöïñåôéêü áðü ôá õðüëïéðá óôïé åßá ôçò ëßóôáò, ð. Ýíôïíá, þóôå íá äéáêñßíïíôáé áìýóùò. ÅããñáöÞ (Record): ÓõëëïãÞ áðü óõó åôéóìýíåò ôéìýò ðåäßùí, ðïõ ðåñéãñüöïõí ìéá ïíôüôçôá ð.. ôá óôïé åßá åíüò õðáëëþëïõ. Óôéò ëßóôåò ôïõ Excel, êüèå ãñáììþ åßíáé êáé ìéá åããñáöþ. Ðåñéï Þ Ëßóôáò (List range): Ìéá ðåñéï Þ óôï öýëëï åñãáóßáò ç ïðïßá ðåñéëáìâüíåé üëåò ôéò åããñáöýò, ôá ðåäßá, êáé ôá ïíüìáôá ôïõò. Ìå áíáöïñü ôï ðéï ðüíù ó Þìá äéáêñßíïõìå ôá ðåäßá ôçò ëßóôáò óôá ïðïßá óôï óõãêåêñéìýíï ðáñüäåéãìá èá êáôá ùñïýíôáé ôï åðßèåôï, ôï üíïìá, ç äéåýèõíóç, ç ðüëç êáé ï Ôá. êþäéêáò. Óôï ßäéï ó Þìá äéáêñßíïõìå åðßóçò ôá ïíüìáôá ôùí ðåäßùí, ïíïìáóôéêü ÅÐÉÈÅÔÏ, ¼ÍÏÌÁ, ÄÉÅÕÈÕÍÓÇ, ÐÏËÇ êáé Ô.Ê. êáèþò êáé ìåñéêýò åããñáöýò.

4 238 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel Ó Þìá 7.1 ÁðëÞ ëßóôá ðïõ èá ñçóéìïðïéçèåß óôá ðáñáäåßãìáôá ôïõ êåöáëáßïõ 1 Ïñéóìüò ðåäßùí ëßóôáò Êáô' áñ Þí ïñßæïõìå ôá ðåäßá åéóüãïíôáò ôá ïíüìáôá ôïõò. Êáôá ùñïýìå ëïéðüí êáôü ôá ãíùóôü óôá êåëéü B1 Ýùò Å1 ôá "ÇÌÅÑÁ", "ÁÑ.ÔÉÌ/ÃÉÏÕ", "ÐÙËÇÔÇÓ", êáé "ÐÏÓÏ" áíôßóôïé á. 2 ÅéóáãùãÞ åããñáöþí ÊÜôù áðü ôá áíôßóôïé á ïíüìáôá ðåäßùí êáôá ùñïýìå ôéò åããñáöýò ôçò ëßóôáò ð.. ôá óôïé åßá ôïõ ó Þìáôïò 7.1. Ìå ôïí áðëü êáé Þäç ïéêåßï áõôü ôñüðï, ïñßóôçêå ìéá ëßóôá, ìå ôçí ïðïßá ìðïñïýí íá ñçóéìïðïéçèïýí ïé åíôïëýò ôïõ ìåíïý ÄåäïìÝíá ãéá ôçí åðåîåñãáóßá ôçò. 7.2 ÂáóéêÝò åðåîåñãáóßåò óå ìéá ëßóôá Áðü ôç óôéãìþ ðïõ Ý ïõìå äçìéïõñãþóåé ìéá ëßóôá üðùò áõôþ ôïõ ó Þìáôïò 7.1, ìðïñïýìå íá ôçí åðåîåñãáóôïýìå ìå ìéá óåéñü áðü ôñüðïõò. Åðåîåñãáóßåò ðïõ ìðïñïýí íá áñáêôçñéóôïýí ùò "êëáóéêýò", åßíáé ïé åñãáóßåò ðñïóèþêçò, ôñïðïðïßçóçò, äéáãñáöþò êáé áíáæþôçóçò åããñáöþí. ÌåôÜ ôïí ïñéóìü ôùí ïíïìüôùí ôùí ðåäßùí, ìðïñïýìå íá ðëçêôñïëïãþóïõìå äåäïìýíá åßôå áð' åõèåßáò óôï öýëëï åñãáóßáò åßôå ìýóù ìéáò öüñìáò äåäïìýíùí.

5 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ Åíçìåñþóåéò áð åõèåßáò óôç ëßóôá Åßíáé ï ðéï Üìåóïò ôñüðïò åéóáãùãþò óôïé åßùí óôá êåëéü ðïõ áðáñôßæïõí ôç ëßóôá. Ç åéóáãùãþ êáé ç äéáãñáöþ åããñáöþí êáé ðåäßùí ìýóá óôç Ëßóôá åßíáé áíüëïãç ôçò åéóáãùãþò êáé äéáãñáöþò ãñáììþí êáé óôçëþí óå Ýíá óõíçèéóìýíï öýëëï åñãáóßáò: ÐñïóèÞêç åããñáöþò: ÁðëÜ åßôå ðñïóáñôïýìå ìéá íýá åããñáöþ óôï ôýëïò ôçò ëßóôáò åßôå åðéëýãïõìå ìéá ãñáììþ, êáé óôç óõíý åéá ôçí åíôïëþ ÅéóáãùãÞ>ÃñáììÝò (êýñéï ìåíïý Þ ìåíïý óõíôüìåõóçò), êáé óõìðëçñþíïõìå ôéò ôéìýò ôùí ðåäßùí ãéá ôç íýá åããñáöþ. ÄéáãñáöÞ åããñáöþò: ÅðéëÝãïõìå ôç ãñáììþ ðïõ ðåñéý åé ôçí åããñáöþ ðïõ èýëïõìå íá óâþóïõìå êáé óôç óõíý åéá Åðåîåñãáóßá > ÄéáãñáöÞ. Ôñïðïðïßçóç åããñáöþò: Ìðïñïýìå íá ôñïðïðïéþóïõìå åããñáöýò, äéïñèþíïíôáò á- ðåõèåßáò ôá êåëéü ðïõ óõíéóôïýí ôá ðåäßá ôùí åããñáöþí. Óçìåéþóôå üôé ãéá íá ðñïóèýóïõìå Ýíá íýï ðåäßï, åðéëýãïõìå ìéá óôþëç, êáé óôç óõíý- åéá ôçí åíôïëþ ÅéóáãùãÞ>ÓôÞëåò. Óôç óôþëç ðïõ ðñïêýðôåé óôç ãñáììþ ïíïìüôùí ðåäßùí (ðñþôç ãñáììþ ôçò Ëßóôáò) óõìðëçñþíïõìå ôï üíïìá ôïõ êáéíïýñéïõ ðåäßïõ. Êáô' áíáëïãßá ãéá íá äéáãñüøïõìå Ýíá ðåäßï åðéëýãïõìå ôçí áíôßóôïé ç óôþëç, êáé óôç óõíý åéá ôçí åíôïëþ Åðåîåñãáóßá>ÄéáãñáöÞ. ÖõóéêÜ ìå ôéò ðáñáðüíù äéáäéêáóßåò ïé ôñïðïðïéþóåéò ãßíïíôáé óå åðßðåäï ïëüêëçñçò ãñáììþò Þ ïëüêëçñçò óôþëçò óôï öýëëï. Ï ôñüðïò áõôüò åßíáé áóöáëþò ìüíï ü- ôáí äåí Ý ïõìå Üëëá äåäïìýíá (ðëçí áõôþí ôçò ëßóôáò) óôï öýëëï, ìéá êáé ç åðåîåñãáóßá óå åðßðåäï ïëüêëçñçò ãñáììþò Þ óôþëçò ìðïñåß íá åðçñåüóåé êáé ôá õðüëïéðá äåäïìýíá ôïõ öýëëïõ ÅíçìÝñùóç ëßóôáò ìå ôç öüñìá äåäïìýíùí Ãéá íá êåñäßóïõìå ñüíï, áóöüëåéá êáé öéëéêüôçôá, ïé åéñéóìïß ðïõ ìüëéò ðåñéãñüøáìå ìðïñïýí íá ãßíïõí êáé ìýóù åíüò åéäéêïý ðáñáèýñïõ äéáëüãïõ ðïõ ëýãåôáé Öüñìá äåäïìýíùí (Form). Ç öüñìá äåäïìýíùí äçìéïõñãåßôáé áõôüìáôá óôçí ðåñßðôùóç ðïõ óôï öýëëï Ý åé äçìéïõñãçèåß ìéá ëßóôá êáé åìöáíßæåé ôá åîþò ðëåïíåêôþìáôá: l Öáßíåôáé ìüíï ìéá åããñáöþ êüèå öïñü, ãåãïíüò ðïõ êüíåé ôçí åéóáãùãþ êáé ôç äéüñèùóç åõêïëüôåñç. l ÔõðéêÜ ìðïñïýìå íá äïýìå ðåñéóóüôåñá ðåäßá óå ìéá öüñìá áðü áõôü ðïõ âëýðïõìå óôï öýëëï áð' åõèåßáò. Ìå ôç öüñìá ìðïñïýìå íá äïýìå ìý ñé 32 ðåäßá êüèå öïñü. l 'Ïôáí ðñïóèýôïõìå Þ äéáãñüöïõìå åããñáöýò ìå ôç öüñìá, ôï Excel áõôüìáôá áíáðñïóáñìüæåé ôçí ðåñéï Þ ôçò ëßóôáò. l Ç öýóç ôçò öüñìáò åéóüãåé Ýíá êáëýôåñï åðßðåäï ðñïóôáóßáò, üôáí äéáãñüöïõ-

6 240 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel ìå åããñáöýò (æçôåßôáé åðéâåâáßùóç ãéá äéáãñáöþ åããñáöþò). Ãéá íá åéñéóôïýìå ìéá ëßóôá ìýóù ôçò öüñìáò äåäïìýíùí ðñýðåé ðñþôá íá ôçí åìöáíßóïõìå. Ìðïñïýìå íá åìöáíßóïõìå ôç Öüñìá ÄåäïìÝíùí ìå ôá áêüëïõèá âþìáôá: 1 ÅðéëïãÞ åíüò êåëéïý ôçò ëßóôáò ÅðéëÝãïõìå Ýíá êåëß ìýóá óôç ëßóôá. Ìðïñïýìå åðßóçò íá åðéëýîïõìå êáé ôï üíïìá åíüò ðåäßïõ. 2 ÅìöÜíéóç öüñìáò ÅðéëÝãïõìå ÄåäïìÝíá>Öüñìá. Åìöáíßæåôáé ç Öüñìá ÄåäïìÝíùí. Ç öüñìá ðåñéý åé ôá ïíüìáôá ôùí ðåäßùí êáèþò êáé ìéá áíôßóôïé ç èýóç åéóáãùãþò (äßðëá), óôá ðåäßá üðïõ åðéôñýðåôáé ç åéóáãùãþ äåäïìýíùí. Ôá ðåäßá ðïõ åßíáé áðïôýëåóìá êüðïéáò ó Ýóçò, ìüíï åìöáíßæïíôáé. Ç ãñáììþ êýëéóçò åðéôñýðåé ôç ãñþãïñç ìåôáêßíçóç ìåôáîý ôùí åããñáöþí ôçò ëßóôáò. Óôçí Üíù äåîéü èýóç ôçò öüñìáò åìöáíßæåôáé ï áýîùí á- ñéèìüò ôçò êüèå åããñáöþò êáèþò êáé ôï óýíïëï ôùí åããñáöþí. Ôñïðïðïßçóç: Ãéá íá êüíïõìå ôñïðïðïéþóåéò ìå ôç öüñìá äåäïìýíùí áêïëïõèïýìå ôçí åîþò äéáäéêáóßá: 1 ÅìöÜíéóç öüñìáò äåäïìýíùí ÅðéëÝãïõìå Ýíá êåëß óôç ëßóôá êáé óôç óõíý åéá ÄåäïìÝíá>Öüñìá. ïíüìáôá ðåäßùí üíïìá öüñìáò (üðùò öýëëï) êëéê ãéá êßíçóç óôçí ðñïçãïýìåíç åããñáöþ êëéê ãéá 10 åããñáöýò ðßóù êëéê ãéá 10 åããñáöýò ìðñïóôü á/á åããñáöþò êáé óýíïëï åðéóôñïöþ óôï öýëëï åðéëïãþ åããñáöþí ìå âüóç êñéôþñéá 2 Åíôïðéóìüò åããñáöþò ðïõ èá ìåôáâëçèåß êëéê ãéá êßíçóç Åíôïðßæïõìå ôçí åããñáöþ ðïõ èýëïõìå íá óôçí åðüìåíç äéïñèþóïõìå (ìå ìåôáêßíçóç áðü ôéò ãñáììýò êýëéóçò, Þ ìå ôá êïõìðéü Åýñåóç ðñïç- åããñáöþ ãïýìåíïõ, Åýñåóç åðüìåíïõ Þ ìå ôá âýëç êáôåýèõíóçò áðü ôï ðëçêôñïëüãéï). 3 Äéüñèùóç åããñáöþò Äéïñèþíïõìå ìå áð' åõèåßáò åðýìâáóç ôá ðåäßá ðïõ èýëïõìå íá ìåôáâüëëïõìå (êëéê ãéá äçìéïõñãßá óçìåßïõ ðáñåìâïëþò ìýóá óôï ðåäßï ðïõ ìáò åíäéáöýñåé). Áðü ðåäßï óå ðåäßï ìðïñïýìå íá êéíçèïýìå êáé ìå Tab Þ Shift+Tab. ÅðáíáëáìâÜíïõìå ôá âþìáôá 2 êáé 3, ãéá êüèå åããñáöþ ðïõ èýëïõìå íá äéïñèþóïõìå.

7 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ ÅðéóôñïöÞ óôï öýëëï ÔÝëïò êüíïõìå êëéê óôï êïõìðß Êëåßóéìï ãéá íá ôåñìáôéóôåß ç äéüñèùóç. Óçìåéþóôå üôé ôçí þñá ôçò äéüñèùóçò ìéáò åããñáöþò, ôï Excel áðïèçêåýåé ôéò áëëáãýò ìüíéìá, üôáí ãßíåé ç ìåôáêßíçóç óå Üëëç åããñáöþ. Ðñéí öýãïõìå áðü ôçí åããñáöþ, ìðïñïýìå íá åðáíáöýñïõìå ôçí åããñáöþ óôçí áñ éêþ ôçò ìïñöþ, êüíïíôáò êëéê óôï êïõìðß ÁðïêáôÜóôáóç. ÐñïóèÞêç åããñáöþò. Ãéá ðñïóèýóïõìå åããñáöýò óôç ëßóôá ìýóù ôçò öüñìáò äåäïìýíùí áêïëïõèïýìå ôá åîþò: 1 ÅìöÜíéóç öüñìáò äåäïìýíùí ÅðéëÝãïõìå Ýíá êåëß óôç ëßóôá êáé óôç óõíý åéá ÄåäïìÝíá>Öüñìá. 2 Äçìéïõñãßá íýáò åããñáöþò ÊÜíïõìå êëéê óôï êïõìðß ÍÝá åããñáöþ Þ ðéýæïõìå ôï óõíäõáóìü ôùí ðëþêôñùí Ctrl+PgDn. Äçìéïõñãåßôáé Ýôóé ìéá êåíþ åããñáöþ êáé åìöáíßæåôáé ç Ýíäåéîç ÍÝá åããñáöþ óôç èýóç ðïõ ôõðéêü åìöáíßæåôáé ï áñéèìüò ôçò åããñáöþò. 3 ÅéóáãùãÞ ôéìþí ðåäßùí ÅéóÜãïõìå ôéò ôéìýò ôùí ðåäßùí óôá áíôßóôïé á ðëáßóéá ôéìþí. ÅðáíáëáìâÜíïõìå ôá âþìáôá 2 êáé 3 ãéá Üëëåò åããñáöýò, ðïõ ôõ üí èýëïõìå íá ðñïóèýóïõìå. 4 ÅðéóôñïöÞ óôï öýëëï ÔÝëïò êüíïõìå êëéê óôï êïõìðß Êëåßóéìï ãéá íá ôåñìáôéóôåß ç ðñïóèþêç. 'Ïôáí ðñïóèýôïõìå åããñáöýò óôç ëßóôá ìå ôç öüñìá äåäïìýíùí, ôï Excel ôéò ðñïóèýôåé óôï ôýëïò ôçò ëßóôáò ùñßò íá åéóüãåé ìéá êåíþ ãñáììþ. ÅÜí äåí õðüñ åé áñêåôüò þñïò ãéá íá áõîçèåß ç ðåñéï Þ ôçò ëßóôáò, åìöáíßæåôáé Ýíá ìþíõìá ðñïåéäïðïßçóçò. ÄéáãñáöÞ. Ãéá íá äéáãñüøïõìå ìéá åããñáöþ ìå ôç öüñìá äåäïìýíùí, áêïëïõèïýìå ôá ðáñáêüôù âþìáôá: 1 ÅìöÜíéóç öüñìáò äåäïìýíùí ÅðéëÝãïõìå Ýíá êåëß óôç ëßóôá êáé óôç óõíý åéá ÄåäïìÝíá>Öüñìá. 2 Åíôïðéóìüò åããñáöþò ðïõ èá äéáãñáöåß Åíôïðßæïõìå ôçí åããñáöþ ðïõ èýëïõìå íá äéáãñüøïõìå (ìå ìåôáêßíçóç áðü ôéò ãñáììýò êýëéóçò, Þ ìå ôá êïõìðéü Åýñåóç ðñïçãïýìåíïõ, Åýñåóç åðüìåíïõ Þ ìå ôá âýëç êáôåýèõíóçò áðü ôï ðëçêôñïëüãéï). 3 ÄéáãñáöÞ åããñáöþò 'Ïôáí åìöáíéóôåß óôç öüñìá ç åðéèõìçôþ åããñáöþ, êüíïõìå êëéê óôï êïõìðß ÄéáãñáöÞ. Ùò óõíýðåéá ôçò ôåëåõôáßáò åíýñãåéáò, ïé åðüìåíåò åããñáöýò áëëüæïõí êáôüëëçëá áñßèìçóç êáé åìöáíßæåôáé Ýíá ìþíõìá óôçí ïèüíç, ôï ïðïßï ðëçñïöïñåß

8 242 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel ôïí ñþóôç üôé ç åããñáöþ èá äéáãñáöåß ìüíéìá. Óôï óçìåßï áõôü åðéëýãïõìå åßôå ÏÊ -Þ éóïäýíáìá Enter- ïðüôå ç åããñáöþ äéáãñüöåôáé, åßôå ôï ðëþêôñï 'Áêõñï ãéá áêýñùóç ôçò äéáãñáöþò. 4 ÅðéóôñïöÞ óôï öýëëï ÔÝëïò êüíïõìå êëéê óôï êïõìðß Êëåßóéìï ãéá íá ôåñìáôéóôåß ç äéáãñáöþ. 'Ïðùò Ý ïõìå Þäç áíáöýñåé, óôçí ðåñßðôùóç ôçò äéáãñáöþò ãéá ëüãïõò áóöüëåéáò, óõíéóôüôáé ç ñþóç ôçò öüñìáò äåäïìýíùí. Áð ôçí Üëëç ðëåõñü üìùò, ìå ôç ìýèïäï äéáãñáöþò áðåõèåßáò áðü ôï öýëëï åñãáóßáò ìðïñïýí íá åðéëåãïýí ðåñéóóüôåñåò ôçò ìéáò åããñáöýò ðñïò äéáãñáöþ. 7.3 ÁíáæÞôçóç åããñáöþí ìå öüñìá Ôï Excel ðáñý åé åíôïëýò ìå ôéò ïðïßåò ìðïñïýìå íá åíôïðßóïõìå áõôüìáôá êüðïéåò óõãêåêñéìýíåò åããñáöýò óôç ëßóôá. ÅðéðëÝïí ìðïñïýìå íá öéëôñüñïõìå åããñáöýò. Êáé óôéò äýï ðåñéðôþóåéò, ç áíáæþôçóç ãßíåôáé ìå âüóç óõãêåêñéìýíá êñéôþñéá. Ôá êñéôþñéá åßíáé êüðïéåò ëïãéêýò óõíèþêåò ìå âüóç ôéò ïðïßåò ãßíåôáé ç áíáæþôçóç ôùí åããñáöþí ðïõ ôéò ðëçñïýí. ÁíáæÞôçóç åããñáöþí ìðïñåß íá åðéôåõ èåß ìå ó çìáôéóìü êüðïéùí êñéôçñßùí ðïõ ðñýðåé íá ðëçñïýí ïé ðñïò áíáæþôçóç åããñáöýò, ñçóéìïðïéþíôáò ôç öüñìá äåäïìýíùí. Ãéá íá åíôïðßóïõìå åããñáöýò áðü ôç öüñìá äåäïìýíùí, ðñýðåé íá áêïëïõèþóïõìå ôá ðáñáêüôù âþìáôá: 1 ÅìöÜíéóç öüñìáò äåäïìýíùí ÅðéëÝãïõìå Ýíá êåëß óôç ëßóôá êáé óôç óõíý åéá ÄåäïìÝíá>Öüñìá. 2 ÅìöÜíéóç öüñìáò êñéôçñßùí ÅðéëÝãïõìå ôï êïõìðß ÊñéôÞñéá, ïðüôå åìöáíßæåôáé ìéá Üäåéá öüñìá êñéôçñßùí. Áò ðáñáôçñçèåß åäþ üôé óôçí Üíù äåîéü ãùíßá ôïõ ðáñáèýñïõ äéáëüãïõ ôçò öüñìáò óôç èýóç ðïõ ôõðéêü åìöáíßæåôáé ï Á/Á åããñáöþò, óôçí ðåñßðôùóç áõôþ åìöáíßæåôáé ç ëýîç "Criteria". 3 Ó çìáôéóìüò êñéôçñßùí ÅðéëÝãïõìå êáé óõìðëçñþíïõìå áíüëïãá ôï ðëáßóéï Þ ôá ðëáßóéá êåéìýíïõ

9 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 243 ÔåëåóôÞò ÅîÞãçóç = ºóï ìå <> ÄéÜöïñï ôïõ > Ìåãáëýôåñï áðü >= Ìåãáëýôåñï Þ ßóï < Ìéêñüôåñï áðü <= Ìéêñüôåñï Þ ßóï Ðßíáêáò 7.1 ÔåëåóôÝò óýãêñéóçò ãéá áíáæþôçóç åããñáöþí êáé äçìéïõñãßá ößëôñùí. óôá ïðïßá èýëïõìå íá åéóüãïõìå êüðïéï êñéôþñéï. Ð.. ôï ðåäßï ÐÏÓÏ íá åßíáé ìåãáëýôåñï Þ ßóï áðü (äçë. >=3.000). Ôá êñéôþñéá óôç öüñìá óõíäýïíôáé ìå óýæåõîç (Êáé)ˆ äçë. áí èýóïõìå êáé óôï ðåäßï ÏÍÏÌÁ ôï ÐÁÐÐÁÓ, áíáæçôïýìå åããñáöýò ìå ðùëçôþ ôïí ÐÁÐÐÁ êáé ìå ÐÏÓÏ êáé ðüíù. 4 Åíåñãïðïßçóç áíáæþôçóçò Áöïý äçìéïõñãþóïõìå üëá ôá åðéèõìçôü êñéôþñéá, êüíïõìå êëéê óôï êïõìðß Åýñåóç åðüìåíïõ. ÅÜí èýëïõìå íá ãßíåé áíáæþôçóç ãéá ôéò åããñáöýò ðïõ õðüñ ïõí ðñéí áðü ôçí ôñý ïõóá åããñáöþ êáé éêáíïðïéïýí ôç óõíèþêç, êüíïõìå êëéê óôï êïõìðß Åýñåóç ðñïçãïýìåíïõ. ÅÜí äåí õðüñ åé åããñáöþ ðïõ éêáíïðïéåß ôç óõíèþêç ðïõ ó çìáôßóáìå (êñéôþñéá), èá áêïõóôåß Ýíáò áñáêôçñéóôéêüò Þ ïò. 5 ÏëïêëÞñùóç äéáäéêáóßáò ÅðéëÝãïíôáò ôï êïõìðß Êëåßóéìï êëåßíåé ôï ðáñüèõñï. Ìðïñïýí áêüìá íá ñçóéìïðïéçèïýí êáé ïé åéäéêïß áñáêôþñåò ìðáëáíôýñ (? êáé * - ôï? éóïäõíáìåß ìå Ýíáí ïðïéïäþðïôå áñáêôþñá åíþ ôï * éóïäõíáìåß ìå ïðïéïõóäþðïôå êáé ïóïõóäþðïôå áñáêôþñåò). Ãéá ðáñüäåéãìá ôï ÐÁ* óôï ðåäßï ¼ÍÏÌÁ óçìáßíåé üëá ôá ïíüìáôá ðïõ áñ ßæïõí áðü ÐÁ, åíþ ôï ÐÁ???? óôï ßäéï ðåäßï óçìáßíåé üëá ôá ïíüìáôá ðïõ ðåñéëáìâüíïõí Ýîé áñáêôþñåò êáé áñ ßæïõí áðü ÐÁ. Óçìåéþóôå üôé ãéá íá ñçóéìïðïéçèïýí ïé ßäéïé ïé áñáêôþñåò? êáé * ùò ìýñïò ôçò ôéìþò áñêåß íá ñçóéìïðïéçèåß ðñéí áðü áõôïýò ôï óýìâïëï (~). Ð.. ãéá áíáæþôçóç "ÐÁÐÁ?", ãñüøôå "ÐÁÐÁ~?". 7.4 Áõôüìáôï ößëôñï Óôçí ðñüîç ïé ëßóôåò ôõðéêü åßíáé ìåãüëùí äéáóôüóåùí, äçëáäþ ðåñéý ïõí ðïëëýò åããñáöýò.

10 244 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel ÓõíÞèùò óå ïñéóìýíåò åñãáóßåò áíüëõóçò ìáò åíäéáöýñåé Ýíá õðïóýíïëï ìüíï áðü ôéò åããñáöýò ðïõ ðåñéëáìâüíåé ç ëßóôá, êáé åéäéêüôåñá áõôýò ðïõ ðëçñïýí óõãêåêñéìýíá êñéôþñéá. Ð.. ãéá ôï ðáñüäåéãìü ìáò Ýóôù üôé èýëïõìå ìüíï ôéò åããñáöýò ðïõ ðåñéëáìâüíïõí óôï ðåäßï ÐÙËÇÔÇÓ ôïí ÐÁÐÐÁ. Ç áíáæþôçóç êáé ïìáäïðïßçóç ôùí åããñáöþí áõôþí ìå áðëþ åðéèåþñçóç ôçò ëßóôáò ìðïñåß íá åßíáé åýêïëç óôï áðëü ðáñüäåéãìü ìáò, áëëü óôç óõíôñéðôéêþ ðëåéïøçößá óôçí ðñüîç ôï ìýãåèïò ôçò ëßóôáò ôçí êáèéóôü áíýöéêôç. Ç ëýóç óôï ðáñáðüíù ðñüâëçìá åßíáé ôï ëåãüìåíï öéëôñüñéóìá ôï ïðïßï áðü ôï Excel ìðïñåß íá ãßíåé áõôüìáôá. Ìå ôç ëýîç öéëôñüñéóìá óôï Excel - êáé ãåíéêüôåñá óôçí ðëçñïöïñéêþ - åííïïýìå ôçí åðéëïãþ ãéá åìöüíéóç åíüò õðïóõíüëïõ ôùí åããñáöþí áðü ìéá ëßóôá ìå âüóç ôá êñéôþñéá ðïõ èýôïõìå. ñþóç ôïõ Áõôüìáôïõ ößëôñïõ Óôï Excel áðëýò åñãáóßåò öéëôñáñßóìáôïò ãßíïíôáé åýêïëá ìýóù ôçò åíôïëþò Áõôüìáôï ößëôñï. Åíåñãïýìå ùò åîþò: 1 ÅðéëïãÞ ëßóôáò ÅðéëÝãïõìå êáô áñ Þí Ýíá êåëß ðïõ íá á- íþêåé óôç ëßóôá. 2 Åíåñãïðïßçóç Áõôüìáôïõ ößëôñïõ ÅðéëÝãïõìå ôçí åíôïëþ ÄåäïìÝíá > Ößëôñï > Áõôüìáôï Ößëôñï. Eìöáíßæïíôáé âýëç ðëáéóßùí ëßóôáò äßðëá áðü ôá ïíüìáôá ôùí ðåäßùí ôçò ëßóôáò. 3 ÖéëôñÜñéóìá ùò ðñïò ðåäßï ÅÜí åíåñãïðïéçèåß - êëéê óôï âýëïò - ôï ðëáßóéï ëßóôáò óå Ýíá ðåäßï, åìöáíßæåôáé ìéá ëßóôá ç ïðïßá ðåñéý åé üëåò ôéò ôéìýò ðïõ õðüñ ïõí óôï ðåäßï áõôü áðü ìéá öïñü. ÅÜí åðéëåãåß - êëéê - ìéá ôéìþ áðü ôç ëßóôá áõôþ ôüôå åìöáíßæïíôáé ìüíï ïé åããñáöýò ïé ïðïßåò ðåñéý ïõí ôçí ôéìþ áõôþ óôï óõãêåêñéìýíï ðåäßï. Ìðïñïýìå íá óõíå ßóïõìå ìå ôïí ßäéï ôñüðï ìå Ýíá Üëëï ðåäßï, ãéá åðéðëýïí öéëôñüñéóìá ôçò Ëßóôáò ïðüôå ìéëüìå ãéá óýíèåôï êñéôþñéï.

11 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 245 Óçìåéþóôå üôé ïé ôßôëïé ôùí ãñáììþí ôçò öéëôñáñéóìýíçò ëßóôáò åìöáíßæïíôáé åðßóçò ìå äéáöïñåôéêü ñþìá. Ïé åðéëïãýò ðïõ åìöáíßæïíôáé óôá ðëáßóéá ëßóôáò ëýãïíôáé êñéôþñéá ãéá ó çìáôéóìü ößëôñùí. Åêôüò ôùí ôéìþí ôùí ðåäßùí ôçò ëßóôáò ðïõ ðåñéý ïõí, ðåñéëáìâüíïõí êáé ôñåéò åéäéêýò åðéëïãýò. Éäéáßôåñá ñþóéìç åðéëïãþ åßíáé ç ÐñïóáñìïãÞ. Ç ñþóç ôçò åðéëïãþò ÐñïóáñìïãÞ Ç åðéëïãþ ÐñïóáñìïãÞ ôïõ ðëáéóßïõ ëßóôáò ôïõ Áõôüìáôïõ ößëôñïõ, åðéôñýðåé ôçí åéóáãùãþ óýíèåôùí óõíèçêþí (êñéôçñßùí) ãéá êüðïéï ðåäßï. Ãéá ðáñüäåéãìá èá åìöáíßóïõìå ôéò åããñáöýò ðùëþóåùí ìå ôéìýò óôï ðåäßï ÐÏÓÏ ìåãáëýôåñï áðü êáé ìéêñüôåñï áðü Êáô áñ Þí åðéëýãïõìå ÄåäïìÝíá>Ößëôñï>ÅìöÜíéóç üëùí, þóôå íá åìöáíéóôïýí ü- ëåò ïé åããñáöýò, ìå ôá ðëáßóéá ëßóôáò ôùí ößëôñùí åíåñãïðïéçìýíá êáé áêïëïõèïýìå ôá åîþò: 1 Åíåñãïðïßçóç ðñïóáñìïóìýíïõ ößëôñïõ ÊÜíïõìå êëéê óôï âýëïò ôçò ëßóôáò ðïõ áíôéóôïé åß óôï ðåäßï ðïõ èýëïõìå íá åéóüãïõìå ðñïóáñìïóìýíï ößëôñï, åäþ óôï âýëïò ðïõ áíôéóôïé åß óôï ÐÏÓÏ, êáé óôç óõíý åéá åðéëýãïõìå ÐñïóáñìïãÞ... 2 Êáèïñéóìüò ðáñáìýôñùí Åìöáíßæåôáé ôï ðáñüèõñï äéáëüãïõ ôïõ ó Þìáôïò 7.2, üðïõ ìðïñïýìå íá åéóüãïõìå ôç óõíèþêç ðïõ èýëïõìå. 'Åôóé óôï ðñþôï ðëáßóéï ëßóôáò ôïõ ðáñáèýñïõ, åðéëýãïõìå áðü ôç ëßóôá ôåëåóôþí ôçí Ýêöñáóç "åßíáé ìåãáëýôåñï áðü" êáé óôï ðëáßóéï ëßóôáò äßðëá áðü áõôü ãñüöïõìå Þ åðéëýãïõìå (åöüóïí õðüñ åé ùò ôéìþ óôç ëßóôá ôéìþí) ôçí ôéìþ ÌåôÜ óçìåéþíïõìå ôï ëïãéêü ôåëåóôþ "Êáé" êáé óôï ðëáßóéï ëßóôáò êüôù áñéóôåñü, åðéëýãïõìå ôçí Ýêöñáóç "åßíáé ìéêñüôåñï áðü" êáé äßðëá ôçí ôéìþ Ìå ôçí åðéëïãþ ôïõ êïõìðéïý ÏÊ, ðñáãìáôïðïéåßôáé ôï Ó Þìá 7.2 Ôï ðáñüèõñï äéáëüãïõ ôçò åðéëïãþò ÐñïóáñìïãÞ, åðéôñýðåé ôçí åéóáãùãþ åíüò Þ äýï êñéôçñßùí öéëôñáñßóìáôïò ôçò ëßóôáò, óõíäåäåìýíùí ìå Êáé (And) Þ ¹ (Or).

12 246 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel Óôïé åßá Þ ðïóïóôü Ðñþôá Þ ôåëåõôáßá óôïé åßá ÐëÞèïò óôïé åßùí Ó Þìá 7.3 ñçóéìïðïéïýìå ôçí åðéëïãþ Ðñþôá 10, ãéá íá åìöáíßóïõìå åããñáöýò ìå ôéò ìåãáëýôåñåò (Áñ Þ) Þ ìéêñüôåñåò (ÔÝëïò) ôéìýò óå ðåäßï. öéëôñüñéóìá ìå âüóç ôç ìüëéò êáèïñéóèåßóá óýíèåôç óõíèþêç, ìå áðïôýëåóìá ôçí åìöüíéóç óôçí ïèüíç ôùí åããñáöþí ôçò ëßóôáò ðïõ ôçí ðëçñïýí. Ç ñþóç ôçò åðéëïãþò Ðñþôá 10 Ç åðéëïãþ áõôþ ìðïñåß íá ñçóéìïðïéçèåß ãéá íá åîåôüóïõìå ôéò åããñáöýò ðïõ åìöáíßæïõí ôéò 10 ìåãáëýôåñåò Þ ìéêñüôåñåò ôéìýò ôïõ ðåäßïõ ðïõ ìáò åíäéáöýñåé óå ìéá ëßóôá. Óçìåéþóôå üôé ðáñüëï ðïõ ç åðéëïãþ áõôþ ëýãåôáé Ðñþôá 10, ìðïñïýìå íá ôç ñçóéìïðïéþóïõìå ãéá íá åìöáíßóïõìå ïðïéïäþðïôå áñéèìü óôïé åßùí êáô áýîïõóá Þ êáé öèßíïõóá óåéñü óå ìéá ëßóôá. ÖõóéêÜ ðüíôá ìå âüóç êüðïéï ðåäßï. Ãéá ðáñüäåéãìá, Ýóôù üôé èýëïõìå íá åìöáíßóïõìå ôá ôñßá ôéìïëüãéá ìå ôï ìåãáëýôåñï ðïóü óôç ëßóôá ìáò. Êáô áñ Þí áíáéñïýìå ôï ðñïçãïýìåíï ößëôñï åðéëýãïíôáò ¼ëá áðü ôç ëßóôá ôïõ ðåäßïõ ÐÏÓÏ. Óôç óõíý åéá áíáðôýóóïõìå ôç ëßóôá ôïõ ðåäßïõ ÐÏÓÏ êáé åðéëýãïõìå ôçí Ðñþôá 10. Åìöáíßæåôáé ôï ðáñüèõñï ôïõ ó Þìáôïò 7.3. Áðü ôçí áñéóôåñüôåñç ëßóôá ôïõ ðáñáèýñïõ áõôïý åðéëýãïõìå áí èá åìöáíßóïõìå ôá ðñþôá (Áñ Þ) Þ ôá ôåëåõôáßá (ÔÝëïò) óôïé åßá ôçò ëßóôáò ùò ðñïò ôï ðåäßï ÐÏÓÏ. Óôçí óõãêåêñéìýíç ðåñßðôùóç å- ðéëýãïõìå Áñ Þ. Áðü ôçí áìýóùò åðüìåíç ëßóôá åðéëýãïõìå áñéèìü óôïé åßùí, åäþ 3. Áðü ôçí ôåëåõôáßá ëßóôá åðéëýãïõìå áí ï áñéèìüò ôùí óôïé åßùí ðïõ èá åìöáíéóôïýí åêöñüæåé ðëþèïò Þ ðïóïóôü åðß ôùí óôïé åßùí ôçò ëßóôáò. ÅðéëÝãïõìå Óôïé åßá. Ìå êëéê óôï ÏÊ, öéëôñüñåôáé ç ëßóôá óýìöùíá ìå ôá ðáñáðüíù. ÅìöÜíéóç üëùí êáé êáôüñãçóç ößëôñïõ Ìå ôçí åðéëïãþ ¼ëá áðü ôç ëßóôá åíüò ðåäßïõ, áíáéñïýíôáé ôá ó çìáôéóìýíá ößëôñá ãéá ôï äåäïìýíï ðåäßï. Áí Ý ïõìå ó çìáôßóåé ðïëëáðëü êñéôþñéá, ð.. ôï êñéôþñéï

13 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 247 ÐÁÐÐÁÓ ãéá ôï ðåäßï ÐÙËÇÔÇÓ êáé ìåãáëýôåñï áðü ãéá ôï ðåäßï ÐÏÓÏ áíáéñïýìå ôá äýï êñéôþñéá åßôå ñçóéìïðïéþíôáò ôçí åðéëïãþ ¼ëá ìéá öïñü ãéá êüèå áðü ôá ðåäßá, åßôå åðéëýãïíôáò ìéá ìüíï öïñü ÄåäïìÝíá>Ößëôñï>ÅìöÜíéóç üëùí. Êáé óôéò äýï ðáñáðüíù ðåñéðôþóåéò ôá âýëç äåí áðïìáêñýíïíôáé áðü ôéò ëßóôåò. Ãéá íá ôá áðïìáêñýíïõìå, êáôáñãïýìå ôï Áõôüìáôï ößëôñï åðéëýãïíôáò åê íýïõ, ÄåäïìÝíá>Ößëôñï>Áõôüìáôï Ößëôñï. 7.5 Ôáîéíüìçóç äåäïìýíùí Óå ìéá óåéñü ðñïâëçìüôùí ç ôáîéíüìçóç ìéáò ëßóôáò ìðïñåß íá âïçèþóåé ðïëý óôçí å- ðåîåñãáóßá ôçò. Áðü ôï Excel ìðïñïýìå åýêïëá íá ôáîéíïìþóïõìå ìéá ëßóôá ìå ïðïéáäþðïôå óåéñü. Ç ôáîéíüìçóç ãßíåôáé ìå âüóç ðåäßá-êëåéäéü. Ìðïñïýí íá ñçóéìïðïéçèïýí ïðïéáäþðïôå áðü ôá ðåäßá ôçò ëßóôáò ùò ðåäßá ôáîéíüìçóçò, åíþ ç ôáîéíüìçóç ìðïñåß íá ãßíåé åßôå ìå áýîïõóá åßôå ìå öèßíïõóá óåéñü. ÅðéðëÝïí ìðïñïýìå íá ñçóéìïðïéþóïõìå êáé óýíèåôï êëåéäß, ôï ïðïßï ìðïñåß íá á- ðïôåëåßôáé áðü Ýùò ôñßá åðéìýñïõò ðåäßá. ÅÜí ð.. ãßíåôáé ôáîéíüìçóç ùò ðñïò ôï ðåäßï ÅÐÉÈÅÔÏ, ìðïñåß íá ñçóéìïðïéçèåß êáé ùò äåýôåñï ðåäßï ôáîéíüìçóçò ôï Ï- ÍÏÌÁ, þóôå ãéá äýï ßäéá åðßèåôá íá ãßíåé ôáîéíüìçóç ùò ðñïò ôï üíïìá Ôáîéíüìçóç ìå âüóç Ýíá ðåäßï óôù üôé èýëïõìå íá ôáîéíïìþóïõìå ôç ëßóôá ðùëþóåùí ðïõ ñçóéìïðïéïýìå óôï êåöüëáéï áõôü ùò ðñïò ôï ðåäßï ÐÏÓÏ êáôü óåéñü ðïóïý äçë. íá åìöáíßæåôáé ðñþôá ç åããñáöþ ìå ôç ìåãáëýôåñç ôéìþ óôï ðåäßï ÐÏÓÏ, ìåôü Þ åããñáöþ ìå ôçí áìýóùò ìéêñüôåñç ôéìþ ê.ï.ê. Áêïëïõèïýìå ôá åîþò: 1 ÅðéëïãÞ ðåñéï Þò ôáîéíüìçóçò Êáô' áñ Þí åðéëýãïõìå ôç ëßóôá ðïõ èá ôáîéíïìçèåß. Áõôü ìðïñåß íá ãßíåé üðùò êáé óôçí ðåñßðôùóç ôïõ Óýíèåôïõ ößëôñïõ ìå åðéëïãþ åíüò êåëéïý ìýóá óôç ëßóôá Þ ìå êáíïíéêþ åðéëïãþ ôçò. 2 Åíåñãïðïßçóç åíôïëþò ôáîéíüìçóçò ÅðéëÝãïõìå ôçí åíôïëþ ÄåäïìÝíá>Ôáîéíüìçóç. 3 Êáèïñéóìüò ðáñáìýôñùí ôáîéíüìçóçò Áðü ôçí ïìüäá åðéëïãþí Ôáîéíüìçóç êáôü ôïõ ðáñáèýñïõ äéáëüãïõ êáé áðü ôï ðëáßóéï ëßóôáò ðïõ åìöáíßæåôáé óôï áñéóôåñü ìýñïò ôçò ïìüäáò, åðéëýãïõìå ôï ðåäßï ùò ðñïò ôï ïðïßï èá ãßíåé ç ôáîéíüìçóç (åäþ ÐÏÓÏ). Óôï ðëáßóéï ëßóôáò åìöáíß-

14 248 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel Ó Þìá 7.4 Êáèïñéóìüò ðáñáìýôñùí ôáîéíüìçóçò. æåôáé ùò ðñïåðéëåãìýíï ôï ðåäßï óôç óôþëç ôïõ ïðïßïõ âñßóêåôáé ôï êåëß ðïõ åðéëýîáìå óôï âþìá 1. ÅðåéäÞ èýëïõìå ïé åããñáöýò íá åìöáíßæïíôáé êáôü ìýãåèïò ÐÏÓÏÕ, êüíïõìå êëéê óôï êïõìðß åðéëïãþò Öèßíïõóá. (Ï ôñüðïò ôáîéíüìçóçò ðïõ ñçóéìïðïéåß ôï Excel åî ïñéóìïý åßíáé óå Áýîïõóá óåéñü). 4 Åíåñãïðïßçóç ôáîéíüìçóçò ÊÜíïíôáò êëéê óôï êïõìðß ÏÊ ãßíåôáé ç ôáîéíüìçóç ôçò ëßóôáò ìå âüóç ôéò ðáñáìýôñïõò ðïõ åðéëý èçêáí. Óôï ðáñüèõñï äéáëüãïõ Ôáîéíüìçóç, åìöáíßæïíôáé êáé ïé åðéëïãýò: ðåéôá êáôü: ñçóéìïðïéåßôáé ãéá ôç äçìéïõñãßá óýíèåôùí êëåéäéþí. ÓõãêåêñéìÝíá á- ðü åäþ åðéëýãïõìå Ýíá äåýôåñï ðåäßï ùò ðñïò ôï ïðïßï èá ãßíåôáé ç ôáîéíüìçóç ãéá ôéò ßäéåò ôéìýò ôïõ ðñþôïõ. 'Ïìïéá ìå ôçí åðüìåíç ïìüäá åðéëïãþí ðåéôá êáôü åðéëýãïõìå êáé ôñßôï ðåäßï åüí ñåéüæåôáé. Óôç ëßóôá: Ç ëßóôá ìðïñåß íá Ý åé ïíüìáôá óôá ðåäßá Þ ü é. Ôï Excel ðñýðåé íá ôï îýñåé, ãéá íá áðïöáóßóåé åüí èá óõìðåñéëüâåé ôçí ðñþôç ãñáììþ óôçí ôáîéíüìçóç. Äåí óõìðåñéëáìâüíåé ôçí ðñþôç ãñáììþ, åüí åðéëåãåß ÕðÜñ åé ãñáììþ êåöáëßäùí, êáé ôç óõìðåñéëáìâüíåé, åüí åðéëå èåß ç Äåí õðüñ åé ãñáììþ êåöáëßäùí. Áò óçìåéùèåß üôé ðýñá áðü ôçí áõôüìáôç åðéëïãþ ôçò ðåñéï Þò ôçò ëßóôáò ðïõ Þäç å- îåôüóáìå, õðüñ åé äõíáôüôçôá åðéëïãþò ìåñéêþí ìüíïí ðåäßùí ôçò, ìå ôïõò ãíùóôïýò ôñüðïõò åðéëïãþò ðåñéï þí. 'Ïôáí ïñßæïõìå ôï åýñïò ôçò ôáîéíüìçóçò ìå äéêéü ìáò åõèýíç, ðñýðåé íá åßìáóôå óßãïõñïé üôé Ý ïõí åðéëåãåß üëá ôá ðåäßá üëùí ôùí åã-

15 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 249 ãñáöþí, äçëáäþ üëç ôç ëßóôá, äéáöïñåôéêü ç ôáîéíüìçóç ìðïñåß íá ðñïêáëýóåé êáôáóôñïöþ óôçí áêåñáéüôçôá ôçò ëßóôáò. ÅÜí ð.. äåí åðéëåãåß ôï ôåëåõôáßï ðåäßï, ôüôå åíþ èá ôáîéíïìçèïýí üëá ôá Üëëá ðåäßá áõôü èá ìåßíåé áíýðáöï. ÅÜí ðåñéëáìâüíïíôáé óôç ëßóôá êáé óôçí ôáîéíüìçóç õðïëïãéæüìåíá ðåäßá, ðñýðåé íá ñçóéìïðïéçèïýí áðüëõôåò áíáöïñýò ãéá ôá åêôüò ôçò ëßóôáò êåëéü, êáé ó åôéêýò áíáöïñýò ãéá ôá åíôüò ôçò Ëßóôáò êåëéü. ÌÝóù ôïõ êïõìðéïý ÅðéëïãÝò ôïõ ðáñáèýñïõ äéáëüãïõ Ôáîéíüìçóç, åìöáíßæåôáé Ýíá íýï ðáñüèõñï äéáëüãïõ ìå ôéò åîþò åðéëïãýò: ÄéÜêñéóç ðåæþí-êåöáëáßùí: Ìå ôçí åðéëïãþ áõôþ, ôï Excel äéáöïñïðïéåß ôçí ôáîéíüìçóç ìåôáîý êåöáëáßùí êáé ìéêñþí ãñáììüôùí (ëáìâüíåôáé õð' üøç Þ ü é, ôï áí ôá ãñüììáôá åßíáé êåöáëáßá Þ ðåæü). Ðñïóáíáôïëéóìüò: Ôï Excel åî ïñéóìïý ôáîéíïìåß êáôü ãñáììýò (åðéëïãþ Ôáîéíüìçóç áðü åðüíù ðñïò ôá êüôù), åüí üìùò èýëïõìå íá ôáîéíïìþóïõìå âüóåé óôçëþí åðéëýãïõìå Ôáîéíüìçóç áðü áñéóôåñü ðñïò ôá äåîéü. ÓåéñÜ ôáîéíüìçóçò ðñþôïõ êëåéäéïý: ÊáôÜ ôïí êáíïíéêü ôñüðï ôáîéíüìçóçò ðïõ åßíáé êáé ï åî ïñéóìïý, éó ýïõí ïé áêüëïõèïé êáíüíåò: l Ïé áñéèìïß ôáîéíïìïýíôáé ìå âüóç ôç óåéñü ôïõò ð.. (ãéá áýîïõóá óåéñü) 23, - 5, 0, 4, 123. l Ïé áëöáñéèìçôéêýò ôéìýò ôáîéíïìïýíôáé ìå âüóç ôïí ðßíáêá ASCII: êåíü! # % Ëáôéíéêïß áñáêôþñåò Åëëçíéêïß áñáêôþñåò. Ð.. ROOM103 < ROOM11. ÅðéðëÝïí ôïõ êáíïíéêïý ôñüðïõ ôáîéíüìçóçò, õðüñ åé êáé äõíáôüôçôá ãéá ðñïóáñìïóìýíç ôáîéíüìçóç. Åäþ ìðïñïýìå íá ïñßóïõìå äéáöïñåôéêü áðü ôïí Êáíïíéêü ôñüðï ôáîéíüìçóçò. Ãéá ðáñüäåéãìá, áò õðïèýóïõìå üôé Ý ïõìå ìéá ëßóôá ðïõ ðåñéý åé ïíüìáôá ìçíþí êáé èýëïõìå íá ôçí ôáîéíïìþóïõìå ùò ðñïò áõôü. Áí äåí êáèïñßóïõìå ôçí êáôüëëçëç óåéñü áðü ôï ðáñüèõñï åðéëïãþí, ïé åããñáöýò èá ôáîéíïìçèïýí ìå áëöáâçôéêþ óåéñü ìçíþí: Áðñßëéïò, Áýãïõóôïò ê.ï.ê. Åðßóçò ôáîéíüìçóç ìðïñåß íá ãßíåé êáé ìå âüóç ðñïóáñìïóìýíç ëßóôá ðïõ Ý- åé äçìéïõñãþóåé ï ñþóôçò, ìýóù ôçò Åñãáëåßá>ÅðéëïãÝò... êáñôýëá ÐñïóáñìïóìÝíåò ëßóôåò (âë êáé ó Þìá äßðëá). ÐñïóáñìïóìÝíç ëßóôá

16 250 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel Ôáîéíüìçóç ìå åñãáëåßá Óôç âáóéêþ åñãáëåéïèþêç ôïõ Excel õðüñ ïõí äýï åñãáëåßá, ìå ôá ïðïßá ìðïñïýìå íá ôáîéíïìþóïõìå Üìåóá ìéá ëßóôá. ÓõãêåêñéìÝíá, ãéá íá ôáîéíïìþóïõìå ìéá ëßóôá ìå ñþóç ôùí åñãáëåßùí, åðéëýãïõìå Ýíá êåëß ôçò ëßóôáò ðïõ íá áíþêåé óôï ðåäßï ùò ðñïò ôï ïðïßï èýëïõìå íá ãßíåé ç ôáîéíüìçóç. Óôç óõíý åéá, áðëü êüíïõìå êëéê óôï áíôßóôïé ï åñãáëåßï. Ôáîéíüìçóç ùñßò ëßóôá Ïé äéáäéêáóßåò ôáîéíüìçóçò ðïõ åîåôüóôçêáí äåí ñåéüæïíôáé êáô' áíüãêç ìéá äïìþ ëßóôáò ãéá íá ëåéôïõñãþóïõí. Ìðïñïýìå íá êüíïõìå óå ïðïéïäþðïôå öýëëï åñãáóßáò ôáîéíüìçóç, åßôå êáôü ãñáììýò åßôå êáôü óôþëåò ìå ôïí ßäéï áêñéâþò ôñüðï. Ïñßæïõìå äçëáäþ ìå åðéëïãþ ôï óýíïëï ôùí êåëéþí ðïõ èýëïõìå íá ôáîéíïìçèïýí êáé óôç óõíý- åéá åêôåëïýìå ôçí åíôïëþ ÄåäïìÝíá>Ôáîéíüìçóç Þ ñçóéìïðïéïýìå ôá áíôßóôïé á åñãáëåßá. 7.6 Ïé ëßóôåò óôï Excel 2003 Óôçí Ýêäïóç 2003 ôïõ Excel ìðïñåß êáíåßò íá åéñéóôåß ëßóôåò ìå ôïõò ôñüðïõò ðïõ á- íáðôý èçêáí ìý ñé ôïõ óçìåßïõ áõôïý. ÐÝñá üìùò áðü ôéò äéáäéêáóßåò ðïõ áíáðôý èçêáí Þäç, óôçí Ýêäïóç 2003 ìðïñåß íá ïñéóôåß ìéá ëßóôá ìå ñçôü ôñüðï. Ãéá íá ãßíåé áõôü, êüíïõìå ìå êëéê óå êüðïéï êåëß ôçò ëßóôáò êáé åðéëýãïõìå ôçí åíôïëþ ÄåäïìÝíá>Ëßóôá>Äçìéïõñãßá ëßóôáò... Åìöáíßæåôáé ôï ðáñüèõñï äéáëüãïõ Äçìéïõñãßá ëßóôáò ôï ïðïßï öáßíåôáé äßðëá. Óôï ðáñüèõñï áõôü ôï Excel åìöáíßæåé áíüóôñïöá öùôéóìýíç ôçí ðåñéï Þ ðïõ Ý åé õðïèýóåé üôé áðïôåëåß ôç ëßóôá ðïõ èýëïõìå íá ïñßóïõìå. Ìå êëéê óôï ÏÊ ôï Excel ðåñéêëåßåé óå ðëáßóéï ôç ëßóôá êáé åìöáíßæåé ôá ãíùóôü âýëç äßðëá áðü êüèå üíïìá ðåäßïõ (ó. 7.5). Ìðïñåß êáíåßò íá ðñïóèýóåé, äéáãñüøåé Þ íá ôñïðïðïéþóåé åããñáöýò ìå ôïõò ôñüðïõò ðïõ Ý ïõí Þäç åîåôáóôåß, ìå ôç óçìáíôéêþ äéáöïñü üôé ç ëßóôá áíáðñïóáñìüæå-

17 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 251 Ó Þìá 7.5 Óôï Excel 2003 ìðïñåß íá ïñßóåé êáíåßò ìéá ðåñéï Þ ñçôü ùò Ëßóôá êáé íá ôçí åðåîåñãáóôåß ìå éäéáßôåñï ôñüðï. ôáé áõôüìáôá. ÊáôÜ ôçí áíáðñïóáñìïãþ ñõèìßæïíôáé áíüëïãá êáé ôõ üí ó Ýóåéò ðïõ õðüñ ïõí óôç ëßóôá. ÅðéðëÝïí ìðïñåß íá ñçóéìïðïéþóåé êáíåßò ôá åñãáëåßá ôçò åñãáëåéïèþêçò Ëßóôá ãéá äéüöïñåò ó åôéêýò åðåîåñãáóßåò üðùò Öüñìá, Ôáîéíüìçóç ê.ëð. Ìå ôï åñãáëåßï ÅíáëëáãÞ ãñáììþò áèñïßóìáôïò ìðïñåß êáíåßò íá åéóüãåé áõôüìáôá Üèñïéóìá ìýóù ôçò óõíüñôçóçò SUBTOTAL. Ìå êëéê óôï êåëß ðïõ ðåñéý åé ôï Üèñïéóìá, åìöáíßæåôáé âýëïò ëßóôáò áðü ôï ïðïßï ìðïñåß êáíåßò íá å- ðéëýîåé Üëëïí õðïëïãéóìü üðùò Ì.Ï., ÐëÞèïò ê.ëð. (âë óõíüñôçóç SUBTOTAL, ó Þìá äßðëá). Åðßóçò, áðü ôá âýëç ðïõ åìöáíßæïíôáé äßðëá óôá ï- íüìáôá ðåäßùí, ìðïñåß íá ðñïóðåëüóåé êáíåßò åðéëïãýò Áõôüìáôïõ ößëôñïõ (ìå âüóç ôéìþ, Ðñþôá 10, ÐñïóáñìïãÞ, ¼ëá) êáé ôáîéíüìçóç (Áýîïõóá êáé Öèßíïõóá) - âë. 7.4 êáé 7.5. ÅðéóôñïöÞ óå êëáóéêþ ðåñéï Þ ôïõ Excel ãßíåôáé ìå ôçí åðéëïãþ ÌåôáôñïðÞ óå ðåñéï- Þ ôïõ åñãáëåßïõ Ëßóôá ôçò ïìþíõìçò åñãáëåéïèþêçò êáé êáôáöáôéêþ áðüíôçóç óôï ìþíõìá åðéâåâáßùóçò ðïõ åìöáíßæåôáé.

18 252 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel 7.7 ÅéóáãùãÞ äåäïìýíùí áðü åîùôåñéêýò ðçãýò Ùò åîùôåñéêýò ðçãýò äåäïìýíùí èá èåùñþóïõìå åäþ, áñ åßá ôá ïðïßá ìðïñåß íá åéóüãåé ôï Excel óå Ýíá öýëëï ôïõ ãéá åðåîåñãáóßá. Ôá áñ åßá áõôü ãåíéêü åìðßðôïõí åßôå óôçí êáôçãïñßá ôùí áñ åßùí êåéìýíïõ (ASCII) åßôå óôçí êáôçãïñßá ôùí áñ åßùí ðïõ äçìéïõñãïýíôáé áðü åéäéêåõìýíá ðáêýôá âüóåùí äåäïìýíùí. Ôá áñ åßá êåéìýíïõ ðáñüãïíôáé áðü åöáñìïãýò ðïõ ðåñéëáìâüíïõí ôç äõíáôüôçôá áðïèþêåõóçò äåäïìýíùí óå ìïñöþ áñ åßïõ ASCII. Ôá áñ åßá âüóåùí äåäïìýíùí äïìïýí ôéò ðëçñïöïñßåò ôïõò óå åããñáöýò êáé ðåäßá. Ç äïìþ áõôþ áðü ëïãéêþ Üðïøç åßíáé üìïéá ìå ôéò åããñáöýò êáé ôá ðåäßá ôùí ëéóôþí ôïõ Excel ðïõ åîåôüóáìå óå ðñïçãïýìåíá êåöüëáéá ÅéóáãùãÞ áñ åßùí ASCII 'Åíáò ôýðïò áñ åßïõ ðïõ ãåíéêü õðïóôçñßæïõí ïé åöáñìïãýò åßíáé ï ôýðïò êåéìýíïõ (ASCII). Óôçí ðåñßðôùóç ðïõ ï óôü ïò åßíáé ç åéóáãùãþ áñ åßïõ êåéìýíïõ, áðü ôï ðáñüèõñï äéáëüãïõ ôçò åíôïëþò Áñ åßï> íïéãìá ìå åðéëåãìýíï ùò ôýðï áñ åßïõ ¼ëá ôá áñ åßá åðéëýãïõìå ôï áñ åßï êåéìýíïõ ðïõ èýëïõìå íá åéóüãïõìå. Ôï Excel åìöáíßæåé ôï ðñþôï âþìá åíüò åéäéêïý ïäçãïý ðïõ ëýãåôáé Ïäçãüò ÅéóáãùãÞò ÊåéìÝíïõ (ó Þìá 7.6). Áðü ôï ðëáßóéï ëßóôáò ÐñïÝëåõóç áñ åßïõ åðéëýãïõìå ôýðï áñáêôþñùí ìå âüóç ôïõò ïðïßïõò Ý ïõí åéóá èåß ôá äåäïìýíá ðñïýëåõóçò. Ãéá ðáñüäåéãìá áí ôï áñ åßï Ó Þìá 7.6 Óôï ðñþôï âþìá ôïõ ïäçãïý åéóáãùãþò êåéìýíïõ êáèïñßæïõìå áí ôï áñ åßï åßíáé ïñéïèåôçìýíï Þ óôáèåñïý ìþêïõò, ôýðï áñáêôþñùí, êáé Ýíáñîç ãñáììþò åéóáãùãþò.

19 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 253 êåéìýíïõ ðåñéý åé äåäïìýíá óå êåßìåíï ìïñöþò Windows 1253, áíáðôýóóïõìå ôç ëßóôá êáé åðéëýãïõìå 1253: ÅëëçíéêÜ Windows. ÅðéëÝãïõìå ôï ðëáßóéï óçìåßùóçò ÏñéïèåôçìÝíï åüí ôï áñ åßï êåéìýíïõ ðïõ ðñüêåéôáé íá åéóüãïõìå ñçóéìïðïéåß äéá ùñéóôýò (ð.. êåíü, Tabs, êüììáôá Þ êüðïéï Üëëï áñáêôþñá). Óå Üëëç ðåñßðôùóç åðéëýãïõìå ôï Óôáèåñïý ìþêïõò. Óôï óõãêåêñéìýíï ðáñüäåéãìá åðéëýãïõìå ÏñéïèåôçìÝíï. Åäþ ìðïñïýìå áí åßíáé åðéèõìçôü íá åðéëýîïõìå êáé ôç ãñáììþ áñ Þò ôçò åéóáãùãþò ôïõ êåéìýíïõ (ðëáßóéï ôéìþí 'Åíáñîç åéóáãùãþò óôç ãñáììþ. íá äåßãìá ôïõ áñ åßïõ êåéìýíïõ ìå âüóç ôéò ðáñáðüíù åðéëïãýò öáßíåôáé óôï êüôù ìýñïò ôïõ ðáñáèýñïõ äéáëüãïõ ôïõ ðñþôïõ âþìáôïò ôïõ Ïäçãïý åéóáãùãþò êåéìýíïõ, þóôå íá âïçèçèïýìå ãéá ôéò åðéëïãýò ìáò. Óôç óõíý åéá ðñï ùñïýìå óôï åðüìåíï âþìá ôïõ ïäçãïý åéóáãùãþò êåéìýíïõ êüíïíôáò êëéê óôï êïõìðß Åðüìåíï. Ôï ðáñüèõñï äéáëüãïõ óôï åðüìåíï âþìá åîáñôüôáé áðü ôï åüí Ý åé ãßíåé åðéëïãþ ÏñéïèåôçìÝíï Þ Óôáèåñïý ìþêïõò óôï ðñïçãïýìåíï âþìá. ÅÜí Ý åé ãßíåé åðéëïãþ ÏñéïèåôçìÝíï åìöáíßæåôáé ôï ðáñüèõñï äéáëüãïõ ôïõ ó Þìáôïò 7.7 óôï ïðïßï ïñßæïõìå ôï äéá ùñéóôéêü ( áñáêôþñáò Tab, Êüììá, ÄéÜóôçìá, Åñùôçìáôéêü, 'Áëëï ). ÅÜí Ý ïõìå êüíåé åðéëïãþ Óôáèåñïý ìþêïõò åìöáíßæåôáé áõôü ôïõ ó Þìáôïò 7.8. Óôçí ðåñßðôùóç áõôþ áðü ôï äåýôåñï âþìá ìðïñïýìå íá ïñßóïõìå åðéðëýïí óôþëåò áðü áõôýò ðïõ Ý åé áíáãíùñßóåé áõôüìáôá ôï Excel, êüíïíôáò êëéê óôï óçìåßï ðïõ èýëïõìå íá ãßíåé ï äéá ùñéóìüò. Ãéá ðáñüäåéãìá, ìéá áëëáãþ óôþëçò Ý åé åéóá èåß åéñïêßíçôá óôç 13ç èýóç ôïõ ó Þìáôïò 7.8. Ìðïñåß íá ìåôáêéíþóåé êáíåßò ìéá ãñáììþ Ó Þìá 7.7 Óôï äåýôåñï âþìá ôïõ ïäçãïý åéóáãùãþò êåéìýíïõ êáèïñßæïõìå âáóéêü äéá ùñéóôéêü áí óôï ðñþôï âþìá Ý åé åðéëå èåß ïñéïèåôçìýíï Þ èýôïõìå äéá ùñéóôéêü óôçëþí (âë. êáé ó Þìá 7.8).

20 254 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel Ó Þìá 7.8 Áí óôï ðñþôï âþìá ôïõ ïäçãïý åéóáãùãþò êåéìýíïõ Ý åé åðéëåãåß Óôáèåñïý ìþêïõò êáèïñßæïõìå óôï äåýôåñï âþìá ôá óçìåßá áëëáãþò óôçëþí. áëëáãþò èýóçò óýñïíôüò ôçí. Ìå äéðëü êëéê óôç ãñáììþ áëëáãþò óôþëçò áõôþ áðïóýñåôáé. Ìå êëéê óôï êïõìðß Åðüìåíï) ðñïùèïýìáóôå óôï ôñßôï êáé ôåëåõôáßï âþìá. Óôï âþìá áõôü åðéëýãïõìå ôç ìïñöþ ôùí äåäïìýíùí ãéá êüèå óôþëç ðïõ èá åéóá èåß (ó Þìá 7.9). Ó Þìá 7.9 Óôï ôñßôï âþìá ìðïñåß íá êáèïñéóôåß ôýðïò äåäïìýíùí ðïõ èá åéóá èïýí.

21 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 255 'Å ïõìå ôéò åîþò åðéëïãýò: ÃåíéêÞ: Ìå ôçí åðéëïãþ áõôþ, ôï Excel ìåôáôñýðåé áñéèìçôéêýò ôéìýò óå áñéèìïýò, ôéìýò çìåñïìçíéþí óå çìåñïìçíßåò, êáé üëåò ôéò Üëëåò ôéìýò óå êåßìåíï. Êåßìåíï: Ìïñöïðïéåß üëá ôá äåäïìýíá ùò êåßìåíï. Çìåñïìçíßá: ñçóéìïðïéåßôáé ãéá íá ìïñöïðïéþóåé üëåò ôéò çìåñïìçíßåò óôç óôþëç á- íüëïãá ìå ôçí åðéëïãþ óôï ðëáßóéï ëßóôáò. ùñßò åéóáãùãþ óôþëçò (ÐáñÜëåéøç): Ôçí åðéëïãþ áõôþ ôçí åðéëýãïõìå åüí äåí èýëïõìå íá åéóá èåß ç åðéëåãìýíç óôþëç (ç åðéëïãþ ôùí óôçëþí ãßíåôáé ìå êëéê ôïõ ðïíôéêéïý óôçí áíôßóôïé ç óôþëç). ÌåôÜ ôçí ïëïêëþñùóç êáé ôïõ ôåëåõôáßïõ âþìáôïò ôïõ Ïäçãïý åéóáãùãþò êåéìýíïõ, èá åìöáíéóôïýí óôï öýëëï åñãáóßáò ïé áíüëïãåò óôþëåò ðïõ Ý ïõìå ïñßóåé óôïí ïäçãü ÂÜóåéò äåäïìýíùí ¼ðùò åíäå ïìýíùò íá åßíáé ãíùóôü óôïí áíáãíþóôç, óôçí ôõðéêþ ðåñßðôùóç ïé êüèå åßäïõò ðëçñïöïñßåò ðïõ ôçñïýíôáé áðü ôïõò äéüöïñïõò ïñãáíéóìïýò áðïèçêåýïíôáé óå âüóåéò äåäïìýíùí ìå ôç âïþèåéá åéäéêþí ðñïãñáììüôùí ðïõ åßíáé ãíùóôü ìå ôï üíïìá ÓõóôÞìáôá Äéá åßñéóçò ÂÜóåùí ÄåäïìÝíùí (DBMS - DataBase Management Systems). Ôá óõóôþìáôá áõôü, áíáëáìâüíïõí íá áðïèçêåýóïõí ìå áóöáëþ êáé áðïäïôéêü ôñüðï ôá äåäïìýíá åíüò ïñãáíéóìïý óå ðßíáêåò êáôü ôñüðïí þóôå íá ìðïñåß êáíåßò íá äéáôõðþóåé åñùôþìáôá (Queries) ôïõ ôýðïõ ôé ðñïúüíôá ðáñþããåéëå ï ôüäå ðåëüôçò ôïí ðåñáóìýíï ìþíá Þ ðüóïé õðüëëçëïé ëáìâüíïõí ìéóèü Üíù åíüò ïñßïõ ê.ëð. Óôçí ôõðéêþ ðåñßðôùóç óþìåñá, ôá åñùôþìáôá áõôü äéáôõðþíïíôáé - åßôå Üìåóá ìå ðëçêôñïëüãçóç ôçò áíôßóôïé çò åíôïëþò åßôå Ýìåóá ìýóù ãñáöéêïý ðåñéâüëëïíôïò ðïõ áíáëáìâüíåé ôç ìåôüöñáóç óå åíôïëþ - óå åéäéêþ ãëþóóá, ôçí SQL. Èá ìðïñïýóå êáíåßò íá äéáêñßíåé äýï êáôçãïñßåò óõóôçìüôùí äéá åßñéóçò âüóåùí äåäïìýíùí: l Ôá óõóôþìáôá ôåëéêþí ñçóôþí ðïõ âáóßæïíôáé óå áñ åßá êáé ñçóéìïðïéïýíôáé áðü ôåëéêïýò ñþóôåò. Ôá óõóôþìáôá áõôü, áñáêôçñßæïíôáé áðü öéëéêüôçôá ðñïò ôï ìýóï ñþóôç, åßíáé áìçëïý êüóôïõò êáé ó åôéêü áìçëþí äõíáôïôþôùí. Ôï ãíùóôüôåñï óýóôçìá ôïõ åßäïõò åßíáé ç Microsoft Access ç ïðïßá ðåñéëáìâüíåôáé óôéò äéüöïñåò åêäüóåéò ôïõ Office. l Ôá óõóôþìáôá âüóåùí ðåëüôç - åîõðçñåôçôþ (client - server). Ðñüêåéôáé ãéá óõóôþìáôá âüóåùí ôá ïðïßá äéá åéñßæïíôáé äåäïìýíá óå ìåãáëýôåñåò êëßìáêåò êáé ðáñý ïõí õðçñåóßåò ðïõ áöïñïýí óôá äåäïìýíá áõôü óå Üëëá ðñïãñüììáôá. Óå áíôßèåóç ìå ôçí ðñïçãïýìåíç êáôçãïñßá óõóôçìüôùí âüóåùí äåäïìýíùí, ï ìýóïò ñþóôçò ôõðéêü äåí Ý åé Üìåóç ðñüóâáóç óå âüóåéò äåäïìýíùí ðåëüôç - åîõðçñåôçôþ, áëëü ôéò ñçóéìïðïéåß ìýóù åéäéêþí êáôü ðåñßðôùóç ðñïãñáììüôùí åöáñìïãþí.

22 256 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel ÃíùóôÜ óõóôþìáôá ôçò êáôçãïñßáò áõôþò åßíáé ï SQL Server, ç Oracle, ç MySQL ê.ëð. Ôï Excel ðåñéëáìâüíåé äõíáôüôçôåò ãéá Üíôëçóç äåäïìýíùí êáé áðü ôéò äýï êáôçãïñßåò âüóåùí äåäïìýíùí. ÐñïûðïèÝóåéò ðñïóðýëáóçò óå âüóåéò äåäïìýíùí Ãéá ôéò áíüãêåò ðñïóðýëáóçò åîùôåñéêþí äåäïìýíùí áðü ôï Excel, ìðïñïýìå íá èåùñþóïõìå óå ëïãéêü åðßðåäï üôé áõôü áðïèçêåýïíôáé óôéò âüóåéò óå ìïñöþ ðéíüêùí (áñ åßùí) ðïõ äïìïýíôáé óå ãñáììýò (åããñáöýò) êáé óôþëåò (ðåäßá) üðùò ç ëßóôá ôïõ ó Þìáôïò 7.1. ÁíåîÜñôçôá üìùò áðü áõôü, êüèå óýóôçìá âüóçò äåäïìýíùí áðïèçêåýåé ôá äåäïìýíá ìå åéäéêü ôñüðï ðïõ äéáöýñåé áðü óýóôçìá óå óýóôçìá. Ãéá íá Ý åé êáíåßò ðñüóâáóç áðü ôï Excel óå äåäïìýíá åíüò ôýðïõ âüóçò äåäïìýíùí èá ðñýðåé íá Ý åé å- ãêáôåóôçìýíï ôï áíôßóôïé ï óýóôçìá ëïãéóìéêïý ôï ïðïßï åîáóöáëßæåé ôçí ðñüóâáóç. íá ó åôéêü ðáëáéü óýóôçìá ôïõ åßäïõò ðïõ óõíå ßæåé íá õößóôáôáé óþìåñá åßíáé ïé ëåãüìåíïé ïäçãïß ODBC (Open DataBase Connectivity). Ôá ðåñéóóüôåñá óõóôþìáôá ðåñéëáìâüíïõí ëïãéóìéêü ãéá ðñïóðýëáóç óôéò ðåñéóóüôåñåò âüóåéò äåäïìýíùí. Áí ðáñ üëá áõôü åßíáé åðéèõìçôü íá ðñïóðåëáóôïýí äåäïìýíá áðü ôï Excel êáé ôï áíôßóôïé ï ëïãéóìéêü ðñüóâáóçò äåí ðåñéëáìâüíåôáé óôï óýóôçìá ðïõ äïõëåýïõìå ìå ôï Excel, ìðïñïýìå íá ôï áíáæçôþóïõìå áðü ôïí êáôáóêåõáóôþ ôçò óõãêåêñéìýíçò âüóçò äåäïìýíùí Þ ðáêýôïõ, íá ôï êáôåâüóïõìå áðü ôïí áíôßóôïé ï äéáäéêôõáêü ôüðï êáé íá ôï åãêáôáóôþóïõìå óôï óýóôçìü ìáò, äéáöïñåôéêü ç ðñüóâáóç óôá åðéèõìçôü äåäïìýíá äåí èá åßíáé äõíáôþ. ÅðéðëÝïí áí ç âüóç äåäïìýíùí êáé ôï óýóôçìá äéá åßñéóþò ôçò åêôåëïýíôáé óå äéáöïñåôéêü óýóôçìá áðü áõôü óôï ïðïßï åßíáé åãêáôåóôçìýíï ôï Excel, ðïõ åßíáé êáé ç ôõðéêþ ðåñßðôùóç óôéò âüóåéò ôçò êáôçãïñßáò ðåëüôç - åîõðçñåôçôþ, åííïåßôáé üôé õ- ðüñ åé êáé ëåéôïõñãåß êáíïíéêü ç áðáéôïýìåíç äéêôõáêþ õðïäïìþ. ÃåíéêÞ äéáäéêáóßá ÃåíéêÜ ç äéáäéêáóßá Üíôëçóçò ðåñéëáìâüíåé ôñåéò öüóåéò: l ôïí ïñéóìü ôçò ðçãþò äåäïìýíùí (data source definition) - ôç óýíäåóç óå áõôüí. l ôç äçìéïõñãßá ôïõ åñùôþìáôïò (query) ðñïò ôç âüóç. l ôçí åðéóôñïöþ ôùí åîùôåñéêþí äåäïìýíùí óôï Excel. Ôá äåäïìýíá áðü ôç óôéãìþ ðïõ èá åéóá èïýí óôï öýëëï ìðïñïýí íá áðïôåëýóïõí á- íôéêåßìåíï êüèå åßäïõò åðåîåñãáóßáò ðïõ ðñïóöýñåôáé áðü ôï Excel. Óôéò ãñáììýò ðïõ áêïëïõèïýí èá åîåôáóôïýí äýï ðáñáäåßãìáôá Üíôëçóçò äåäïìýíùí áðü âüóåéò.

23 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 257 Óôï ðñþôï ðáñüäåéãìá åîåôüæåôáé ç ñþóç ôïõ ïäçãïý åñùôçìüôùí êáé ñçóéìïðïéåßôáé ç âüóç äåäïìýíùí Northwind (áñ åßï ôçò Access, Northwind.mdb ôï ïðïßï ìðïñåß íá âñåé êáíåßò åýêïëá ð.. ìå ìéá ìç áíþ áíáæþôçóçò óôï Äéáäßêôõï). Óôï ðáñüäåéãìá áõôü èá öáíåß ðùò ìðïñåß êáíåßò íá åéóüãåé Ýíáí ðßíáêá Þ êüðïéåò óôþëåò ôïõ (ðåäßá) êáô åðéëïãþí, ìå âüóç Ýíá áðëü ößëôñï. Óôï äåýôåñï ñçóéìïðïéïýíôáé ôñßá áðëïðïéçìýíá áñ åßá áðü åöáñìïãþ ôýðïõ xbase (dbase, Clipper, FoxPro) ãéá ôç äçìéïõñãßá ó Ýóåùí ìåôáîý ôïõò êáé åíüò áðëïý ößëôñïõ ìå ñþóç ôçò åöáñìïãþ Microsoft-Query. íôëçóç åîùôåñéêþí äåäïìýíùí ìå ôïí ïäçãü åñùôçìüôùí Óôï ðáñüäåéãìá áõôü èá ñçóéìïðïéçèåß ôï áñ åßï âüóçò Northwind.mdb ãéá ôçí Ü- íôëçóç ìåñéêþí ðåäßùí ôïõ ðßíáêá Customers ðïõ ðåñéëáìâüíåôáé óôç âüóç êáé èá åéóá èåß Ýíá áðëü ößëôñï þóôå íá åðéóôñáöïýí ìüíï ïé åããñáöýò ìå þñá ôç Ãåñìáíßá, Ãáëëßá, Éôáëßá. 1 Åíåñãïðïßçóç äéáäéêáóßáò åéóáãùãþò åîùôåñéêþí äåäïìýíùí ÅðéëÝãïõìå ôçí åíôïëþ ÄåäïìÝíá>ÅéóáãùãÞ äåäïìýíùí>äçìéïõñãßá åñùôþìáôïò óå âüóç äåäïìýíùí... Åìöáíßæåôáé ôï ðáñüèõñï äéáëüãïõ ôïõ ó Þìáôïò Á- ðü áõôü åðéëýãïõìå <ÍÝá ðñïýëåõóç äåäïìýíùí> êáé êüíïõìå êëéê óôï ÏÊ. 2 ÂáóéêÝò ðáñüìåôñïé óýíäåóçò Óôï ðáñüèõñï äéáëüãïõ ôïõ ó Þìáôïò 7.11 ðïõ åìöáíßæåôáé, óôï ðëáßóéï êåéìýíïõ 1. ðëçêôñïëïãïýìå Ýíá üíïìá ìå ôï ïðïßï èá áíáãíùñßæåôáé óôï åîþò ç óõãêå- Ó Þìá 7.10 Åíåñãïðïßçóç ïäçãïý åñùôçìüôùí.

24 258 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel Ó Þìá 7.11 Êáèïñéóìïß âáóéêþí ðáñáìýôñùí åñùôþìáôïò. êñéìýíç ðçãþ äåäïìýíùí, Ýóôù åäþ ÄïêéìÞ åéóáãùãþò äåäïìýíùí áðü âüóç ôçò Access. Óôï ðëáßóéï ëßóôáò 2., åðéëýãïõìå ôï åßäïò ôçò âüóçò äåäïìýíùí ðïõ èá ðñïóðåëüóïõìå. Åäþ åðåéäþ èá ðñïóðåëüóïõìå âüóç ôýðïõ Access åðéëýãïõìå Microsoft Access Driver (.mdb). Áí èýëáìå íá ðñïóðåëüóïõìå äåäïìýíá áðü âüóç SQL Server èá åðéëýãáìå åäþ SQL Server, áðü Oracle, Microsoft ODBC ãéá Oracle ê.ï.ê. 3 ÁíáæÞôçóç - óýíäåóç ìå ôç âüóç ÊÜíïõìå êëéê óôï êïõìðß Óýíäåóç... Ôá ðåñéå üìåíá ôïõ ðáñáèýñïõ ðïõ åìöáíßæåôáé åîáñôþíôáé áðü ôïí ôýðï âüóçò ðïõ Ý åé åðéëåãåß. Ãéá ôçí ðåñßðôùóç ôïõ ðáñáäåßãìáôïò (âüóç Access), ñåéüæåôáé íá åíôïðéóôåß óôï äßóêï ôï áíôßóôïé ï áñ åßï åäþ ôï Northwind.mdb. Áíáæçôïýìå ôï áñ åßï áõôü êáôü ôá ãíùóôü óôï äßóêï êáé üôáí ôï åíôïðßóïõìå êüíïõìå êëéê óôï ÏÊ. Áí óõíäåüìáóôå óå âüóç ôýðïõ ðåëüôç åîõðçñåôçôþ üðùò ï SQL Server, ðñýðåé óôï óçìåßï áõôü íá äïèåß ôï üíïìá ôïõ åîõðçñåôçôþ, êáèþò êáé Ýíá üíïìá ñþóôç êáé áíôßóôïé ç ëýîç ðñüóâáóçò. ÅðéëÝãïõìå ÏÊ, ãéá åðéóôñïöþ óôï ðñïçãïýìåíï ðáñüèõñï êáé óå áõôü ðüëé ÏÊ. Ìå ôïí ôñüðï áõôü Ý åé äçìéïõñãçèåß ìéá ðçãþ äåäïìýíùí ìå ôï üíïìá ðïõ äüèçêå óôï âþìá 1 êáé ìå ôï ïðïßï èá åßíáé äéáèýóéìç üðïôå ñåéáóôåß óôï ìýëëïí.

25 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ Äçìéïõñãßá åñùôþìáôïò Óôï ðáñüèõñï ôïõ ó Þìáôïò 7.10 åðéëýãïõìå ôï ðëáßóéï ñþóç ôïõ Ïäçãïý åñùôþìáôïò ãéá äçìéïõñãßá/åðåîåñãáóßá åñùôçìüôùí. Óôç óõíý åéá, åðéëýãïõìå ôï ü- íïìá ôçò ðçãþò äåäïìýíùí ðïõ äçìéïõñãþóáìå óôá ðñïçãïýìåíá âþìáôá. Ç åíýñãåéá áõôþ Ý åé ùò áðïôýëåóìá ôçí åêêßíçóç ôïõ ïäçãïý åñùôþìáôïò. 4á ÅðéëïãÞ óôçëþí Óôï áñéóôåñü ðëáßóéï ôïõ ðáñáèýñïõ ôïõ ó Þìáôïò äßðëá, åìöáíßæïíôáé ïé ðßíáêåò (áñ åßá) ôçò âüóçò Northwind.mdb. Ìå êëéê óôï + ðïõ õðüñ åé áñéóôåñü êüèå ðßíáêá, åìöáíßæïíôáé ïé óôþëåò (ðåäßá) ðïõ ðåñéý- åé. Ãéá ðáñüäåéãìá åíôïðßæïõìå ôïí ðßíáêá Customers áíáðôýóïõìå ôá ðåäßá ôïõ ìå êáé ìå äéðëü êëéê óôï á- íôßóôïé ï üíïìá óôþëçò (ðåäßïõ) Þ áðëü êëéê êáé êëéê óôï > åðéëýãïõìå ôéò óôþëåò (ðåäßá) ðïõ öáßíïíôáé óôï ðñþôï ó Þìá äßðëá. 4â Êáèïñéóìüò ößëôñùí Ìå êëéê óôï Åðüìåíï, åìöáíßæåôáé ðáñüèõñï áðü ôï ï- ðïßï, áí åßíáé åðéèõìçôü ìðïñïýìå íá èýóïõìå áðëü ößëôñá. Óôï äåýôåñï ó Þìá äßðëá ðáñïõóéüæåôáé ï ó çìáôéóìüò åíüò ößëôñïõ ìå âüóç ôï ïðïßï èá åðéëåãïýí ìüíï ïé ãñáììýò (åããñáöýò) ðïõ ðåñéëáìâüíïõí óôï ðåäßï Country ôçí ôéìþ Germany, Þ ôçí ôéìþ France Þ ôçí ôéìþ Italy. 4ã Êáèïñéóìüò ôáîéíüìçóçò Ìå êëéê óôï Åðüìåíï, åìöáíßæåôáé ðáñüèõñï áðü ôï ï- ðïßï, áí åßíáé åðéèõìçôü

26 260 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel ìðïñïýìå íá êáèïñßóïõìå ôñüðï ôáîéíüìçóçò. 5 ÅðéóôñïöÞ äåäïìýíùí Ìå êëéê óôï Åðüìåíï, åìöáíßæåôáé ôï ôåëåõôáßï ðáñüèõñï ôïõ ïäçãïý áðü ôï ï- ðïßï, êáèïñßæïõìå ôñüðï å- ðéóôñïöþò. Ãéá ôï ðáñüäåéãìá åðéëýãïõìå ôçí ðñþôç åðéëïãþ þóôå ôá äåäïìýíá íá åðéóôñáöïýí óôï öýëëï åñãáóßáò ôïõ Excel. Ìå êëéê óôï êïõìðß ÔÝëïò, åìöáíßæåôáé Ýíá âïçèçôéêü ðáñüèõñï ìýóù ôïõ ïðïßïõ êáèïñßæïõìå ôï Üíù áñéóôåñü êåëß åðéóôñïöþò ôùí äåäïìýíùí êáé ìå êëéê óôï ÏÊ ôá äåäïìýíá åéóüãïíôáé óôï öýëëï (ó. 7.12). íôëçóç åîùôåñéêþí äåäïìýíùí ìå ôï Microsoft-Query Åêôüò áðü ôïí Ïäçãü åñùôþìáôïò ðïõ åîåôüóáìå óå ìéá ðñþôç ðñïóýããéóç óôï ðñïçãïýìåíï ðáñüäåéãìá, ôï Excel ðåñéëáìâüíåé êáé ôçí åöáñìïãþ Microsoft-Query. Ç åöáñìïãþ áõôþ ðñïóöýñåé ðåñéóóüôåñåò äõíáôüôçôåò ãéá ôçí ðñïóðýëáóç åîùôåñéêþí äåäïìýíùí ðïõ ôçñïýíôáé óå âüóåéò äåäïìýíùí. Ó Þìá 7.12 ÅðéóôñïöÞ åîùôåñéêþí äåäïìýíùí áðü âüóç ôçò Access óôï Excel.

27 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 261 Ãéá íá åîåôüóïõìå ôç âáóéêþ ëåéôïõñãßá ôïõ Microsoft-Query, áò õðïèýóïõìå üôé Ý ïõìå ôñßá áðëïðïéçìýíá áñ åßá áðü ìéá åöáñìïãþ åìðïñéêþò äéá åßñéóçò ç ïðïßá åßíáé ãñáììýíç óå ìéá ðáñáëëáãþ ôçò dbase êáé êáôü óõíýðåéá åéñßæåôáé áñ åßá.dbf. Ôá áñ åßá áõôü Ýóôù üôé Ý ïõí ùò áêïëïýèùò: Áñ åßï êéíþóåùí. Ôï áñ åßï êéíþóåùí Ý åé ôï üíïìá par_ka.dbf êáôáãñüöïíôáé êáé óå áõôü ïé ãñáììýò ôùí ðáñáóôáôéêþí ðïõ åêäßäïíôáé êáé ðåñéëáìâüíåé ôá ðåäßá: PR_AAPAR (áñéèìüò ðáñáóôáôéêïý) PR_COD (êùäéêüò åßäïõò) PR_CODPEL (êùäéêüò ðåëüôç) PR_AXIA (áîßá åìðïñåýìáôïò) ê.á. ÊÜèå öïñü ðïõ åêäßäåôáé Ýíá ðáñáóôáôéêü, åíçìåñþíåôáé ôï áñ åßï áõôü ìå åããñáöýò ðïõ áíôéóôïé ïýí óôéò ãñáììýò ðùëþóåùí ôïõ ðáñáóôáôéêïý. Áñ åßï åéäþí. Ðñüêåéôáé ãéá áñ åßï ôùí åéäþí ðïõ ðùëåß ç åðé åßñçóç ôï ïðïßï Ý åé ôï üíïìá eidh.dbf. ÐåñéëáìâÜíåé ôá ðåäßá: S_COD (êùäéêüò åìðïñåýìáôïò) S_COST (ôéìþ ìïíüäïò) S_DESCR1 (ðåñéãñáöþ (ëåêôéêþ) åßäïõò) ê.á. Áñ åßï ðåëáôþí. Ðñüêåéôáé ãéá áñ åßï ôùí ðåëáôþí ôçò åðé åßñçóçò ìå üíïìá pelates.dbf. ÐåñéëáìâÜíåé ôá ðåäßá: P_AFM (ÁÖÌ ðåëüôç) P_CITY (ðüëç ðïõ Ý åé ôçí Ýäñá ôïõ ï ðåëüôçò) P_COD (êùäéêüò ôïõ ðåëüôç) P_DATE (çìåñïìçíßá áíïßãìáôïò ðåëüôç) P_NAME (åðùíõìßá ðåëüôç) ê.á. Ìå âüóç ôá ðáñáðüíù, Ýóôù üôé åßíáé åðéèõìçôü íá ðñïóðåëüóïõìå ôï áñ åßï êéíþóåùí åìðïñéêþò äéá åßñéóçò ôçò åðé åßñçóçò êáé áðü áõôü íá åðéóôñýøïõìå óôï Excel ãéá ðåñáéôýñù åðåîåñãáóßá ôéò åããñáöýò ðïõ áíôéóôïé ïýí óå óõãêåêñéìýíï ðåëüôç Ýóôù ôïí 01 ÐËÇÑÏÖÏÑÉÊÇ ÁÂÅÅ. Áò õðïôåèåß åðßóçò üôé ìáò åíäéáöýñåé êáôü ôçí åðéóôñïöþ íá åìöáíßæåôáé ç åðùíõìßá ðåëüôç áíôß ôïõ êùäéêïý êáé ç ðåñéãñáöþ ôïõ åßäïõò áíôß ôïõ êùäéêïý åßäïõò. ÅðåéäÞ óýìöùíá ìå ôçí ðáñáðüíù äïìþ óôï áñ åßï êéíþóåùí äåí ðåñéëáìâüíïíôáé ç åðùíõìßá ôïõ ðåëüôç êáé ôï ëåêôéêü ôïõ åßäïõò, áõôü èá ðñïêýøïõí áðü äçìéïõñãßá áíôßóôïé ùí ó Ýóåùí ìå ôá áñ åßá ðåëáôþí êáé åéäþí.

28 262 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel 1 Åíåñãïðïßçóç äéáäéêáóßáò åéóáãùãþò åîùôåñéêþí äåäïìýíùí ÅðéëÝãïõìå ôçí åíôïëþ ÄåäïìÝíá>ÅéóáãùãÞ äåäïìýíùí>äçìéïõñãßá åñùôþìáôïò óå âüóç äåäïìýíùí... Åìöáíßæåôáé ôï ðáñüèõñï ôïõ ó Þìáôïò 7.10 áðü ü- ðïõ áðïåðéëýãïõìå (îåôóåêüñïõìå) ôï ðëáßóéï ñþóç ôïõ Ïäçãïý åñùôþìáôïò ãéá äçìéïõñãßá/åðåîåñãáóßá å- ñùôçìüôùí. Óôç óõíý åéá å- ðéëýãïõìå Áñ åßá dbase êáé OK. 2 ÅðéëïãÞ áñ åßùí åîùôåñéêþí äåäïìýíùí Åíåñãïðïéåßôáé ç åöáñìïãþ Microsoft Query êáé åìöáíßæåôáé Ýíá ðáñüèõñï ìýóù ôïõ ïðïßïõ áíáæçôïýìå óôï äßóêï ôá áñ åßá par_ka.dbf, eidh.dbf, pelates.dbf. ÅðéëÝãïõìå äéáäï éêü êüèå Ýíá áðü áõôü óõíïäåýïíôáò ôçí åðéëïãþ ìå êëéê óôï êïõìðß ÐñïóèÞêç, þóôå áõôü íá åéóá èïýí äéáäï éêü óôçí åöáñìïãþ. Áöïý ïëïêëçñþóïõìå ôï âþìá áõôü êüíïõìå êëéê óôï ÏÊ (ó. 7.13). ÌåôÜ ôçí åíýñãåéá áõ- Ó Þìá 7.13 ÅðéëïãÞ áñ åßùí ãéá åéóáãùãþ óôï Microsoft Query.

29 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 263 Ó Þìá 7.14 ÅðéëïãÞ áñ åßùí ãéá åéóáãùãþ óôï Microsoft Query. ôþ åìöáíßæïíôáé åíôüò ôïõ ðáñáèýñïõ ôïõ Microsoft Query ïé ðáñáóôüóåéò ôùí ôñéþí áñ åßùí. 3 Äçìéïõñãßá ó Ýóåùí ÅðåéäÞ üðùò áíáöýñèçêå óôï áñ åßï êéíþóåùí äåí ðåñéëáìâüíïíôáé ç åðùíõìßá ôïõ ðåëüôç êáé ôï ëåêôéêü ôïõ åßäïõò, áõôü ðñýðåé íá ðñïêýøïõí áðü äçìéïõñãßá áíôßóôïé ùí ó Ýóåùí ìåôáîý ôïõ áñ åßïõ êéíþóåùí êáé ôùí áñ åßùí ðåëáôþí êáé åéäþí. Ç äçìéïõñãßá ó Ýóåùí ãßíåôáé ìå âüóç Ýíá êïéíü ðåäßï. Óôï ðáñüäåéãìü ìáò ìðïñïýìå íá äçìéïõñãþóïõìå ìéá ó Ýóç ìåôáîý ôïõ áñ åßïõ eidh.dbf êáé ôïõ áñ åßïõ par_ka.dbf ìå âüóç ôï ðåäßï êùäéêüò åßäïõò ðïõ õðüñ åé êáé óôá äýï áñ åßá (s_cod êáé pr_cod áíôßóôïé á). Ãéá íá äçìéïõñãþóïõìå ôç ó Ýóç áðëü óýñïõìå ôçí ðáñüóôáóç ôïõ ðåäßïõ s_cod áðü ôï áñ åßï eidh.dbf ðñïò ôçí ðáñüóôáóç ôïõ ðåäßïõ pr_cod ôïõ áñ åßïõ par_ka.dbf êáé åêåß áðåëåõèåñþíïõìå ôï êïõìðß ôïõ ðïíôéêéïý. Ìå ôïí ôñüðï áõôü ó çìáôßæåôáé ìéá ãñáììþ ðïõ óõíäýåé ôéò ðáñáóôüóåéò ôùí äýï áñ åßùí (ó. 7.14). ¼ìïéá äçìéïõñãïýìå ìéá ó Ýóç ìåôáîý ôïõ áñ åßïõ pelates.dbf êáé ôïõ áñ åßïõ par_ka.dbf ìå âüóç ôï ðåäßï êùäéêüò ðåëüôç ðïõ õðüñ åé êáé óôá äýï áñ åßá (p_cod êáé pr_codpel áíôßóôïé á). ÌåôÜ ôç äçìéïõñãßá ôùí ó Ýóåùí ôï Microsoft Query åìöáíßæåé ôçí åéêüíá ôïõ ó Þìáôïò ÅðéëïãÞ ðåäßùí Óôç óõíý åéá åðéëýãïõìå ìå äéðëü êëéê ôá ðåäßá ðïõ åßíáé åðéèõìçôü íá åðéóôñáöïýí óôï Excel. Ãéá ðáñüäåéãìá êüíïõìå äéðëü êëéê óôï ðåäßï pr_name êáé pr_aapar áðü ôçí ðáñüóôáóç ôïõ áñ åßïõ par_ka, óôç óõíý åéá óôï s_descr áðü ôçí ðáñüóôáóç ôïõ áñ åßïõ eidh, óôç óõíý åéá óôï p_name áðü ôçí ðáñüóôáóç ôïõ áñ åß-

30 264 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel Ó Þìá 7.15 ÅéóáãùãÞ ðåäßùí åããñáöþí áðü áñ åßá. ïõ pelates êáé ôýëïò óôï pr_axia áðü ôçí ðáñüóôáóç ôïõ áñ åßïõ par_ka. Áò óçìåéùèåß üôé åíáëëáêôéêü ôïõ äéðëïý êëéê ìðïñïýìå íá óýñïõìå ôá ðåäßá ðñïò ôçí ðåñéï Þ äåäïìýíùí ðïõ âñßóêåôáé ôç óôéãìþ áõôþ áêñéâþò êüôù áðü ôéò ðáñáóôüóåéò ôùí áñ åßùí). Ìå ôç äéáäéêáóßá áõôþ åìöáíßæïíôáé ôá åðéëåãìýíá ðåäßá êáé ïé åããñáöýò üðùò öáßíåôáé óôï ó Þìá ÅéóáãùãÞ ößëôñùí Áí åßíáé åðéèõìçôü, ìðïñåß êáíåßò íá êáèïñßóåé ößëôñï þóôå íá åðéóôñáöïýí ìüíï ïé åããñáöýò ðïõ ðëçñïýí ôï áíôßóôïé- ï êñéôþñéï êáé ü é üëåò. Óôï ðáñüäåéãìá ðïõ ðáñáêïëïõèïýìå åßíáé åðéèõìçôü íá åðéóôñáöïýí ìüíï ïé åããñáöýò ðïõ áíôéóôïé ïýí óôïí ðåëüôç 01 ÐËÇÑÏÖÏÑÉÊÇ ÁÂÅÅ. ÅðéëÝãïõìå ÊñéôÞñéá>ÐñïóèÞêç êñéôçñßùí. Åìöáíßæåôáé ôï ðáñüèõñï ôïõ ó Þìáôïò äßðëá áðü ôï ïðïßï ó çìáôßæïõìå ôï êñéôþñéï åðéëýãïíôáò Ðåäßï (åäþ pelates.p_name), ôåëåóôþ (åäþ åßíáé ßóï ìå) êáé ÔéìÞ (åäþ 01 ÐËÇ- ÑÏÖÏÑÉÊÇ ÁÂÅÅ). Ôçí ôéìþ ìðïñïýìå íá ôçí åéóüãïõìå åßôå ìå ðëçêôñïëüãçóç åßôå ìå åðéëïãþ ìýóù ôïõ êïõìðéïý ÔéìÝò...

31 ÊÅÖÁËÁÉÏ 7: ËÉÓÔÅÓ ÊÁÉ ÅÎÙÔÅÑÉÊÁ ÄÅÄÏÌÅÍÁ 265 Ó Þìá 7.16 Ïé åããñáöýò ìåôü êáé ôï öéëôñüñéóìá, Ýôïéìåò ãéá åðéóôñïöþ óôï öýëëï. Ìå êëéê óôï êïõìðß ÐñïóèÞêç åìöáíßæåôáé ìéá ðåñéï Þ êñéôçñßùí óôçí ïðïßá Ý åé áðïôõðùèåß ôï êñéôþñéï ðïõ Ý ïõìå ó çìáôßóåé êáèþò êáé ïé åããñáöýò ðïõ ðëçñïýí ôï êñéôþñéï ðïõ åôýèç óôçí ðåñéï Þ äåäïìýíùí. Áò óçìåéùèåß åäþ üôé, ìðïñåß íá ó çìáôßóåé êáíåßò êñéôþñéá ãéá öéëôñüñéóìá êáé ðéï Üìåóá äçìéïõñãþíôáò ôá óôçí ðåñéï Þ êñéôçñßùí ìå ëïãéêþ ðáñüìïéá ìå áõôþí ôïõ óýíèåôïõ ößëôñïõ ðïõ åîåôüæåôáé óôçí 8.1 (âë. åðüìåíï êåöüëáéï). 6 ÅðéóôñïöÞ äåäïìýíùí óôï Excel Ãéá íá åðéóôñýøïõìå óôï Excel ôá äåäïìýíá åðéëýãïõìå Áñ åßï>åðéóôñïöþ äåäïìýíùí óôï Microsoft Excel. Åìöáíßæåôáé Ýíá ðáñüèõñï ìýóù ôïõ ïðïßïõ êáèïñßæïõìå ôï Üíù áñéóôåñü êåëß åðéóôñïöþò ôùí äåäïìýíùí êáé ìå êëéê óôï ÏÊ ôá äåäïìýíá åéóüãïíôáé óôï öýëëï. Ôï ðáñüèõñï ôïõ Microsoft Query Óôï ðáñüèõñï ôïõ Microsoft Query (ó. 7.17) äéáêñßíïõìå ôñåéò ðåñéï Ýò. Óôçí ðüíù ðåñéï Þ åìöáíßæïíôáé ôá áñ åßá ðïõ Ý ïõìå åðéëýîåé óå ìïñöþ ëßóôáò ôùí ðåäßùí ôçò. Ôá áñ åßá ãéá ôçí åöáñìïãþ ôïõ Microsoft Query - áëëü êáé óýìöùíá ìå ôç óýã- ñïíç ó åôéêþ ôüóç - êáëïýíôáé ðßíáêåò (tables). Ç Üíù ðåñéï Þ ïíïìüæåôáé ðåñéï Þ ðéíüêùí. Áí óôï ðáñüèõñï áõôü äåí öáßíåôáé ç ðåñéï Þ ðéíüêùí ìðïñïýìå íá ôçí åìöáíßóïõìå ìå ôçí áíôßóôïé ç åðéëïãþ áðü ôï ìåíïý ÐñïâïëÞ.

32 266 ÄÏÕËÅÕÏÍÔÁÓ ÌÅ ÔÏ Microsoft Excel ÅðéóôñïöÞ äåäïìýíùí óôï Excel ÁðïèÞêåõóç åñùôþìáôïò Áíïéãìá åñùôþìáôïò ÅìöÜíéóç/áðüêñõøç ðéíüêùí ÅìöÜíéóç/áðüêñõøç êñéôçñßùí ÐñïóèÞêç ðéíüêùí ÐñïóèÞêç êñéôçñßùí ÅêôÝëåóç åñùôþìáôïò Áõôüìáôï åñþôçìá Äçìéïõñãßá åñùôþìáôïò Ðåñéï Þ ðéíüêùí Ðåñéï Þ êñéôçñßùí Ðåñéï Þ äåäïìýíùí Óýñïíôáò áõîïìåéþíïíôáé ïé ðåñéï Ýò Ó Þìá 7.17 Ôá âáóéêü óôïé åßá ôïõ ðáñáèýñïõ ôïõ Microsoft Query. Ç åíäéüìåóç ðåñéï Þ ëýãåôáé ðåñéï Þ êñéôçñßùí ìéá êáé ðåñéëáìâüíåé Ýíá ðßíáêá óôïí ïðïßï åéóüãïõìå êñéôþñéá. Áí äåí öáßíåôáé ç ðåñéï Þ êñéôçñßùí ìðïñïýìå íá ôçí åìöáíßóïõìå ìå ôçí áíôßóôïé ç åðéëïãþ ôïõ ìåíïý ðñïâïëþ Þ ìå êëéê óôï åñãáëåßï ÅìöÜíéóç/áðüêñõøç êñéôçñßùí. Óôï êüôù ìýñïò ôïõ ðáñáèýñïõ õðüñ åé ç ðåñéï Þ äåäïìýíùí óôçí ïðïßá åìöáíßæïíôáé ôá áðïôåëýóìáôá ôçò åéóáãùãþò áðü ôçí åîùôåñéêþ ðçãþ. Èá ðñýðåé ôýëïò íá Ý åé êáíåßò õðüøç ôïõ üôé óôçí ïõóßá ç åöáñìïãþ Microsoft Query áðïôåëåß Ýíá öéëéêü ðñïò ôï ñþóôç ôñüðï äçìéïõñãßáò ôçò åíôïëþò SQL ðïõ áíôéóôïé åß óôï åñþôçìá ðïõ ó çìáôßæåôáé.